MOI goedgekeurde badges en printen op locatie: het draaiboek voor evenementen in de Golfregio

Organiseer je een evenement van welke omvang dan ook in Qatar, dan is een badge meer dan zomaar een naamkaartje. Voor overheidslocaties, ministeriële gasten en beveiligde terreinen is de badge een legitimatiebewijs dat het beveiligingsteam controleert aan de hand van een goedgekeurde lijst. Gaat het badgeproces mis, dan moet je VIP bij een afslag wachten. Hieronder leggen we uit hoe badges en het printen ervan ter plaatse werken bij een evenement in de Golfregio, en wat het platform erachter allemaal moet kunnen verwerken.

Het insigne is een beveiligingsdocument.

Op een MOI beveiligde locatie volgen de badges een door de autoriteit goedgekeurd formaat: de juiste velden, een foto waar nodig, een duidelijke zone of toegangsniveau en een code die bij de ingang kan worden gecontroleerd. Het ontwerp is geen merkkeuze die je ter plekke maakt. Het is een goedkeuring die je van tevoren verkrijgt, en elke geprinte badge moet er exact aan voldoen.

Print ter plekke, vanaf de actuele lijst.

Het vooraf printen van een stapel badges loopt vast zodra een naam verkeerd gespeld wordt, een VIP te laat wordt toegevoegd of een delegatie met zes personen groeit. Printen op locatie biedt de oplossing: de badge wordt geprint op basis van het actuele gastrecord aan de balie, waardoor de juiste naam, het juiste toegangsniveau en de meest recente wijzigingen erop staan. Een gast die een uur geleden is toegevoegd, krijgt binnen een minuut een geldige badge.

Toegangsnormen afgedrukt en gehandhaafd

• De zones op de badge komen overeen met waarvoor de gast is toegelaten, niets meer en niets minder.
• VIP en protocolroutes worden gemarkeerd, zodat medewerkers de juiste personen begeleiden.
• Arabisch en Engels op één badge voor een tweetalige gastenlijst.
• Een verifieerbare code waarmee de deur bevestigt dat het insigne echt is.

Protocol waar je niet aan kunt improviseren.

Evenementen GCC hebben een hoge protocolwaarde. Een ministeriële gast, een lid van de regerende familie of een bezoekende delegatie verwacht bij aankomst herkend te worden en begeleid te worden zonder in de rij te hoeven staan. Hun aanwezigheid moet het protocolniveau aangeven, zodat de balie en de deur weten dat ze via een aparte, snellere route moeten worden doorgelaten. Dat kan allemaal niet ter plekke worden geregeld.

Achter elk insigne schuilt één record.

De badge, de beveiligingslijst en de incheckscan lezen allemaal dezelfde gastgegevens. Wanneer die gegevens worden bijgewerkt, is de badge die vervolgens wordt afgedrukt al correct en ziet de deur dezelfde gegevens als de badge. Drie aparte systemen voor legitimatie, beveiliging en inchecken zorgen ervoor dat een VIP vast komt te zitten bij een slagboom met een badge die niet scant.

Richt de badgebalie in als een controlepost.

Beschouw printen op locatie als een werkstation, niet als een printer in een hoek. Plaats de printer vóór de veiligheidscontrole, zodat gasten een geldige badge kunnen ophalen en vervolgens hun check kunnen afrekenen. Zorg voor voldoende voorraad bij de balie voor bezoekers die zonder afspraak binnenkomen of die later arriveren, en houd een medewerker aan die binnen een minuut een beschadigde of verkeerd gespelde badge kan herdrukken. Een opstopping bij deze balie zorgt voor een vertraging bij de hele ingang.

Voor een delegatie is het handig om de badges vooraf te controleren aan de hand van de goedgekeurde lijst, zodat ze klaar liggen in een stapel en niet in een rij hoeven te wachten. Het voordeel van het printen vanuit de actuele gegevens is snelheid zonder dat dit ten koste gaat van de naleving van de regels. Een gast die die ochtend wordt toegevoegd, heeft dus niet meer tijd nodig om zich te legitimeren dan iemand die een week geleden is goedgekeurd. Het beveiligingsteam ziet hetzelfde toegangsniveau als de badge aangeeft, waardoor er geen discussie ontstaat bij de toegangspoort.

Voor een evenement in de Golfregio is het verstandig om badges als een wettelijke verplichting te beschouwen, niet als een printopdracht. Keur het formaat vroegtijdig goed, print de badges ter plaatse vanaf de actuele lijst en bewaar één exemplaar van de badge, die vervolgens bij de veiligheidscontrole en bij de ingang wordt bewaard.