Diggri

Nieuws

Aantekeningen van de vloer

Wat we leren door de volledige gastreis te verzorgen, evenement na evenement. Nieuwe artikelen verschijnen hier zodra we publiceren.

Typische prijsmodellen voor evenementensoftware, vergeleken
Product

Typische prijsmodellen voor evenementensoftware, vergeleken

Software voor evenementen wordt verkocht volgens minstens vier verschillende prijsmodellen, en leveranciers vertellen je zelden welk model je precies krijgt. Dezelfde evenement kan, afhankelijk van het model, enorm verschillende bedragen kosten, en de goedkoopste titel is vaak de duurste optie. Hieronder vind je een overzicht van de modellen die je zult tegenkomen, de impact ervan op je budget en hoe je een offerte kunt lezen voordat je deze ondertekent. Voordat u een offerte leest, noteer twee cijfers: uw verwachte opkomst en uw gemiddelde ticketprijs. Deze cijfers bepalen welk prijsmodel het meest geschikt is, en een verkoper kan ze niet manipuleren. Ga elk prijsgesprek in met uw eigen cijfers, en de vergelijking verandert van een verkooppraatje in een rekenkundige analyse die u zelf in de hand hebt. Per ticket of per inschrijving Je betaalt een vergoeding per persoon die zich registreert, als een vast bedrag of een percentage van de ticketprijs. Dit lijkt goedkoop voor een klein evenement, maar wordt al snel duur bij grotere aantallen. Verkoop je 2,000 tickets, dan leidt een kleine vergoeding per ticket al snel tot een lange wachtrij. Let op gratis evenementen die op dezelfde manier worden berekend, waar de vergoeding niet kan worden verhuld door de ticketprijs. Vaste platformkosten Je betaalt één vaste prijs voor het evenement of een abonnementsperiode, ongeacht het aantal aanmeldingen. Dit is gunstig voor evenementen met een hoge opkomst: de kosten per gast dalen naarmate het aantal deelnemers toeneemt. Het is makkelijker om te budgetteren, omdat je het aantal deelnemers al weet voordat je een ticket verkoopt. De vraag is echter wat er precies bij de vaste prijs is inbegrepen en wat daarbuiten valt. Freemium Een gratis versie met beperkingen en betaalde versies die deze beperkingen opheffen. De gratis versie is geschikt voor een klein intern evenement. Meestal is het aantal gasten beperkt, wordt de pagina voorzien van de naam van de leverancier, verlopen de uitbetalingen trager of is de ondersteuning beperkter. Lees de beperkingen en limieten goed door, want het gratis abonnement eindigt vaak precies waar een echt evenement begint. De extra's die bovenop elk model geplaatst kunnen worden Betalingsverwerking, een apart percentage over betaalde tickets Badges en printen op locatie, vaak per badge plus bevestigingsmateriaal. Een mobiele app met merklogo en een op maat gemaakte evenementwebsite. De hardware en het personeel om deze te bedienen. Hoe vergelijk je twee citaten op een eerlijke manier? Zet beide offertes op dezelfde vier regels: platform- of ticketprijs, betalingsverwerking, extra's en ondersteuning. Vergelijk ze met het daadwerkelijke verwachte aantal deelnemers, niet met een rond getal. Een ticketprijsmodel kan voordeliger zijn dan een vast tarief voor een evenement met 100 personen, maar aanzienlijk minder geschikt voor een evenement met 2,000 personen. Het juiste model hangt af van de grootte van uw evenement, niet van welke presentatie er het beste uitzag. Kies het model dat bij uw evenement past. Er bestaat niet één beste model, alleen het model dat het beste past bij de specifieke situatie. Een kleine betaalde conferentie met 150 deelnemers kan prima draaien op een prijs per ticket, omdat de totale kosten laag blijven. Een groot gratis evenement voor leden wordt benadeeld door een prijs per ticket en is daarom meer geschikt met een vast tarief, waarbij 5,000 deelnemers evenveel kosten als 500 Grootte en ticketprijs bepalen wat de beste aanpak is, dus bereken de werkelijke kosten voordat je een kopregel gelooft. Let op het omslagpunt. Een prijs per ticket die bij 200 gasten voordeliger is dan een vast tarief, kan bij 2,000 gasten flink in het nadeel zijn, omdat de prijs per ticket meegroeit met het aantal gasten, terwijl het vaste tarief dat niet doet. Zoek het aantal gasten waarbij de twee elkaar kruisen en bepaal aan welke kant van dat punt jouw evenement valt. Die ene berekening vertelt je meer dan welke vergelijkingspagina van leveranciers dan ook, en het kost je ongeveer vijf minuten met een spreadsheet. Wij hanteren bij Diggri een vaste prijs per evenement, inclusief registratie, gastenadministratie, inchecken en het live dashboard. Extra opties en betalingsverwerking worden duidelijk vermeld voordat u zich vastlegt. Welke leverancier u ook kiest, zorg ervoor dat alle details duidelijk worden weergegeven. De eerlijke prijs is de prijs die u volledig kunt inzien voordat u tekent.

Door The diggri Team
Een flexibeler alternatief voor de grote ticketingsystemen, voor georganiseerde evenementen.
Product

Een flexibeler alternatief voor de grote ticketingsystemen, voor georganiseerde evenementen.

De grote ticketplatforms zijn ontworpen voor één doel: een groot aantal tickets aan het publiek verkopen en er verder geen omkijken meer naar hebben. En dat doen ze goed. Een georganiseerd evenement is echter een heel ander verhaal. Een congres, een gala, een ministeriële top, een AGM : bij dit soort evenementen draait het niet alleen om de kassa, maar ook om de gastenlijst, de toegangsbewijzen, het protocol en de toegang. Voor dergelijke evenementen moet je met een algemeen ticketsysteem de lastige taken handmatig uitvoeren. Waar algemene ticketingtools ophouden Kaartverkoop voor de massamarkt is sterk in de verkoop, maar zwak in het beheer. Elke koper wordt behandeld als een anonieme transactie. Er wordt zelden rekening gehouden met VIP -protocollen, door de beveiliging goedgekeurde badges, een printservice ter plaatse, een tweetalige bezoekerservaring of een live overzicht van de zaal. Voor een openbaar concert is dat prima. Voor een georganiseerd evenement betekent het dat je gegevens naar spreadsheets moet exporteren en het daadwerkelijke werk zelf moet samenvoegen. Een goed georganiseerd evenement draait om de gast, niet alleen om de verkoop. Bij een georganiseerd evenement is de gastenlijst de belangrijkste troef. Het is belangrijk wie er komt, wat hun functie is, welke dieetwensen ze hebben, welk toegangsniveau ze hebben en of ze een spreker zijn of een genodigde van een sponsor. Al deze informatie hoort op één plek te staan, van de uitnodiging tot het toegangsbewijs en uiteindelijk de ingang. Een systeem dat is gebouwd rond transacties heeft hier moeite mee. Een systeem dat is gebouwd rond de gast biedt dit standaard. Hoe flexibiliteit er in de praktijk uitziet Alleen op uitnodiging en met gecategoriseerde gastenlijsten, geen open kaartverkoop. VIP en protocolroutes worden doorgegeven aan de badgebalie. Beveiligingsbadges worden ter plaatse afgedrukt op basis van de actuele lijst. Een live dashboard voor de ruimte, niet alleen een verkooprapport. Ontworpen voor de regio waarin je hardloopt. Georganiseerde evenementen GCC brengen specifieke eisen met zich mee waar wereldwijde tools nooit op zijn afgestemd: Arabisch en Engels gedurende het hele traject, betalingen in riyal, badges die voldoen aan de eisen van de beveiligingsdienst van de locatie, en protocol voor senior gasten. Een platform dat hiermee rekening houdt, integreert deze eisen in het proces in plaats van ze als een aparte oplossing te moeten beheren. Gebruik het juiste gereedschap voor het evenement. Als je 10,000 reguliere toegangskaarten aan het publiek verkoopt, is een platform voor de massamarkt een prima keuze. Maar als je een evenement organiseert waarbij de gastenlijst, de toegangskaarten en de entree bepalen of het evenement doorgaat, dan wil je een platform dat daar vanaf het begin op is afgestemd. Diggri is ontworpen voor het evenement zelf, de gast en de zaal, niet alleen voor de verkoop. De overdracht die nooit hoeft plaats te vinden Met een algemeen ticketsysteem wordt de verkoop in het ene systeem afgerond, terwijl het eigenlijke evenementwerk in een ander systeem begint. Iemand exporteert de kopers, maakt de lijst schoon, stelt de gastgegevens samen die de deurwachters nodig hebben en doet dit opnieuw wanneer er op het laatste moment nog wijzigingen binnenkomen. Elke overdracht brengt het risico met zich mee dat een record verloren gaat of dat een VIP ticket wordt weggegooid. Het werk blijft onzichtbaar totdat er een naam ontbreekt bij de balie en een belangrijke gast daar staat te wachten. Een platform dat speciaal is ontworpen voor georganiseerde evenementen, slaat de overdracht over. Hetzelfde record waarmee de boeking is gemaakt, bevat de gaststatus, het toegangsniveau, eventuele dieetwensen en protocolgegevens, rechtstreeks bij de badgebalie en de ingang. Er hoeft niets opnieuw te worden ingevoerd, dus er gaat niets verloren tussen de verkoop en de toegang. Dat is de flexibiliteit die telt: niet meer afrekenopties, maar één ononderbroken record van uitnodiging tot aankomst. Kies het juiste gereedschap voor de klus. De flexibiliteit die je nodig hebt, zit niet in het afrekenproces, maar in alles wat er gebeurt nadat het ticket is gekocht.

Door The diggri Team
Beheer een eigen evenementenwebsite zonder ontwikkelaar.
Event Registration

Beheer een eigen evenementenwebsite zonder ontwikkelaar.

De evenementwebsite is meestal het eerste wat gasten zien en het laatste waar teams tijd voor hebben. Daardoor wordt het vaak een generiek, gehost formulier met de huisstijl van een ander bedrijf, of een project dat twee weken moet wachten op een ontwikkelaar die het druk heeft met iets anders. Je kunt echter een op maat gemaakte, in je eigen huisstijl ontworpen evenementwebsite hebben die je zelf bouwt en aanpast, en die toch direct gekoppeld is aan de registratie. De website vervult een belangrijke rol nog voordat een gast zich registreert: hij bepaalt of ze het evenement voldoende vertrouwen om een visitekaartje achter te laten. Een overzichtelijke, herkenbare, tweetalige pagina die snel laadt op een telefoon, wekt dat vertrouwen. Een generiek formulier met het logo van een ander bedrijf verspilt het. De website is geen decoratie, maar de eerste conversiestap in de hele funnel, en een zwakke website zorgt ervoor dat je gasten verliest die je al hebt proberen aan te trekken. Jouw merk, geen standaard stempel. Een op maat gemaakte evenementenwebsite draagt uw naam, kleuren, logo en de uitstraling die een sponsor verwacht van zijn merk. Gasten komen terecht op een website die eruitziet als uw evenement, en niet op een aanmeldpagina die van iedereen zou kunnen zijn. Die eerste indruk zet de toon voor alles wat volgt. Bouw en bewerk het zelf. Agenda, sprekers, locatie, sponsors en het inschrijfformulier worden allemaal zonder code online gezet. Wanneer een spreker op donderdag bevestigt, voegt de persoon die de e-mail heeft ontvangen hem of haar binnen enkele minuten toe, zonder dat er een ontwikkelaar aan te pas komt en zonder wachttijd. De website loopt gelijk met het evenement in plaats van een week achter te lopen. De website en de registratie zijn één ding. Het aanmeldformulier is geen losstaand onderdeel dat aan de pagina is toegevoegd. Het maakt deel uit van dezelfde website en schrijft naar hetzelfde gastrecord dat later wordt gebruikt voor inchecken en badges. Een gast registreert zich op uw website en staat al in de lijst die de toegang regelt. Geen omleiding naar een externe betaalpagina die de website er niet mooi uit laat zien en ervoor zorgt dat mensen halverwege het aanmeldproces afhaken. Ontwikkeld voor een publiek GCC Arabisch en Engels, inclusief correcte weergave van rechts naar links. Betalingen in Qatarese riyal op uw eigen pagina, geen buitenlandse betaalmethode. Snel op een telefoon, die de meeste van je gasten toch zullen openen. Een overzichtelijke link die je op sociale media en in de uitnodiging kunt plaatsen. Eén locatie, het hele traject erachter. Omdat de website op hetzelfde platform draait als de registratie, betalingen, badges, de app en de check-in, wordt alles wat een gast erop doet, automatisch doorgevoerd naar de evenementdag. Ze schrijven zich in op de website, ontvangen hun QR pas en toegang tot de app, en betreden het evenement via dezelfde registratie. De website is de voorkant van het evenement, geen apart project dat je ernaast beheert. Werk het bij terwijl het evenement nog loopt. Een evenementenwebsite is nooit helemaal af bij de lancering. Sprekers bevestigen, sponsors tekenen, een sessie raakt uitverkocht, de agenda wordt in de loop van de weken definitief vastgesteld. Wanneer je de live website zelf kunt bewerken, wordt elk van deze wijzigingen direct doorgevoerd. De pagina die een bezoeker op vrijdag ziet, is dus completer dan die van maandag. Een website die voor elke wijziging een ontwikkelaar nodig heeft, loopt vast op de lanceringsdag en raakt verouderd terwijl je nog steeds tickets verkoopt. Ook hier is het belangrijk dat tickets uitverkocht zijn. Dezelfde website die het programma toont, kan een tickettype sluiten zodra het vol is en een wachtlijst openen, zonder tussenkomst van een ontwikkelaar en zonder overboeking. De pagina geeft eerlijk weer wat er nog beschikbaar is, waardoor je 's ochtends niet het ongemakkelijke gesprek hoeft te voeren wanneer iemand met een ticket voor een sessie aankomt waar geen plaatsen meer zijn. Je hebt geen ontwikkelaar nodig om een evenementenwebsite te hebben waar je trots op bent. Bouw hem zelf, geef hem je eigen huisstijl, pas hem aan en laat de resultaten direct in het systeem terechtkomen dat de rest van de dag draait.

Door The diggri Team
Live eventmanagement: weten wat er gebeurt terwijl het gebeurt.
On-Site & Check-In

Live eventmanagement: weten wat er gebeurt terwijl het gebeurt.

De meeste organisatoren komen er pas de dag erna achter hoe hun evenement is verlopen, wanneer iemand de spreadsheets vergelijkt. Dan is het al te laat voor een analyse. De informatie die je nodig had, kwam te laat om nog actie te ondernemen. Het punt van live eventmanagement is simpel: weet wat er gebeurt terwijl je het nog kunt veranderen. Hieronder ziet u wat u op elk moment tijdens een evenement zou moeten kunnen zien, en waarom elk cijfer zijn plaats op het scherm verdient. Aankomsten tegen de verwachtingen in Je hebt een aantal bevestigd. Maar hoeveel mensen zijn er daadwerkelijk binnengekomen? Die ene verhouding zegt meer dan wat dan ook. Als je hebt bevestigd dat er achthonderd mensen binnen zijn en er vierhonderd zijn tegen de tijd dat de keynote begint, dan zie je een patroon van afwezigen ontstaan. Je kunt dan besluiten of je de deuren openhoudt, plaatsen op de wachtlijst vrijgeeft of het programma aanpast. Door de aankomsten in realtime te volgen, verandert een gok in een beslissing. Waar de wachtrij zich bevindt, voordat het een klacht wordt. De inchecksnelheid per rij geeft aan waar je personeel moet inzetten. Als rij drie maar half zo snel scant als de andere rijen, is er iets mis bij rij drie: een vastgelopen printer, een verwarde medewerker, een reeks klanten die zonder afspraak binnenkomen. Je kunt het zien en binnen twee minuten oplossen, in plaats van een uur later van een geïrriteerde sponsor over de wachtrij te horen. Wie is er nog niet aangekomen? Bij een protocol-evenement is de lijst met afwezigen net zo belangrijk als de lijst met aanwezigen. Als een VIP die je verwachtte twintig minuten voor de geplande verschijning nog niet gescand is, is dat een telefoontje dat je meteen moet plegen, en niet een hiaat dat je pas live tijdens de uitzending ontdekt. Hetzelfde antwoord geldt voor de sponsor die vraagt hoeveel van hun genodigden aanwezig waren. Dat kunt u tijdens het evenement vertellen, niet volgende week. Eén bron van waarheid, vele ogen Tijdens een live-evenement hebben meerdere mensen tegelijkertijd dezelfde foto nodig: De deurwachter houdt het incheckpercentage en de wachtrij in de gaten. De evenementenmanager houdt het totale aantal aankomsten in de gaten en vergelijkt dit met de planning. De protocolverantwoordelijke houdt de VIP lijst in de gaten. De klant of sponsor, die gewoon een betrouwbaar cijfer wil. Als ieder van hen een andere persoon de vraag stelt en een ander antwoord krijgt, heb je geen sprake van event operations. Je hebt dan vier versies van de waarheid. Een gedeelde liveweergave maakt een einde aan de discussie, omdat iedereen hetzelfde scherm ziet. Je kunt niet controleren wat je morgen te weten komt. Bij live-operaties draait het erom die kloof tot nul te reduceren. Van live cijfers tot het samenvattende rapport. De gegevens die je tijdens het evenement bekijkt, zijn dezelfde gegevens die je achteraf gebruikt voor je rapport. Totaal aantal aankomsten, no-showpercentage, piektijd voor inchecken, spontane bezoekers versus vooraf geregistreerde bezoekers, aanwezigheid per categorie en per sponsor. Als die cijfers live kloppen, is het rapport direct na afloop van het evenement klaar, in plaats van een week later handmatig samengesteld te worden aan de hand van scannerlogs en deurnotities. Klanten in deze markt verwachten dat rapport, en ze verwachten het snel. Een vlekkeloos rapport is vaak doorslaggevend om de volgende opdracht binnen te halen. Wat Diggri je 's nachts laat zien Diggri biedt het team een live overzicht van de toegangspoorten: bevestigde versus aangekomen bezoekers, incheckpercentage, spontane bezoekers en de VIP lijst die wordt bijgewerkt zodra gasten inchecken. Iedereen die aan het evenement werkt, ziet hetzelfde scherm, waardoor beslissingen worden genomen op basis van feiten in plaats van gissingen. Wanneer de deuren sluiten, is het rapport al gegenereerd op basis van dezelfde gegevens die je de hele avond hebt bekeken. Je besteedt de tijd aan het uitvoeren van het systeem, in plaats van het later te moeten reconstrueren.

Door The diggri Team
Waarom uw evenement een mobiele app met uw eigen huisstijl nodig heeft, in plaats van een agenda PDF
Product

Waarom uw evenement een mobiele app met uw eigen huisstijl nodig heeft, in plaats van een agenda PDF

De PDF agenda is een traditie die al jaren geleden had moeten verdwijnen. Je mailt hem de avond ervoor, een sessie wordt om 9 uur 's ochtends verplaatst en nu zitten achthonderd mensen met een programma dat al niet klopt. Ze kunnen het niet vinden in hun inbox, het past niet op hun telefoonscherm en je kunt het niet corrigeren. Een evenementenapp met je eigen huisstijl lost dat ene probleem op dat een PDF nooit kon oplossen: het verandert namelijk nadat je het hebt verzonden. Laten we beginnen bij het moment waarop de PDF mislukt: 8:55 uur 's ochtends, een zaalwissel, achthonderd mensen lopen naar de verkeerde hal. Er is geen manier om ze te bereiken via een document dat je gisteravond hebt gemaild. Die ene mislukking is de kern van de zaak voor een app, en alles wat de app verder doet, is een bonus bovenop het oplossen van dat probleem. Wijzig de agenda nadat de gasten deze hebben ontvangen. Een spreker heeft vertraging. Een zaal wordt gewisseld. Een sessie loopt uit. In een app werk je de agenda één keer bij en elke gast ziet de nieuwe versie direct, met een melding als dat relevant is. Met een PDF kan dat niet. De reden dat het mislukt, is dat het vastloopt zodra je op 'verzenden' klikt, en de gebeurtenissen blijven maar doorgaan. De gast stelt zijn/haar eigen dag samen. Met parallelle programmaonderdelen is er geen standaardprogramma dat voor iedereen geschikt is. In de app kiest een bezoeker de sessies die hij of zij wil bijwonen, ziet zijn of haar persoonlijke agenda en ontvangt een herinnering voor elke sessie. Via een plattegrond kan de bezoeker de locatie vinden, de biografie van een spreker opzoeken en de organisator een bericht sturen zonder eerst naar een e-mailadres te hoeven zoeken. Het draagt de rest van het evenement. De QR code van de gast voor het inchecken, in dezelfde app. Live meldingen over kamerwisselingen, vertragingen en aankondigingen. Sprekersprofielen, sponsorpagina's en de plattegrond van de locatie. Zowel Arabisch als Engels, door de gast afgewisseld. Een evenement met jouw eigen logo, geen generieke huls. Een app met uw eigen huisstijl draagt de naam, kleuren en identiteit van uw evenement, waardoor het logo van een sponsor op een doordachte manier wordt weergegeven. Een generieke, whitelabel agendaviewer met de huisstijl van een ander geeft uw gasten en sponsors de indruk dat de app er later aan is toegevoegd. De app is vaak het langste contactmoment dat een gast met uw evenement heeft, dus het moet de indruk wekken dat u er veel aandacht aan hebt besteed. Het geeft feedback aan uw gegevens. Omdat de app gekoppeld is aan hetzelfde gastrecord als de registratie, telt wat gasten erin doen mee. Welke sessies vol zaten, welke sponsorpagina's werden geopend, wie wat daadwerkelijk heeft bijgewoond. Daardoor verandert de app van een handig hulpmiddel in een bron van de cijfers waar uw sponsors en bestuur na het evenement om vragen. Kom halverwege de sessie de kamer binnen. Zodra de gasten binnen zijn, is de app uw enige directe verbinding met hen allemaal tegelijk. Een keynote duurt twintig minuten, de lunch verplaatst zich, een parallelle sessie wisselt van zaal. Een pushmelding bereikt binnen enkele seconden elke telefoon, in de taal van de gast, zonder dat iemand over een menigte heen hoeft te schreeuwen of een briefje op een deur hoeft te plakken. De PDF is na verzending niet meer bereikbaar, en dat is precies wanneer u hem het meest nodig hebt. Die aanpak werkt twee kanten op. Gasten sturen de organisator een bericht met een vraag, beoordelen een sessie of signaleren een probleem vanuit hun stoel, en uw team ziet het bericht terwijl er nog tijd is om actie te ondernemen. Het evenement wordt een gesprek dat u kunt sturen, in plaats van een schema waarvan u hoopt dat het nog steeds klopt. Voor een tweetalig publiek uit GCC landen worden al die berichten in het Arabisch én Engels verzonden, zonder dat u ze twee keer hoeft te versturen. Een PDF vertelt gasten wat je hebt gepland. Een app laat ze zien wat er gebeurt. Bij elk evenement met parallelle sessies of de mogelijkheid tot wijzigingen, en dat geldt voor elk evenement, is de app het middel om achthonderd mensen op de hoogte te houden.

Door The diggri Team
MOI goedgekeurde badges en printen op locatie: het draaiboek voor evenementen in de Golfregio
On-Site & Check-In

MOI goedgekeurde badges en printen op locatie: het draaiboek voor evenementen in de Golfregio

Organiseer je een evenement van welke omvang dan ook in Qatar, dan is een badge meer dan zomaar een naamkaartje. Voor overheidslocaties, ministeriële gasten en beveiligde terreinen is de badge een legitimatiebewijs dat het beveiligingsteam controleert aan de hand van een goedgekeurde lijst. Gaat het badgeproces mis, dan moet je VIP bij een afslag wachten. Hieronder leggen we uit hoe badges en het printen ervan ter plaatse werken bij een evenement in de Golfregio, en wat het platform erachter allemaal moet kunnen verwerken. Het insigne is een beveiligingsdocument. Op een MOI beveiligde locatie volgen de badges een door de autoriteit goedgekeurd formaat: de juiste velden, een foto waar nodig, een duidelijke zone of toegangsniveau en een code die bij de ingang kan worden gecontroleerd. Het ontwerp is geen merkkeuze die je ter plekke maakt. Het is een goedkeuring die je van tevoren verkrijgt, en elke geprinte badge moet er exact aan voldoen. Print ter plekke, vanaf de actuele lijst. Het vooraf printen van een stapel badges loopt vast zodra een naam verkeerd gespeld wordt, een VIP te laat wordt toegevoegd of een delegatie met zes personen groeit. Printen op locatie biedt de oplossing: de badge wordt geprint op basis van het actuele gastrecord aan de balie, waardoor de juiste naam, het juiste toegangsniveau en de meest recente wijzigingen erop staan. Een gast die een uur geleden is toegevoegd, krijgt binnen een minuut een geldige badge. Toegangsnormen afgedrukt en gehandhaafd De zones op de badge komen overeen met waarvoor de gast is toegelaten, niets meer en niets minder. VIP en protocolroutes worden gemarkeerd, zodat medewerkers de juiste personen begeleiden. Arabisch en Engels op één badge voor een tweetalige gastenlijst. Een verifieerbare code waarmee de deur bevestigt dat het insigne echt is. Protocol waar je niet aan kunt improviseren. Evenementen GCC hebben een hoge protocolwaarde. Een ministeriële gast, een lid van de regerende familie of een bezoekende delegatie verwacht bij aankomst herkend te worden en begeleid te worden zonder in de rij te hoeven staan. Hun aanwezigheid moet het protocolniveau aangeven, zodat de balie en de deur weten dat ze via een aparte, snellere route moeten worden doorgelaten. Dat kan allemaal niet ter plekke worden geregeld. Achter elk insigne schuilt één record. De badge, de beveiligingslijst en de incheckscan lezen allemaal dezelfde gastgegevens. Wanneer die gegevens worden bijgewerkt, is de badge die vervolgens wordt afgedrukt al correct en ziet de deur dezelfde gegevens als de badge. Drie aparte systemen voor legitimatie, beveiliging en inchecken zorgen ervoor dat een VIP vast komt te zitten bij een slagboom met een badge die niet scant. Richt de badgebalie in als een controlepost. Beschouw printen op locatie als een werkstation, niet als een printer in een hoek. Plaats de printer vóór de veiligheidscontrole, zodat gasten een geldige badge kunnen ophalen en vervolgens hun check kunnen afrekenen. Zorg voor voldoende voorraad bij de balie voor bezoekers die zonder afspraak binnenkomen of die later arriveren, en houd een medewerker aan die binnen een minuut een beschadigde of verkeerd gespelde badge kan herdrukken. Een opstopping bij deze balie zorgt voor een vertraging bij de hele ingang. Voor een delegatie is het handig om de badges vooraf te controleren aan de hand van de goedgekeurde lijst, zodat ze klaar liggen in een stapel en niet in een rij hoeven te wachten. Het voordeel van het printen vanuit de actuele gegevens is snelheid zonder dat dit ten koste gaat van de naleving van de regels. Een gast die die ochtend wordt toegevoegd, heeft dus niet meer tijd nodig om zich te legitimeren dan iemand die een week geleden is goedgekeurd. Het beveiligingsteam ziet hetzelfde toegangsniveau als de badge aangeeft, waardoor er geen discussie ontstaat bij de toegangspoort. Voor een evenement in de Golfregio is het verstandig om badges als een wettelijke verplichting te beschouwen, niet als een printopdracht. Keur het formaat vroegtijdig goed, print de badges ter plaatse vanaf de actuele lijst en bewaar één exemplaar van de badge, die vervolgens bij de veiligheidscontrole en bij de ingang wordt bewaard.

Door The diggri Team
Het beheren van de gastenlijst voor een GCC evenement met veel VIP .
Guest Management

Het beheren van de gastenlijst voor een GCC evenement met veel VIP .

Een algemene conferentie en een gala met strakke protocollen zijn niet hetzelfde. Bij de ene gaat het om een vlotte doorstroming. Bij de andere gaat het erom een klein aantal belangrijke personen in de juiste volgorde binnen te krijgen, voor de juiste mensen, zonder dat er iemand hoeft te wachten die niet zou moeten wachten. Gaat dat laatste niet goed, dan krijgt de verkeerde persoon het te horen. Het beheren van een gastenlijst met veel VIP in de regio komt neer op een paar zaken waar de meeste tools geen rekening mee houden. Niveaus zijn geen luxe. Uw gastenlijst is niet uniform. Er is algemene toegang, pers, sponsors, VIP's en een kleine protocollijst waarvan de aanwezigheid de gang van zaken in de zaal beïnvloedt. Elke categorie krijgt een aparte uitnodiging, een aparte ingang, soms een aparte doorgang en een andere contactpersoon. Als je gastenlijst geen categorieën kan bevatten, beheer je de hoogste categorie in een aparte, privé-spreadsheet die niemand bij de ingang kan inzien. Dat is nu juist de lijst die je op de dag zelf het meest zichtbaar wilt hebben. Pluspunten, delegaties en het + 12 probleem In de GCC betekent één uitnodiging vaak een delegatie. Eén naam op de lijst vertegenwoordigt de hoofdpersoon plus assistenten, beveiliging en een fotograaf. Uw lijst moet deze groep als één geheel weergeven, zodat de receptie weet hoeveel mensen er bij de hoofdpersoon zijn en wie er verwacht worden wanneer deze zich aanmeldt. Behandel de delegatie als één dossier met de namen van de leden, niet als twaalf afzonderlijke registraties. Anders is de administratie aan het rekenen terwijl een minister wacht. Zorg dat de namen in beide scripts kloppen. Namen zijn belangrijk. Een verkeerd gespelde naam op een badge die aan een hooggeplaatste gast wordt uitgereikt, is geen kleine fout. Noteer de naam zoals de gast die wil zien, in het Arabisch en in het Engels, en druk die exact zo af. Eerbetoon en titels maken hier deel uit van de naam, ze zijn geen versiering. De badge en de begroeting moeten overeenkomen met wat de persoon verwacht te zien en te horen. Beslis wie de goedkeuring verleent Voor gastenlijsten met bekende personen is er geen open inschrijving. Elke naam wordt gecontroleerd. Bouw een goedkeuringsproces in: een aanvraag komt binnen, de juiste persoon beoordeelt deze, en pas dan wordt de gast bevestigd en ontvangt hij/zij een ticket. Dit is geen bureaucratie. Zo zorg je ervoor dat de lijst alleen toegankelijk is voor mensen die daadwerkelijk in de zaal thuishoren. Een duidelijke goedkeuringsstatus beantwoordt ook de vraag die uiteindelijk bij elk bureau opkomt: hoort deze persoon hier eigenlijk wel te zijn? De lijst met lijsten op de dag zelf is de enige lijst die telt. Bij de deur moet het team binnen enkele seconden kunnen zien: Wie deze gast is en tot welke categorie hij/zij behoort. Met wie ze aankomen, en met hoeveel personen. Eventuele protocolvoorschriften: begeleiding, zitplaatsen, wie hen begroet. Of ze al aangekomen zijn. Als die informatie op drie verschillende plekken staat, gaat het proces traag en worden protocollen overtreden. Eén lijst, zichtbaar voor de mensen bij de ingang, die live wordt bijgewerkt zodra gasten arriveren. De gastenlijst is een belofte over wie op welke manier wordt behandeld. Houd alles op één plek, anders kun je de belofte niet nakomen. Behoud de controle tot het allerlaatste moment. VIP lijsten worden op het laatste moment nog aangepast. Er wordt 's ochtends nog een naam toegevoegd. Een delegatie groeit. Iemand belangrijks annuleert en iemand nog belangrijkers neemt de plek in. Je moet die wijzigingen zelf, direct, kunnen doorvoeren en ze moeten direct zichtbaar zijn bij de ingang, zonder dat je alles handmatig opnieuw hoeft af te drukken of te synchroniseren. Hoe Diggri ermee omgaat Diggri bewaart de volledige gastenlijst met categorieën, delegaties, genoemde intro's en tweetalige namen in één record per gast. Goedkeuring is ingebouwd in de registratie, protocolnotities verschijnen bij de scan en wijzigingen die minuten voor openingstijd worden aangebracht, zijn direct zichtbaar aan de balie. Het team bij de ingang ziet slechts één lijst, de officiële, zodat de juiste personen op de juiste manier worden toegelaten zonder dat iemand een privé-spreadsheet hoeft te raadplegen.

Door The diggri Team
Betaalbare evenementregistratie voor non-profitorganisaties en verenigingen.
Event Registration

Betaalbare evenementregistratie voor non-profitorganisaties en verenigingen.

Non-profitorganisaties en verenigingen organiseren fysieke evenementen met budgetten die geen ruimte bieden voor bedrijfssoftware. Een AGM , een fondsenwervend gala, een regionale conferentie voor een beroepsorganisatie: voor elk evenement is registratie, een gastenlijst en een vlotte doorstroming nodig, zonder dat de ticketprijs stiekem een deel van het budget opslokt. Betaalbaar betekent hier niet dat er bezuinigd wordt. Het betekent dat de kosten eerlijk zijn en dat de tool nog steeds doet wat hij moet doen. Begin bij de beperking die elke non-profitorganisatie deelt: het ingezamelde geld moet naar het goede doel gaan, niet naar de software. Die ene regel verandert alles aan de manier waarop je een tool kiest. Een vergoeding per ticket voor een gratis evenement voor leden, een uitbetaling die een maand wordt vastgehouden, een aparte leverancier van badges met een eigen contract – elk van deze opties snoept stiekem van het budget af. Het juiste platform is er een waar je precies kunt zien waar elke riyal naartoe gaat en waar bijna niets naar de tool zelf gaat. Gratis en goedkope tickets zonder boete Veel platforms rekenen dezelfde kosten per inschrijfgeld, ongeacht of het ticket 500 riyal kost of niet. Voor een gratis evenement voor leden met 2,000 aanmeldingen is dat pure verliespost. Zoek naar prijzen waarbij geen belasting wordt geheven over gratis inschrijvingen, zodat een goed bezocht evenement voor de gemeenschap geen kostenpost wordt. Ledengegevens die al logisch zijn Verenigingen staan of vallen met de ledenlijst. Registratie moet het mogelijk maken om leden te importeren, terugkerende leden te herkennen en hun gegevens en geschiedenis in één record te bewaren voor alle evenementen. Iemand die vorig jaar de conferentie heeft bijgewoond, hoeft niet alles opnieuw in te voeren om zich voor dit jaar aan te melden, en uw team moet in één oogopslag hun volledige aanwezigheid kunnen zien. Een deur waar vrijwilligers doorheen kunnen rennen Gala's en algemene ledenvergaderingen worden vaak bemand door vrijwilligers, niet door professionals. Inchecken QR op een telefoon is iets wat een vrijwilliger na een training van dertig seconden prima kan. Scan de pas, begroet het lid, klaar. De realtime telling laat de organisator zien hoe vol de zaal is, zonder dat iemand de aanwezigen hoeft te tellen. Dingen die een beperkt budget beschermen Geen kosten per ticket, gratis toegang en evenementen voor leden. Eén platform in plaats van aparte tools om je op te abonneren. Tweetalige pagina's voor leden met een Arabisch en Engels lidmaatschap. Gedrukte badges worden alleen verstrekt wanneer een evenement daarom vraagt, niet standaard. Rapportage aan uw bestuur zal daadwerkelijk lezen Een bestuur wil inzicht in het aantal aanwezigen, de opkomst ten opzichte van de doelstelling en de kosten van elk evenement. Eén gastregistratie per deelnemer levert duidelijke cijfers op, zonder dat een vrijwilliger de week erna spreadsheets hoeft te controleren. Je rapporteert het werkelijke aantal en kunt laten zien waar elke riyal van het evenementenbudget naartoe is gegaan. Donaties en tickets in één keer. Een benefietgala is een registratie én een donatie tegelijk. De gast reserveert een plaats en voegt vervolgens een bijdrage toe of koopt een tafel. Beide transacties moeten op één registratie met één ontvangstbewijs worden vastgelegd. Het splitsen van tickets en donaties over twee systemen betekent dat ze later handmatig moeten worden gecontroleerd en dat donateurs moeten worden bedankt aan de hand van een lijst die niet overeenkomt met de bankgegevens. Door alles bij elkaar te houden, wordt het werk van de financiële vrijwilliger een stuk eenvoudiger. Het maakt de uitnodiging ook gerichter. Doordat je kunt zien wie er vorig jaar aanwezig was, wie er gedoneerd heeft en op welk niveau, is de uitnodiging voor dit jaar beter onderbouwd in plaats van algemeen. Dezelfde gegevens die je bij de ingang vindt, vertellen je wie je moet bedanken en wie je opnieuw moet uitnodigen om te doneren. Voor de meeste verenigingen is dat het verschil tussen een jaar met weinig deelnemers en een jaar met groei. Voor een non-profitorganisatie of vereniging is de juiste registratietool essentieel: het respecteert de missie, houdt de kosten laag, laat vrijwilligers de dag zelf indelen en geeft het bestuur betrouwbare cijfers. Dat is betaalbaar op de manier die er echt toe doet.

Door The diggri Team
Het beste platform voor evenementregistratie voor conferenties voor kleine bedrijven.
Event Registration

Het beste platform voor evenementregistratie voor conferenties voor kleine bedrijven.

Een conferentie voor 200 tot 500 personen, georganiseerd door een klein team, is een uitdaging op zich. Je hebt geen aparte evenementenafdeling. Dezelfde twee mensen beheren de website, de kaartverkoop, de badges en de toegang. Het juiste registratieplatform verkoopt niet alleen kaartjes. Het stelt een klein team in staat om een evenement te organiseren dat eruitziet als een groot evenement, zonder daarvoor personeel aan te nemen. De schaarste bron voor een klein team is aandacht, niet geld. Elke extra tool betekent weer een extra inlog om te onthouden, een extra factuur om goed te keuren, en een extra plek waar een gastrecord de week voor de opening kan verdwijnen. Door vijf abonnementen terug te brengen naar één, wordt niet alleen budget bespaard, maar krijgen de twee mensen die het evenement organiseren ook de uren terug die ze anders aan het koppelen van tools zouden hebben besteed. Die tijd gaat nu naar het evenement zelf, en dat is de enige plek waar het echt zijn vruchten afwerpt. Installatie zonder ontwikkelaar Je zou in één middag een registratiepagina moeten kunnen bouwen, ticketsoorten kunnen toevoegen en een overzichtelijke evenementenwebsite kunnen publiceren, zonder te hoeven programmeren en zonder een extern bureau. Als de marketingafdeling op dinsdag een nieuwe sessie wil toevoegen, dan doet de persoon die het evenement kent die wijziging, niet een externe partij die je eerst moet briefen en waarop je vervolgens moet wachten. Eén tool in plaats van vijf abonnementen. Kleine teams verliezen veel geld door de wildgroei aan tools: één service voor het formulier, een andere voor betalingen, een derde voor badges, een vierde voor de app. Elk van deze services vereist een login, een factuur en zorgt ervoor dat de gegevens verspreid raken. Een platform dat registratie, betaling, badges, de app en inchecken in één gastrecord combineert, verlaagt zowel de kosten als de kans op fouten. Een deur waar twee mensen doorheen kunnen rennen. 's Ochtends kan het incheckteam bestaan uit dezelfde twee mensen die de locatie hebben opgezet. QR scans op een paar telefoons kunnen ze een aankomst van 400 personen verwerken zonder extra personeel. Het live dashboard laat ze zien welke ingang bezet is, zodat ze daar zelf naartoe kunnen gaan. Geen klembord, geen paniek. Het lijkt een groter evenement dan het in werkelijkheid is. Een evenementwebsite en aanmeldpagina met uw eigen merkidentiteit, geen generiek, gehost formulier. Bedrukte badges die er professioneel uitzien op het bureau. Gasten openen een mobiele agenda in plaats van een PDF dat ze kwijtraken. Tweetalige pagina's voor een GCC publiek zonder extra instellingen. De prijs is afgestemd op uw werkelijke maat. Een kleine conferentie kan zich geen bedrijfsprijzen of ticketprijzen veroorloven die steeds hoger uitvallen. Zoek naar één offerte die het evenement dekt dat u organiseert, met duidelijk vermelde betalingsverwerking voor betaalde tickets. U wilt uw totale kosten weten voordat u het eerste ticket verkoopt, niet er achteraf achter komen via een factuur. Groei zonder gereedschap te veranderen De conferentie van dit jaar 300 deelnemers is die van volgend jaar met 700 deelnemers. Een platform dat alleen geschikt is voor de kleinere schaal, zorgt voor een pijnlijke migratie zodra je groeit: nieuwe tool, nieuwe configuratie, verloren geschiedenis, een team dat alles opnieuw moet leren in de aanloop naar een groter evenement. Kies een platform dat vandaag de dag 300 deelnemers aankan én later 700 , met dezelfde configuratie en dezelfde deelnemersgegevens. Terugkerende deelnemers horen daar ook bij. Als de gasten van vorig jaar al in het systeem staan, wordt de uitnodiging voor dit jaar naar een lijst met potentiële klanten gestuurd, kunnen herhaalde boekingen met één tik worden gedaan en kun je een sponsor precies laten zien wie er terug is gekomen. Een klein team kan het zich niet veroorloven om elk jaar opnieuw een publiek op te bouwen, dus de tool zou dat publiek voor je moeten bewaren en het teruggeven wanneer het volgende evenement van start gaat. Voor een conferentie voor kleine bedrijven is het beste platform er een dat een klein team in staat stelt boven zichzelf uit te stijgen: het zelf bouwen, zelf de toegang beheren en het laten lijken alsof er een hele afdeling achter staat.

Door The diggri Team
Registratie voor virtuele en hybride evenementen: waar moet je op letten?
Event Registration

Registratie voor virtuele en hybride evenementen: waar moet je op letten?

Bij hybride evenementen moet één registratiesysteem twee taken tegelijk uitvoeren. Sommige gasten melden zich aan via een laptop in een andere stad. Anderen komen fysiek naar binnen in Doha. Als je dit als twee aparte evenementen met aparte aanmeldingsprocessen behandelt, krijg je twee gastenlijsten, twee sets aantallen en geen duidelijk beeld van wie er daadwerkelijk is komen opdagen. Kies daarom voor een registratiesysteem dat beide doelgroepen op één plek samenbrengt. Beschouw de twee doelgroepen als één evenement met twee ingangen, niet als twee evenementen die toevallig dezelfde naam delen. Zodra je ze opsplitst in aparte tools, run je in feite twee evenementen met elk een half team, en de aantallen kloppen dan nooit meer. Eén registratie, twee modi, één rapportage: dat is het uiteindelijke doel van het ontwerp, en dat verlies je gemakkelijk als je de online kant laat afglijden naar een eigen platform. Eén aanmelding, twee manieren om deel te nemen Een gast moet tijdens één registratie aangeven of hij/zij persoonlijk of online aanwezig wil zijn, en niet kiezen tussen twee verschillende formulieren. Die keuze wordt opgeslagen in hun dossier. Gasten die persoonlijk aanwezig zijn, ontvangen een QR code voor toegang. Online gasten ontvangen een link om deel te nemen. Beide groepen hebben hetzelfde proces doorlopen en komen daarom in dezelfde lijst met dezelfde velden terecht. Houd de bezoekersaantallen aan beide zijden bij Fysieke aanwezigheid wordt geregistreerd door middel van een scan bij de ingang. Online aanwezigheid wordt geregistreerd door deel te nemen aan het evenement via de livestream. Een geavanceerde hybride opzet registreert beide vormen van deelname per gast, zodat uw rapport na afloop laat zien wie aanwezig was, in welke modus en welke sessies ze daadwerkelijk hebben bekeken. "Geregistreerd" en "aanwezig" zijn verschillende aantallen, en sponsors betalen voor het tweede aantal. De agenda staat in één app. Je mobiele evenementenapp moet beide doelgroepen bedienen. De gast op afstand tikt op een sessie en krijgt de livestream te zien. De gast die fysiek aanwezig is, tikt op dezelfde sessie en krijgt de zaal en het tijdstip te zien. Dezelfde agenda, dezelfde meldingen, dezelfde updates wanneer een presentatie verplaatst wordt, of de gast nu in de zaal zit of op een bank. Cijfers die achteraf standhouden Aanwezig versus geregistreerd, onderverdeeld in fysiek en online. Aanwezigheid op sessieniveau voor zowel ruimtes als streams. Eén export voor sponsors, in plaats van twee lijsten die handmatig samengevoegd moeten worden. Betalingen, indien van toepassing, worden voor beide tickettypen op dezelfde manier afgehandeld. Waarom die ene lijst het belangrijkst is De reden waarom hybride trainingen mislukken, ligt zelden aan de video. Het ligt aan de data. Twee tools leveren twee verschillende waarheden op, en uiteindelijk kun je niet met zekerheid zeggen hoeveel mensen hebben deelgenomen. Eén registratie per gast, met daarin hun modus en aanwezigheid, geeft je één betrouwbaar cijfer om te rapporteren. Dat cijfer is immers de kern van het hele idee achter hybride trainingen. Tijdzones en het aanmeldingsvenster Bij een hybride evenement met een fysiek publiek uit GCC -landen zijn er vaak deelnemers op afstand uit Europa of Azië, met tijdsverschillen van enkele uren. De registratie moet rekening houden met de manier waarop elke deelnemer deelneemt en de juiste herinnering op het juiste lokale tijdstip versturen. Zo ontvangt de online deelnemer in een andere tijdzone de link om deel te nemen wanneer de sessie daadwerkelijk begint, en niet midden in de nacht. De fysieke deelnemer ontvangt in plaats daarvan een herinnering bij de ingang en een plattegrond van de locatie. Een klein detail, maar een groot effect op het aantal deelnemers. Een deelnemer op afstand die de link mist omdat de herinnering om 3 uur 's nachts kwam, telt als een no-show, en uw hybride opkomst ziet er slechter uit dan hij was. Stuur de juiste herinnering naar de juiste modus en de ruimte, zowel fysiek als virtueel, vult zich zoals u had gepland. Het platform zou moeten weten welke deelnemer welke is, omdat u dat bij de aanmelding hebt aangegeven. Voordat u zich vastlegt op een hybride evenement, registreert u eerst één testgast als fysiek aanwezig en één als online deelnemer in dezelfde tool en volgt u hen tot het einde. Als het eindrapport beide deelnemers duidelijk op één plek weergeeft, is de tool klaar voor gebruik. Als u spreadsheets samenvoegt, blijf dan zoeken.

Door The diggri Team
Zorg dat elke gast binnen vijf seconden binnen is.
On-Site & Check-In

Zorg dat elke gast binnen vijf seconden binnen is.

De deuren gaan om zes uur open. Om kwart over zes staat er een rij tot aan de parkeerplaats, zitten er drie medewerkers naar een laptop te staren en vraagt een sponsor waarom hun VIP in de regen staat te wachten. De check-in is het moment waarop een goed georganiseerd evenement óf moeiteloos verloopt, óf voor ieders ogen volledig in duigen valt. De oplossing is niet meer personeel. Het is sneller scannen en een lijst die klaar ligt voordat iemand arriveert. Meet het werkelijke getal Vijf seconden per gast klinkt langzaam, totdat je een bureau ziet waar het dertig seconden duurt. Iemand zoekt in een spreadsheet op naam, spelt die op drie verschillende manieren, vindt een duplicaat, kiest de verkeerde en zet dan een vinkje in een papieren kolom. Vermenigvuldig dat met vierhonderd gasten en je bent het eerste uur van je evenement kwijt. Het belangrijkste cijfer is de tijd die per gast wordt doorgebracht op het drukste moment, niet het gemiddelde. Houd rekening met de piek, want iedereen komt binnen een kwartiertje. Scannen, niet zoeken Een QR code op het ticket maakt van inchecken een bevestiging in plaats van een zoekopdracht. Richt de camera, de gastgegevens verschijnen en u kunt de gast inchecken. De scan doet de zoekopdracht, waardoor medewerkers geen namen hoeven in te typen terwijl er een wachtrij ontstaat. Een goede scanflow vertelt de persoon achter de balie direct drie dingen: Is dit ticket nog geldig en niet eerder gebruikt? Wie is dit, en tot welke categorie of rang behoort deze persoon? Moet ik nog iets doen, zoals een specifiek insigne overhandigen of een VIP begeleiden? Als het antwoord op een van die vragen nader bekeken moet worden, vertraagt het proces. Zet de belangrijke informatie duidelijk op het scherm, niet verborgen in aantekeningen. Detecteer de dubbele scan Mensen sturen tickets door. Een gast stuurt zijn ticket naar een vriend, beiden komen aan en scannen dezelfde code. De balie zou de tweede scan moeten registreren en dit duidelijk moeten melden, zonder iemand te beschuldigen. "Reeds ingecheckt om 6:04 is voldoende. De medewerker besluit wat er vervolgens moet gebeuren; het systeem voorkomt gewoon dat twee mensen met één ticket naar binnen lopen. Werk offline, want de locatie zal Hotelbalzalen, tentoonstellingshallen en tenten hebben één ding gemeen: de wifi valt uit zodra er vierhonderd telefoons verbinding mee maken. Inchecken kan niet afhangen van een werkende verbinding. De gastenlijst staat op het apparaat, scans worden lokaal opgeslagen en alles synchroniseert wanneer het signaal terugkeert. Een deur die niet meer werkt zodra het netwerk wegvalt, is geen deur die je kunt vertrouwen. Print de badge ter plekke uit, niet een week van tevoren. Voorbedrukte badges, gesorteerd in alfabetische vakjes, zijn een dubbele kostenpost: eerst wanneer u namen afdrukt die nooit worden getoond, en vervolgens wanneer u het vakje voor een binnenkomende bezoeker niet kunt vinden. Badges printen op aanvraag bij de incheckbalie betekent dat de badge correct is, omdat deze wordt afgedrukt op basis van de gegevens die u zojuist hebt gescand. Binnenkomende bezoekers, naamswijzigingen en lastminute VIP's krijgen allemaal binnen enkele seconden een correcte badge. Een wachtrij is niets meer dan een vraag die de balie te langzaam beantwoordt. Zorg dat het antwoord direct is. Zorg dat je bureau er professioneel uitziet. De hardware rondom de scanner is net zo belangrijk als de scan zelf: Meer rijstroken dan je denkt nodig te hebben. Twee langzame rijstroken zijn beter dan één snelle. Een aparte VIP of protocolrij, zodat een delegatie nooit achter de reguliere bezoekers in de rij hoeft te staan. Opladers en een batterij voor elk apparaat. Een lege tablet na twintig minuten is een ramp. Een geprinte noodlijst, want extra zekerheid kost niets en kan de avond redden. Wat Diggri bij de deur doet Met Diggri check-in wordt dezelfde QR gescand die u bij de registratie hebt ontvangen, werkt het offline, worden duplicaten gemarkeerd en wordt de badge direct afgedrukt. De balie ziet in één oogopslag de gast, de status en eventuele protocolnotities. Het gaat ons vooral om de ervaring van uw gasten: de tijd tussen de scan en de handdruk. Houd dit onder de vijf seconden en de deur verdwijnt als sneeuw voor de zon, precies zoals een goede deur hoort te doen.

Door The diggri Team
Evenementregistratie met realtime mobiele check-in aan de deur.
On-Site & Check-In

Evenementregistratie met realtime mobiele check-in aan de deur.

Veel websites beweren mobiel inchecken mogelijk te maken. In de praktijk betekent dit dat een medewerker met samengeknepen ogen naar een telefoon staart, een naam intypt, door een lijst scrollt en zich verontschuldigt bij de gast, terwijl de rij steeds langer wordt. Echt mobiel inchecken is een scan en een bevestiging in een paar seconden, die duizend keer herhaald kan worden zonder dat de rij langer wordt. Het verschil is direct merkbaar zodra de deuren opengaan. Snelheid bij de ingang is geen ijdelheidscriterium. Een rij om 8 uur 's ochtends is het eerste wat een gast voelt en het eerste wat een sponsor opmerkt, nog voordat er ook maar één sessie is geweest. Een trage check-in verpest de hele dag, en het ontbreken van een keynote speech maakt een wachttijd van veertig minuten in de hitte buiten een locatie in Doha niet goed. Snelle en vlotte toegang is de goedkoopste manier om een evenement een professionele uitstraling te geven, en het hangt vrijwel volledig af van een directe scan. Elke gast heeft al een QR pas. Bij de registratie ontvangt een gast een QR code op zijn telefoon en in zijn e-mail. Bij de ingang scant het personeel deze code met een telefoon of tablet. De naam van de gast, het type ticket en eventuele waarschuwingen verschijnen direct. Geen typen, geen zoeken. Het hele proces is simpel: telefoon omhoog houden, scannen en naar binnen lopen. Snel genoeg om een echte wachtrij te kunnen verwerken. Een paar seconden per gast is het doel, en dat lukt omdat het meeste werk al bij de registratie is gedaan. De scan bevestigt een bestaand record in plaats van een nieuw record aan te maken. Met drie of vier telefoons verdeeld over een paar kassa's is een aankomst van 1,000 personen verwerkt in de tijd die gasten nodig hebben om de koffie te vinden. Het blijft werken, zelfs als de wifi het niet doet. De wifi in de hotelbalzaal valt uit op het slechtst mogelijke moment. Het inchecken, dat afhankelijk is van een perfecte verbinding, loopt daardoor vast. Het systeem moet continu scannen en tellen met een zwak signaal en synchroniseren zodra de verbinding hersteld is. De balie blijft dus constant in beweging terwijl het netwerk zichzelf probeert te herstellen. De balie registreert problemen, niet alleen namen. Een dubbele scan geeft aan dat de pas al is gebruikt, dus één ticket staat gelijk aan één toegang. Er wordt een openstaand saldo weergegeven voordat u de gast doorlaat. Een VIP of sprekersbadge geeft medewerkers aan dat ze naar de juiste balie moeten worden doorverwezen. Een bezoeker die zonder afspraak binnenkomt, registreert zich via hetzelfde apparaat en krijgt dezelfde toegangspas. Elke scan telt mee voor het live aantal. Elke check-in werkt het dashboard in realtime bij. Je operationeel manager ziet het aantal aankomsten toenemen, weet wanneer de grote zaal bijna vol is en kan een medewerker naar de drukke ingang sturen voordat het een probleem wordt. Check-ins zijn niet langer een administratieve taak, maar de directe bewaking van het evenement. Zet het bureau klaar om te verplaatsen. Snelheid bij de ingang is deels een kwestie van de juiste hulpmiddelen en deels van de indeling. Verdeel een grote groep mensen over verschillende banen op basis van tickettype of alfabet, plaats bij elke baan een telefoon en houd één medewerker beschikbaar om de uitzonderingen af te handelen die door de scanner worden aangegeven. De scanbanen hoeven nooit stil te staan vanwege een probleem, omdat het probleem zich dan aan de medewerker ter plaatse voordoet. Een aankomst van 1,200 personen die normaal gesproken via één balie zou verlopen, wordt nu binnen enkele minuten via vier banen afgehandeld. Instrueer de bemanning over de drie vlaggen die ze zullen tegenkomen: dubbel, onbetaald en VIP . Elke vlag heeft één actie. Dat is de hele training. Wanneer de tool de juiste informatie opzoekt en het personeel alleen actie onderneemt op basis van de vlaggen, kun je een serieuze deurbezetting realiseren met mensen die die ochtend het systeem hebben geleerd, wat in de praktijk bij de meeste evenementen het geval is. Als je bij mobiel inchecken nog steeds namen in je telefoon typt, heb je geen inchecken, maar een traag zoekveld. Scan de pas, keur de gast goed en laat de wachtrij verdwijnen.

Door The diggri Team
Evenementregistratie met ingebouwde betalingsverwerking, uitgelegd
Event Registration

Evenementregistratie met ingebouwde betalingsverwerking, uitgelegd

Het verkopen van tickets lijkt een opgelost probleem, totdat je de betalingen probeert te controleren. De registratietool geeft aan dat er 1,400 betaald zijn. De bank toont een ander bedrag. Terugbetalingen staan in een apart dashboard. Sponsorkortingen maken het totaal onoverzichtelijk. De ingebouwde betalingsverwerking zorgt ervoor dat de financiële kant net zo overzichtelijk is als de registratiekant, zodat er geen conflicten ontstaan. Er is een subtielere reden om betalingen in hetzelfde systeem te houden: vertrouwen aan de deur. Een gast die online heeft betaald en een gast die aan de balie heeft betaald, moeten identiek in de lijst staan, beide bevestigd en beide binnen enkele seconden gescand. Wanneer betalingen in een apart systeem worden verwerkt, kan de balie niet altijd zien of een gast online of aan de balie heeft betaald, en wordt een gast die al betaald heeft als een probleemgeval beschouwd. Eén systeem betekent één bron van informatie over wie wat verschuldigd is, en geen enkele gast die een bonnetje hoeft uit te leggen dat hij of zij nooit nodig had. Wat "ingebouwd" nu eigenlijk betekent Dit betekent dat de betaling binnen hetzelfde proces verloopt als de registratie, gekoppeld aan hetzelfde gastrecord. Wanneer iemand een ticket van 350 riyal koopt, vormen de betaling, de boeking en de ontvangstbevestiging één geheel, en niet drie systemen die je later aan elkaar koppelt. Je ziet de status 'betaald', 'in behandeling', 'gecompenseerd' en 'terugbetaald' bij elke naam, zonder dat je iets hoeft te exporteren. Riyal in, gevestigd lokaal Voor een evenement in Qatar betalen gasten in Qatarese riyal op een pagina die hen niet doorverwijst naar een buitenlandse betaalpagina. Het geld wordt overgemaakt naar een lokale rekening volgens een schema dat u kunt afstemmen. Geen onverwachte valutaconversie op de kaart van de gast, geen uitbetaling die een maand lang in een ander land wordt vastgehouden. Terugbetalingen en omruilingen zonder een tweede gereedschap Een gast annuleert. Er was een fout in het tickettype. Een sponsor geeft tien stoelen terug in de pool. Je verwerkt dit allemaal vanuit hetzelfde scherm als de oorspronkelijke boeking. De terugbetaling wordt bij de gast geregistreerd, de stoel komt weer in de inventaris en je live telling wordt automatisch gecorrigeerd. Geen spreadsheet met terugbetalingen meer om aan het einde van de maand te controleren. De getallen die moeten overeenkomen Het aantal verkochte tickets per type wordt bijgewerkt zodra elke betaling is verwerkt. Afgenomen geld, terugbetaald geld en wat er nog openstaat Compensaties en sponsortoewijzingen, meegeteld maar niet in rekening gebracht. Een gedetailleerd overzicht per gast van wat ze precies betaald hebben en wanneer. Waarom het belangrijk is bij de deur Op de dag van het evenement kan de balie zien of een gast zich wel heeft geregistreerd maar de betaling niet heeft voltooid. Het resterende bedrag kan direct worden geïncasseerd voordat de badge wordt geprint. Geen ongemakkelijke situaties, geen gasten die zomaar worden doorgelaten zonder te betalen. Hetzelfde systeem dat het ticket heeft verkocht, wordt ook gebruikt voor de check-in. Zo vertellen het geld en de gastenlijst consistent hetzelfde verhaal. Wat gasten zien bij het afrekenen De betaalpagina is onderdeel van de eerste indruk die een gast krijgt, dus deze moet op de website van je evenement blijven en in de taal van je evenement zijn. Een gast in Doha die een ticket van 350 riyal koopt, betaalt in riyal op een pagina die eruitziet als de website van het evenement waarvoor ze zich aanmelden, en krijgt direct een ontvangstbewijs. Zodra ze bij het afrekenen terechtkomen op een pagina die er vreemd uitziet en in een andere valuta is weergegeven, verliezen velen het vertrouwen en sluiten ze het tabblad. Door de betaling binnen de registratie te houden, bescherm je zowel het vertrouwen als je ticketverkoop. De gast verlaat je proces nooit, het geld wordt direct bijgeschreven en de bon en de boeking betreffen dezelfde gebeurtenis. Je verkoopt meer tickets omdat minder mensen afhaken bij de stap waar twijfel kan ontstaan, en je financiële team krijgt een overzichtelijke boekhouding in plaats van twee exportbestanden die handmatig moeten worden vergeleken. Als je huidige systeem de registraties op de ene plek en de betalingen op de andere bijhoudt, gaat het in de afstemming aan het einde van de dag vaak mis. Verwerk de betaling binnen de registratie en de boekhouding wordt automatisch afgesloten.

Door The diggri Team
Hoe vergelijk je platformen voor evenementregistratie: de belangrijkste checklist
Product

Hoe vergelijk je platformen voor evenementregistratie: de belangrijkste checklist

De vergelijkingspagina's van verschillende leveranciers lijken allemaal op elkaar. Elke tool beweert gebruiksvriendelijk, krachtig en door duizenden mensen vertrouwd te zijn. Maar dat zegt niets over de betrouwbaarheid ervan wanneer uw bedrijf daadwerkelijk van start gaat. Gebruik in plaats daarvan deze checklist. Deze is samengesteld op basis van de vragen die bepalen of een evenement soepel verloopt of juist volledig in de soep loopt. Geef tijdens de demo een score in een gedeeld overzicht dat het hele team kan inzien. Een onderbuikgevoel over een demo vervaagt tegen de tijd dat het contract een maand later binnenkomt, en uiteindelijk maak je je keuze op basis van een verkoopgesprek in plaats van de antwoorden op deze vragen. Zes eerlijke scores zijn meer waard dan één sterke indruk. De leverancier zal de demo richten op de sterke punten van hun tool, dus stuur de demo terug naar de onderdelen van je evenement die daadwerkelijk doorslaggevend zijn. Kun je het formulier zelf wijzigen? Voeg een tickettype toe, beperk het aantal deelnemers aan een workshop, voeg een aangepaste vraag toe of vertaal een veld naar het Arabisch. Meet de tijd die elke stap in beslag neemt in een proefaccount. Als er een supportticket nodig is, verloopt je evenement met de snelheid van iemands inbox. Wordt één dossier overgedragen van aanmelding tot aan de deur? Vraag de leverancier om u te laten zien hoe een gast zich online registreert, een ticket upgradet en vervolgens ter plaatse incheckt. Let op of de receptie de upgrade registreert. Als de demonstratie het exporteren van een lijst omvat, dan is dat het moment waarop uw gegevens verouderd raken. Hoe snel verloopt het inchecken en wat gebeurt er offline? Verzamel concrete cijfers: seconden per gast, scans per minuut in één rij. Vraag vervolgens wat er gebeurt als de wifi van de locatie uitvalt, want in een hotelbalzaal zal dat gebeuren. Een incheckproces dat vastloopt zonder een perfecte verbinding is niet geschikt voor een echte locatie. Wat omvat de volledige offerte? Zet vier getallen op één regel: platformkosten, kosten per ticket, betalingsverwerking en extra's zoals badges, de mobiele app en een aangepaste website. Vergelijk de totalen, niet de afzonderlijke bedragen. Past het bij de regio waarin je actief bent? Betalingen in Qatarese riyal die worden bijgeschreven op een lokale rekening. Arabisch en Engels op het formulier, de badge en de app. Badges die voldoen aan de beveiligingseisen van de locatie en MOI Zorg ervoor dat de antwoorden in uw tijdzone worden gegeven, niet twaalf uur later. Hoe ziet een evenementendag eruit op één scherm? Vraag om het live dashboard te zien. Aankomsten, zaalbezetting, welke sessie het snelst vol raakt. Als de leverancier je niet kan laten zien hoe de dag verloopt, zul je de dag in het duister tasten. Geef het een score, voel het niet. Test het uit tijdens je moeilijkste evenement. Een demo draait op de overzichtelijke voorbeeldgegevens van de leverancier. Jouw evenement is complexer. Laad een proefversie met een echte ticketstructuur, een paar sessielimieten, een Arabische naam en een gratis sponsorplaats, en doorloop vervolgens het hele proces zelf. De problemen die je in twintig minuten proefdraaien tegenkomt, zijn de problemen waar je team zes weken lang tegenaan zal lopen tijdens de ontwikkeling. Let goed op waar je vastloopt en wie je om hulp hebt moeten vragen. Als je de test hebt afgerond zonder een supportchat te openen, is de tool ontworpen voor de persoon die het evenement organiseert. Als dat niet lukte, heb je je antwoord al voordat je iets hebt ondertekend. Een platform dat de leverancier nodig heeft voor de basisinstellingen, vereist dat die leverancier ook aanwezig is op de dag van het evenement, en die zal er waarschijnlijk niet zijn. Geef elk platform een cijfer van één tot vijf voor deze zes vragen en tel de scores op. De tool met de meest gelikte verkooppresentatie wint zelden op deze scorekaart. De tool die op elke vraag helder antwoordt, is degene die om 8 uur 's ochtends op de dag van het evenement nog steeds overeind staat.

Door The diggri Team
Ontwikkel een evenementregistratiepagina die de lanceringsdag overleeft.
Event Registration

Ontwikkel een evenementregistratiepagina die de lanceringsdag overleeft.

Een registratiepagina lijkt klaar zodra er één aanmelding is geaccepteerd. Dan kondig je het aan, komen er binnen tien minuten een paar duizend mensen binnen, en dan komen de problemen aan het licht. De meeste registratieproblemen worden niet veroorzaakt door de drukte. Het zijn beslissingen die je weken eerder hebt genomen en nooit onder belasting hebt getest. Dit is wat er gebeurt als de verbinding wegvalt. Vraag om minder Elk veld dat je toevoegt, kost je registraties. Functietitel, bedrijfsgrootte, hoe ze over je gehoord hebben: elk veld is een kleine reden om het tabblad te sluiten. Verzamel alleen de gegevens die je nodig hebt om het evenement te organiseren en niets meer. Naam, e-mailadres, tickettype. Als een veld geen invloed heeft op hoe iemand binnenkomt of wat ze op de dag zelf ontvangen, verwijder het dan of verplaats het naar een vervolgactie. Voor betaalde evenementen of evenementen met een beperkt aantal plaatsen in de regio is een werkend telefoonnummer ook vereist, omdat mensen via dat nummer bereikbaar willen zijn. Maak dit verplicht. Maak een e-mailadres verplicht. Laat de rest optioneel. Bepaal wat een bevestiging inhoudt. Een deelnemer is pas een gast als jij dat zegt. Gratis evenementen met onbeperkte capaciteit kunnen automatisch worden bevestigd. Evenementen met een beperkt aantal plaatsen, betaalde tickets of een goedkeuringsprocedure moeten registraties in de wachtstand houden totdat jij of een regel ze goedkeurt. De bevestigingsmail is het contract: deze bevat het ticket, de QR code, de datum en de locatie. Verstuur deze direct zodra de status verandert naar 'bevestigd', niet in een dagelijkse batch. Schrijf de bevestiging in zowel het Arabisch als het Engels als je publiek gemengd is. Mensen sturen deze door naar secretaresses en chauffeurs, en de informatie over de locatie wordt gelezen door iemand die je landingspagina nog nooit heeft gezien. Plan voor de uitverkoop voordat het zover is. Capaciteit is geen getal dat je aan het eind controleert. Het is een regel die bij elke aanmelding geldt. Wanneer een categorie vol is, moet de pagina dat aangeven en tegelijkertijd de volgende optie of een wachtlijst aanbieden. Het ergste scenario is een aanmelding accepteren die je niet kunt nakomen, om die vervolgens drie dagen later per e-mail te annuleren. Een wachtlijst is geen service. Het is een reservelijst voor het geval bevestigde gasten afzeggen, en dat gebeurt altijd. Test het pad, niet de pagina. Voordat je de link deelt, doorloop het hele pad alsof je er zelf niet bij bent: Registreren via je telefoon, via de wifi van het hotel, met één duim. De bevestiging dat de e-mail binnen enkele seconden aankomt, wordt weergegeven zonder desktopcomputer. Open het ticket. Scan de QR met een echte scanner, niet met een screenshot ervan. Bereik opzettelijk de capaciteitslimiet en lees wat er op de pagina staat. Registreer hetzelfde e-mailadres twee keer en kijk wat er gebeurt. Als een van deze dingen u verrast, zullen uw gasten dat ook zijn, alleen zullen ze om 8 uur 's ochtends bij de deur verrast worden, met een rij achter zich. Beheer uw gegevens vanaf minuut één. Exporteren, bewerken en opnieuw verzenden moet in uw handen liggen, niet via een supportticket. Iemand zal zijn of haar eigen naam verkeerd spellen. Een delegatie van twaalf personen zal zich registreren als één persoon. Een sponsor wil veertig toegangskaarten toegevoegd hebben vóór donderdag. Als u de gastenlijst niet zelf binnen enkele seconden kunt aanpassen, leidt elk van deze gevallen tot een e-mailconversatie. De registratiepagina is niet het eindpunt. Het is het eerste dat op de dag zelf moet werken, weken voordat die dag aanbreekt. Waar we voor bouwen Diggri behandelt registratie en de toegang als één systeem. Het formulier, de bevestiging, het ticket en de incheckscan vormen één en hetzelfde document, waardoor de persoon die u heeft geregistreerd ook de persoon is die u begroet. Geen herinvoer, geen tweede spreadsheet, geen twijfel of een bevestigde gast wel echt bevestigd is. Zorg dat de saaie onderdelen goed zitten, dan verloopt de lanceringsdag rustig. Dat is het doel. Een registratiepagina waarover niemand je een e-mail stuurt, is een registratiepagina die goed is verlopen.

Door The diggri Team
Online en registratie ter plaatse, beheerd vanuit één gastrecord.
Event Registration

Online en registratie ter plaatse, beheerd vanuit één gastrecord.

Een gast registreert zich drie weken van tevoren online. Op de dag van het evenement loopt hij of zij naar de balie, geeft de naam door, en de medewerker opent een andere lijst waarop die gast nog nooit heeft gestaan. Nu zijn er twee records, twee naamkaartjes en ontstaat er een wachtrij achter een probleem dat er niet zou moeten zijn. De oplossing is simpel, maar voor de meeste systemen moeilijk te implementeren: houd één record per gast bij, vanaf de eerste klik tot aan de deur. Waar komt het probleem van de twee lijsten vandaan? Online registratie gebeurt meestal in één tool. De inchecklijst wordt vaak de avond ervoor geëxporteerd naar een spreadsheet en vervolgens in een ander systeem bij de receptie ingevoerd. Zodra je de lijst exporteert, wordt de gegevens niet meer bijgewerkt. Een gast die om 9 uur zijn ticket upgradet of om middernacht nog een bedrag betaalt, komt niet in de kopie bij de receptie terecht. Het personeel werkt met verouderde gegevens. Wat één record verandert Wanneer online aanmeldingen en inchecken ter plaatse dezelfde gegevens lezen en schrijven, ziet de receptie altijd de actuele status. Gasten die een upgrade hebben geboekt, worden als zodanig weergegeven. Gasten die nog een betaling moeten doen, worden gemarkeerd, zodat het personeel actie kan ondernemen. Gasten die zich ter plekke registreren, verschijnen direct in dezelfde lijst en rapporten als alle andere gasten. Geen export 's nachts, dus geen verouderde lijst op het bureau. Zowel mensen die zonder reservering binnenlopen als mensen die zich vooraf hebben aangemeld, zitten bij elkaar en worden samen geteld. Dieetnotities, sessieaanbevelingen en VIP -vlaggen reizen met de gast mee. Een correctie die aan de balie wordt doorgevoerd, is direct zichtbaar in de live cijfers. Het verandert de dag, niet alleen de gegevens. Met één overzichtelijk systeem kan de medewerker aan de balie zich richten op het daadwerkelijke werk, in plaats van alleen maar namen af te vinken. Ze kunnen een betaling aannemen, ter plekke een verkeerd gespelde naam corrigeren, een extra persoon toevoegen en een gecorrigeerde badge afdrukken. De gast is binnen enkele seconden geholpen en de rapporten aan het eind van de avond kloppen daadwerkelijk, omdat er niets meer in een aparte spreadsheet hoeft te worden bijgehouden. Ontworpen om te voldoen aan de daadwerkelijke gang van zaken GCC -evenementen. Op een conferentie in Doha registreer je misschien 800 mensen vooraf en ontvang je 's ochtends nog steeds 200 mensen zonder reservering, waarvan de helft een Arabische naam op het toegangsbewijs nodig heeft. Eén gastrecord beheert beide stromen met hetzelfde personeel en hetzelfde scherm. De bezoeker zonder reservering krijgt dezelfde QR code, dezelfde toegang tot de app en dezelfde plaats in het deelnemersveld als iemand die een maand geleden heeft gereserveerd. Een uitgewerkt voorbeeld van de desk Stel je een topconferentie voor 600 deelnemers in Doha. De avond ervoor hebben 480 zich online geregistreerd en 30 hebben nog een openstaand bedrag voor sponsorplaatsen. De volgende ochtend komen er 150 mensen zonder reservering binnen. Met één registratie scant de balie de 480 in een paar seconden, noteert ter plekke de openstaande bedragen van de 30 deelnemers en registreert elke deelnemer zonder reservering op dezelfde lijst met dezelfde QR code. Om 9:30 staat de teller op 612 in de zaal, en dat klopt. Voer dat nu uit op twee lijsten. De 30 openstaande bedragen zijn onzichtbaar aan de balie, dus die gasten komen binnen zonder te betalen en je moet ze daarna achterna zitten. De binnenkomende gasten belanden in een spreadsheet die pas op maandag wordt samengevoegd. Het uiteindelijke aantal is een schatting, en de sponsor die voor 30 plaatsen heeft betaald, heeft geen bewijs dat iemand ze heeft gebruikt. Hetzelfde evenement, hetzelfde personeel, één ontwerpkeuze die het verschil maakt tussen een nette ochtend en een chaotische week. De kosten van twee lijsten zijn nooit zichtbaar in de demo. Ze verschijnen pas om 8:45 op de dag van het evenement, in de wachtrij en in de cijfers die niet kloppen. Als uw huidige configuratie inhoudt dat u de avond ervoor een lijst exporteert, is die export het zwakke punt. Overbrug dit probleem en laat het volledige klanttraject, online en op locatie, draaien op één enkel record.

Door The diggri Team
Wat kost evenementregistratiesoftware nu echt: een eenvoudig overzicht
Product

Wat kost evenementregistratiesoftware nu echt: een eenvoudig overzicht

De prijs van evenementregistratiesoftware wordt zelden duidelijk weergegeven. Je krijgt een knop 'contact opnemen met de verkoopafdeling', een prijs per ticket verborgen in een voetnoot, en een bedrag dat verandert zodra je badges toevoegt of betalingen accepteert. Hieronder zie je hoe de kosten daadwerkelijk zijn opgebouwd, zodat je elke offerte kunt lezen en weet waar je voor tekent. De kosten per ticket lopen sneller op dan je denkt. Veel platforms rekenen een vergoeding per registratie, soms een vast bedrag, soms een percentage van de ticketprijs. Een vergoeding van 2 procent klinkt klein, totdat je 1,500 tickets verkoopt voor 400 riyal per stuk. Dat is 12,000 riyal voor het platform, nog voordat er één badge is afgedrukt. Bij gratis evenementen wordt vaak dezelfde vergoeding per ticket gerekend, alleen verborgen als een soort 'servicekosten'. Betalingsverwerking is een apart onderdeel. Als je tickets verkoopt, rekent een kaartverwerker een eigen percentage, meestal tussen de 2 en 3 procent, plus een kleine vaste vergoeding per transactie. Sommige registratiesystemen rekenen daar nog eens extra kosten bovenop. Vraag altijd naar beide percentages en tel ze bij elkaar op. Dat is je werkelijke kostprijs per verkocht ticket. De extra's die op een tweede factuur verschijnen. Het inschrijfformulier is goedkoop. De zaken die nodig zijn om een evenement te laten slagen, worden apart vermeld: Ontwerp en printen van badges op locatie, vaak geprijsd per badge plus huur van printer en materiaal. Een mobiele app met merkuitstraling, soms een vast ontwikkelingsbedrag, soms een maandelijks bedrag. Een op maat gemaakte evenementenwebsite die verder gaat dan een standaard gehoste pagina. Incheckapparatuur: scanners, tablets en het personeel om deze te bedienen. Een offerte die alleen de registratiekosten dekt, kan verdubbelen zodra de goederen zijn aangekomen. Vraag daarom vooraf naar het volledige plaatje. Wat "gratis" doorgaans betekent Gratis abonnementen beperken het aantal gasten, plaatsen een logo van iemand anders op de pagina, houden uitbetalingen langer vast of bieden geen ondersteuning meer wanneer je die het hardst nodig hebt. Voor een bijeenkomst met 40 personen is gratis prima. Maar voor een conferentie 1,200 deelnemers, waar de deuren om 8 uur 's ochtends opengaan, is het gratis abonnement de duurste fout die je kunt maken. Hoe wij onze prijzen bepalen bij Diggri. We hanteren één prijs voor het evenement die de registratie, het gastendossier, de check-in ter plaatse, het live dashboard en de door u gekozen extra onderdelen zoals badges, de mobiele app of een aangepaste website omvat. Voor evenementen met betaalde tickets worden standaard transactiekosten in rekening gebracht, en we laten u dit bedrag weten voordat u zich vastlegt. Geen verrassingen per ticket op het platform zelf. De kosten zonder prijsopgave worden afgedrukt. Er is een vijfde factor die niet in leverancierslijsten voorkomt: de uren die uw team verliest aan een tool die hen tegenwerkt. Een lijst exporteren de avond ervoor, dubbele records samenvoegen, betalingen handmatig afstemmen met de bank, een rapport opnieuw opbouwen dat door een sponsor is afgewezen. Bij een evenement met 1,000 deelnemers betekent dat dagen werk, verdeeld over mensen die al andere taken hebben. Een platform dat registratie, betaling en inchecken in één record vastlegt, neemt het grootste deel van dit werk weg, en de besparing is reëel, ook al komt het nooit op een factuur terecht. Reken het eens uit voor een recent evenement. Tel de uren die medewerkers hebben besteed aan het beheren van de tools in plaats van aan het evenement zelf, en geef daar een bedrag in riyal aan. Voor de meeste teams is dat verborgen bedrag bijna net zo hoog als de platformkosten. De goedkopere tool die twee extra mensen vereist tijdens de evenementweek is niet de goedkoopste tool, het verplaatst de kosten alleen maar naar een kolom die je vergeten bent mee te rekenen. Vergelijk bij het vergelijken van aanbieders vier belangrijke bedragen: platformkosten, kosten per ticket, kosten voor betalingsverwerking en extra's. Voeg daar het vijfde bedrag aan toe: de werkzaamheden die elke aanbieder met zich meebrengt. De laagste prijs in de titel verbergt vaak de hoogste totale kosten. Een eerlijke offerte is er een die alle kosten duidelijk weergeeft voordat u tekent.

Door The diggri Team
De functies die elk evenementregistratiesysteem nodig heeft
Product

De functies die elk evenementregistratiesysteem nodig heeft

De meeste teams kiezen een registratietool door alleen naar het inschrijfformulier te kijken en daar te stoppen. Dan breekt de lanceringsweek aan, een sponsor vraagt om een tweede tickettype, de medewerkers bij de ingang hebben een gastenlijst nodig, en de tool die er in de demo prima uitzag, begint te haperen. Het formulier is het makkelijke deel. Beoordeel een registratiesysteem op basis van wat het doet in de drie weken vóór het evenement en op de ochtend zelf. Een formulier dat je zonder hulp van een ontwikkelaar kunt aanpassen. De ticketsoorten veranderen. Een workshop is uitverkocht, een partner reserveert een tafel voor tien personen, een VIP -ticket verschijnt twee dagen voor de opening. Je moet velden bewerken, een ticket toevoegen, een sessie beperken en een label naar het Arabisch vertalen zonder een supportticket in te dienen. Als het bewerken van het formulier betekent dat je op iemand anders moet wachten, is het formulier al te traag. Eén gastregistratie, online en op locatie. De gast die zich online registreert, is dezelfde gast die zich bij de balie meldt. Hun gegevens moeten worden overgenomen: wat ze hebben gekocht, dieetwensen, welke sessies ze hebben gekozen en of ze nog een betaling moeten doen. Wanneer online registratie en inchecken ter plaatse gebruikmaken van twee verschillende lijsten, krijg je dubbele naamkaartjes en discussies bij de ingang. Houd het bij één dossier per gast, dat live wordt bijgewerkt. Betaling die netjes wordt afgehandeld Voor betaalde evenementen zijn kaartbetalingen in Qatarese riyal vereist, die zonder gedoe op uw rekening worden bijgeschreven. Zoek naar de mogelijkheid om terugbetalingen te verwerken vanuit hetzelfde scherm als de boeking, en naar een duidelijk overzicht van wie heeft betaald, wie een gratis evenement heeft gehad en wie een sponsorvergoeding heeft ontvangen. Incheckbalie met wachtrij Een registratiesysteem dat mensen niet snel kan inchecken, is maar een half product. Elke gast moet een QR code vanaf zijn of haar telefoon kunnen scannen en binnen enkele seconden de balie kunnen verlaten. Het systeem moet een dubbele scan signaleren, het tickettype van de gast weergeven en blijven tellen, zelfs als de wifi-verbinding van de locatie wegvalt. Een livebeeld van de kamer Op de dag zelf wilt u één scherm dat de enige belangrijke vragen beantwoordt: hoeveel mensen zijn er aangekomen, hoe vol is de zaal, welke sessie loopt het snelst vol? Een dashboard dat automatisch wordt bijgewerkt zodra mensen inchecken, stelt u in staat om personeel naar de drukste ingang te sturen en een sponsor te laten weten dat hun sessie vol zit voordat het te druk wordt. Badges en een app, indien nodig voor het evenement. Grotere evenementen vereisen gedrukte badges, vaak volgens een beveiligingsnorm, en veel evenementen vereisen een mobiele agenda die gasten daadwerkelijk kunnen openen. Je wilt niet een aparte leverancier voor badges en een aparte app-leverancier inschakelen en hopen dat de gegevens overeenkomen. De registratielijst, de badge en de app moeten gebruikmaken van hetzelfde gastbestand. Rapportage sluit de cirkel. Na afloop van het evenement vraagt iemand hoeveel mensen er waren, welke sessies vol zaten en wat de kosten van de dag waren. Als die cijfers in een aparte spreadsheet staan, duurt het een week voordat je een antwoord krijgt, en dan klopt het ook nog eens niet. Een systeem dat per gast één record bijhoudt, geeft je direct inzicht in het aantal aankomsten, afwezigen, aanwezigheid bij de sessies en de omzet, allemaal vanuit dezelfde locatie waar het evenement plaatsvond. Het rapport is dan geen apart project meer, maar een scherm dat je kunt openen. Sponsors stellen de scherpste vragen. Ze willen weten hoeveel mensen hun logo hebben gezien, hun sessie hebben bijgewoond of hun pagina in de app hebben geopend. Wanneer al die gegevens terug te voeren zijn op dezelfde gast, geef je een getal waar je volledig achter staat, in plaats van een gok waarvan je hoopt dat die klopt. Het gesprek over verlenging verloopt een stuk soepeler wanneer je het bewijs al in handen hebt. Test het voordat je het koopt. Laat een testgast zich aanmelden, betalen, een upgrade uitvoeren en inchecken, en controleer vervolgens of de rapporten elke stap correct weergeven. Tools die deze test doorstaan zijn zeldzaam, en alleen die zijn de moeite waard voor een echt evenement. Het formulier overtuigde je om de demo te bekijken. De rapportage laat je zien of de tool de avond probleemloos kan draaien. Stel je shortlist samen op basis van deze zes punten, niet op basis van het demo-formulier. De winnende tool is degene die nog steeds overeind staat wanneer het plan om 7 uur 's ochtends op de dag van het evenement verandert.

Door The diggri Team

Vertrouw ons je volgende evenement toe

Plan een demo van 30 minuten en we lopen je gastreis van begin tot eind door.

Plan een demo