Typische prijsmodellen voor evenementensoftware, vergeleken

Software voor evenementen wordt verkocht volgens minstens vier verschillende prijsmodellen, en leveranciers vertellen je zelden welk model je precies krijgt. Dezelfde evenement kan, afhankelijk van het model, enorm verschillende bedragen kosten, en de goedkoopste titel is vaak de duurste optie. Hieronder vind je een overzicht van de modellen die je zult tegenkomen, de impact ervan op je budget en hoe je een offerte kunt lezen voordat je deze ondertekent.

Voordat u een offerte leest, noteer twee cijfers: uw verwachte opkomst en uw gemiddelde ticketprijs. Deze cijfers bepalen welk prijsmodel het meest geschikt is, en een verkoper kan ze niet manipuleren. Ga elk prijsgesprek in met uw eigen cijfers, en de vergelijking verandert van een verkooppraatje in een rekenkundige analyse die u zelf in de hand hebt.

Per ticket of per inschrijving

Je betaalt een vergoeding per persoon die zich registreert, als een vast bedrag of een percentage van de ticketprijs. Dit lijkt goedkoop voor een klein evenement, maar wordt al snel duur bij grotere aantallen. Verkoop je 2,000 tickets, dan leidt een kleine vergoeding per ticket al snel tot een lange wachtrij. Let op gratis evenementen die op dezelfde manier worden berekend, waar de vergoeding niet kan worden verhuld door de ticketprijs.

Vaste platformkosten

Je betaalt één vaste prijs voor het evenement of een abonnementsperiode, ongeacht het aantal aanmeldingen. Dit is gunstig voor evenementen met een hoge opkomst: de kosten per gast dalen naarmate het aantal deelnemers toeneemt. Het is makkelijker om te budgetteren, omdat je het aantal deelnemers al weet voordat je een ticket verkoopt. De vraag is echter wat er precies bij de vaste prijs is inbegrepen en wat daarbuiten valt.

Freemium

Een gratis versie met beperkingen en betaalde versies die deze beperkingen opheffen. De gratis versie is geschikt voor een klein intern evenement. Meestal is het aantal gasten beperkt, wordt de pagina voorzien van de naam van de leverancier, verlopen de uitbetalingen trager of is de ondersteuning beperkter. Lees de beperkingen en limieten goed door, want het gratis abonnement eindigt vaak precies waar een echt evenement begint.

De extra's die bovenop elk model geplaatst kunnen worden

• Betalingsverwerking, een apart percentage over betaalde tickets
• Badges en printen op locatie, vaak per badge plus bevestigingsmateriaal.
• Een mobiele app met merklogo en een op maat gemaakte evenementwebsite.
• De hardware en het personeel om deze te bedienen.

Hoe vergelijk je twee citaten op een eerlijke manier?

Zet beide offertes op dezelfde vier regels: platform- of ticketprijs, betalingsverwerking, extra's en ondersteuning. Vergelijk ze met het daadwerkelijke verwachte aantal deelnemers, niet met een rond getal. Een ticketprijsmodel kan voordeliger zijn dan een vast tarief voor een evenement met 100 personen, maar aanzienlijk minder geschikt voor een evenement met 2,000 personen. Het juiste model hangt af van de grootte van uw evenement, niet van welke presentatie er het beste uitzag.

Kies het model dat bij uw evenement past.

Er bestaat niet één beste model, alleen het model dat het beste past bij de specifieke situatie. Een kleine betaalde conferentie met 150 deelnemers kan prima draaien op een prijs per ticket, omdat de totale kosten laag blijven. Een groot gratis evenement voor leden wordt benadeeld door een prijs per ticket en is daarom meer geschikt met een vast tarief, waarbij 5,000 deelnemers evenveel kosten als 500 Grootte en ticketprijs bepalen wat de beste aanpak is, dus bereken de werkelijke kosten voordat je een kopregel gelooft.

Let op het omslagpunt. Een prijs per ticket die bij 200 gasten voordeliger is dan een vast tarief, kan bij 2,000 gasten flink in het nadeel zijn, omdat de prijs per ticket meegroeit met het aantal gasten, terwijl het vaste tarief dat niet doet. Zoek het aantal gasten waarbij de twee elkaar kruisen en bepaal aan welke kant van dat punt jouw evenement valt. Die ene berekening vertelt je meer dan welke vergelijkingspagina van leveranciers dan ook, en het kost je ongeveer vijf minuten met een spreadsheet.

Wij hanteren bij Diggri een vaste prijs per evenement, inclusief registratie, gastenadministratie, inchecken en het live dashboard. Extra opties en betalingsverwerking worden duidelijk vermeld voordat u zich vastlegt. Welke leverancier u ook kiest, zorg ervoor dat alle details duidelijk worden weergegeven. De eerlijke prijs is de prijs die u volledig kunt inzien voordat u tekent.