Live eventmanagement: weten wat er gebeurt terwijl het gebeurt.
De meeste organisatoren komen er pas de dag erna achter hoe hun evenement is verlopen, wanneer iemand de spreadsheets vergelijkt. Dan is het al te laat voor een analyse. De informatie die je nodig had, kwam te laat om nog actie te ondernemen. Het punt van live eventmanagement is simpel: weet wat er gebeurt terwijl je het nog kunt veranderen.
Hieronder ziet u wat u op elk moment tijdens een evenement zou moeten kunnen zien, en waarom elk cijfer zijn plaats op het scherm verdient.
Aankomsten tegen de verwachtingen in
Je hebt een aantal bevestigd. Maar hoeveel mensen zijn er daadwerkelijk binnengekomen? Die ene verhouding zegt meer dan wat dan ook. Als je hebt bevestigd dat er achthonderd mensen binnen zijn en er vierhonderd zijn tegen de tijd dat de keynote begint, dan zie je een patroon van afwezigen ontstaan. Je kunt dan besluiten of je de deuren openhoudt, plaatsen op de wachtlijst vrijgeeft of het programma aanpast.
Door de aankomsten in realtime te volgen, verandert een gok in een beslissing.
Waar de wachtrij zich bevindt, voordat het een klacht wordt.
De inchecksnelheid per rij geeft aan waar je personeel moet inzetten. Als rij drie maar half zo snel scant als de andere rijen, is er iets mis bij rij drie: een vastgelopen printer, een verwarde medewerker, een reeks klanten die zonder afspraak binnenkomen. Je kunt het zien en binnen twee minuten oplossen, in plaats van een uur later van een geïrriteerde sponsor over de wachtrij te horen.
Wie is er nog niet aangekomen?
Bij een protocol-evenement is de lijst met afwezigen net zo belangrijk als de lijst met aanwezigen. Als een VIP die je verwachtte twintig minuten voor de geplande verschijning nog niet gescand is, is dat een telefoontje dat je meteen moet plegen, en niet een hiaat dat je pas live tijdens de uitzending ontdekt.
Hetzelfde antwoord geldt voor de sponsor die vraagt hoeveel van hun genodigden aanwezig waren. Dat kunt u tijdens het evenement vertellen, niet volgende week.
Eén bron van waarheid, vele ogen
Tijdens een live-evenement hebben meerdere mensen tegelijkertijd dezelfde foto nodig:
- De deurwachter houdt het incheckpercentage en de wachtrij in de gaten.
- De evenementenmanager houdt het totale aantal aankomsten in de gaten en vergelijkt dit met de planning.
- De protocolverantwoordelijke houdt de VIP lijst in de gaten.
- De klant of sponsor, die gewoon een betrouwbaar cijfer wil.
Als ieder van hen een andere persoon de vraag stelt en een ander antwoord krijgt, heb je geen sprake van event operations. Je hebt dan vier versies van de waarheid. Een gedeelde liveweergave maakt een einde aan de discussie, omdat iedereen hetzelfde scherm ziet.
Je kunt niet controleren wat je morgen te weten komt. Bij live-operaties draait het erom die kloof tot nul te reduceren.
Van live cijfers tot het samenvattende rapport.
De gegevens die je tijdens het evenement bekijkt, zijn dezelfde gegevens die je achteraf gebruikt voor je rapport. Totaal aantal aankomsten, no-showpercentage, piektijd voor inchecken, spontane bezoekers versus vooraf geregistreerde bezoekers, aanwezigheid per categorie en per sponsor. Als die cijfers live kloppen, is het rapport direct na afloop van het evenement klaar, in plaats van een week later handmatig samengesteld te worden aan de hand van scannerlogs en deurnotities.
Klanten in deze markt verwachten dat rapport, en ze verwachten het snel. Een vlekkeloos rapport is vaak doorslaggevend om de volgende opdracht binnen te halen.
Wat Diggri je 's nachts laat zien
Diggri biedt het team een live overzicht van de toegangspoorten: bevestigde versus aangekomen bezoekers, incheckpercentage, spontane bezoekers en de VIP lijst die wordt bijgewerkt zodra gasten inchecken. Iedereen die aan het evenement werkt, ziet hetzelfde scherm, waardoor beslissingen worden genomen op basis van feiten in plaats van gissingen. Wanneer de deuren sluiten, is het rapport al gegenereerd op basis van dezelfde gegevens die je de hele avond hebt bekeken. Je besteedt de tijd aan het uitvoeren van het systeem, in plaats van het later te moeten reconstrueren.