Registratie voor virtuele en hybride evenementen: waar moet je op letten?

Bij hybride evenementen moet één registratiesysteem twee taken tegelijk uitvoeren. Sommige gasten melden zich aan via een laptop in een andere stad. Anderen komen fysiek naar binnen in Doha. Als je dit als twee aparte evenementen met aparte aanmeldingsprocessen behandelt, krijg je twee gastenlijsten, twee sets aantallen en geen duidelijk beeld van wie er daadwerkelijk is komen opdagen. Kies daarom voor een registratiesysteem dat beide doelgroepen op één plek samenbrengt.

Beschouw de twee doelgroepen als één evenement met twee ingangen, niet als twee evenementen die toevallig dezelfde naam delen. Zodra je ze opsplitst in aparte tools, run je in feite twee evenementen met elk een half team, en de aantallen kloppen dan nooit meer. Eén registratie, twee modi, één rapportage: dat is het uiteindelijke doel van het ontwerp, en dat verlies je gemakkelijk als je de online kant laat afglijden naar een eigen platform.

Eén aanmelding, twee manieren om deel te nemen

Een gast moet tijdens één registratie aangeven of hij/zij persoonlijk of online aanwezig wil zijn, en niet kiezen tussen twee verschillende formulieren. Die keuze wordt opgeslagen in hun dossier. Gasten die persoonlijk aanwezig zijn, ontvangen een QR code voor toegang. Online gasten ontvangen een link om deel te nemen. Beide groepen hebben hetzelfde proces doorlopen en komen daarom in dezelfde lijst met dezelfde velden terecht.

Houd de bezoekersaantallen aan beide zijden bij

Fysieke aanwezigheid wordt geregistreerd door middel van een scan bij de ingang. Online aanwezigheid wordt geregistreerd door deel te nemen aan het evenement via de livestream. Een geavanceerde hybride opzet registreert beide vormen van deelname per gast, zodat uw rapport na afloop laat zien wie aanwezig was, in welke modus en welke sessies ze daadwerkelijk hebben bekeken. "Geregistreerd" en "aanwezig" zijn verschillende aantallen, en sponsors betalen voor het tweede aantal.

De agenda staat in één app.

Je mobiele evenementenapp moet beide doelgroepen bedienen. De gast op afstand tikt op een sessie en krijgt de livestream te zien. De gast die fysiek aanwezig is, tikt op dezelfde sessie en krijgt de zaal en het tijdstip te zien. Dezelfde agenda, dezelfde meldingen, dezelfde updates wanneer een presentatie verplaatst wordt, of de gast nu in de zaal zit of op een bank.

Cijfers die achteraf standhouden

• Aanwezig versus geregistreerd, onderverdeeld in fysiek en online.
• Aanwezigheid op sessieniveau voor zowel ruimtes als streams.
• Eén export voor sponsors, in plaats van twee lijsten die handmatig samengevoegd moeten worden.
• Betalingen, indien van toepassing, worden voor beide tickettypen op dezelfde manier afgehandeld.

Waarom die ene lijst het belangrijkst is

De reden waarom hybride trainingen mislukken, ligt zelden aan de video. Het ligt aan de data. Twee tools leveren twee verschillende waarheden op, en uiteindelijk kun je niet met zekerheid zeggen hoeveel mensen hebben deelgenomen. Eén registratie per gast, met daarin hun modus en aanwezigheid, geeft je één betrouwbaar cijfer om te rapporteren. Dat cijfer is immers de kern van het hele idee achter hybride trainingen.

Tijdzones en het aanmeldingsvenster

Bij een hybride evenement met een fysiek publiek uit GCC -landen zijn er vaak deelnemers op afstand uit Europa of Azië, met tijdsverschillen van enkele uren. De registratie moet rekening houden met de manier waarop elke deelnemer deelneemt en de juiste herinnering op het juiste lokale tijdstip versturen. Zo ontvangt de online deelnemer in een andere tijdzone de link om deel te nemen wanneer de sessie daadwerkelijk begint, en niet midden in de nacht. De fysieke deelnemer ontvangt in plaats daarvan een herinnering bij de ingang en een plattegrond van de locatie.

Een klein detail, maar een groot effect op het aantal deelnemers. Een deelnemer op afstand die de link mist omdat de herinnering om 3 uur 's nachts kwam, telt als een no-show, en uw hybride opkomst ziet er slechter uit dan hij was. Stuur de juiste herinnering naar de juiste modus en de ruimte, zowel fysiek als virtueel, vult zich zoals u had gepland. Het platform zou moeten weten welke deelnemer welke is, omdat u dat bij de aanmelding hebt aangegeven.

Voordat u zich vastlegt op een hybride evenement, registreert u eerst één testgast als fysiek aanwezig en één als online deelnemer in dezelfde tool en volgt u hen tot het einde. Als het eindrapport beide deelnemers duidelijk op één plek weergeeft, is de tool klaar voor gebruik. Als u spreadsheets samenvoegt, blijf dan zoeken.