De functies die elk evenementregistratiesysteem nodig heeft

De meeste teams kiezen een registratietool door alleen naar het inschrijfformulier te kijken en daar te stoppen. Dan breekt de lanceringsweek aan, een sponsor vraagt om een tweede tickettype, de medewerkers bij de ingang hebben een gastenlijst nodig, en de tool die er in de demo prima uitzag, begint te haperen. Het formulier is het makkelijke deel. Beoordeel een registratiesysteem op basis van wat het doet in de drie weken vóór het evenement en op de ochtend zelf.

Een formulier dat je zonder hulp van een ontwikkelaar kunt aanpassen.

De ticketsoorten veranderen. Een workshop is uitverkocht, een partner reserveert een tafel voor tien personen, een VIP -ticket verschijnt twee dagen voor de opening. Je moet velden bewerken, een ticket toevoegen, een sessie beperken en een label naar het Arabisch vertalen zonder een supportticket in te dienen. Als het bewerken van het formulier betekent dat je op iemand anders moet wachten, is het formulier al te traag.

Eén gastregistratie, online en op locatie.

De gast die zich online registreert, is dezelfde gast die zich bij de balie meldt. Hun gegevens moeten worden overgenomen: wat ze hebben gekocht, dieetwensen, welke sessies ze hebben gekozen en of ze nog een betaling moeten doen. Wanneer online registratie en inchecken ter plaatse gebruikmaken van twee verschillende lijsten, krijg je dubbele naamkaartjes en discussies bij de ingang. Houd het bij één dossier per gast, dat live wordt bijgewerkt.

Betaling die netjes wordt afgehandeld

Voor betaalde evenementen zijn kaartbetalingen in Qatarese riyal vereist, die zonder gedoe op uw rekening worden bijgeschreven. Zoek naar de mogelijkheid om terugbetalingen te verwerken vanuit hetzelfde scherm als de boeking, en naar een duidelijk overzicht van wie heeft betaald, wie een gratis evenement heeft gehad en wie een sponsorvergoeding heeft ontvangen.

Incheckbalie met wachtrij

Een registratiesysteem dat mensen niet snel kan inchecken, is maar een half product. Elke gast moet een QR code vanaf zijn of haar telefoon kunnen scannen en binnen enkele seconden de balie kunnen verlaten. Het systeem moet een dubbele scan signaleren, het tickettype van de gast weergeven en blijven tellen, zelfs als de wifi-verbinding van de locatie wegvalt.

Een livebeeld van de kamer

Op de dag zelf wilt u één scherm dat de enige belangrijke vragen beantwoordt: hoeveel mensen zijn er aangekomen, hoe vol is de zaal, welke sessie loopt het snelst vol? Een dashboard dat automatisch wordt bijgewerkt zodra mensen inchecken, stelt u in staat om personeel naar de drukste ingang te sturen en een sponsor te laten weten dat hun sessie vol zit voordat het te druk wordt.

Badges en een app, indien nodig voor het evenement.

Grotere evenementen vereisen gedrukte badges, vaak volgens een beveiligingsnorm, en veel evenementen vereisen een mobiele agenda die gasten daadwerkelijk kunnen openen. Je wilt niet een aparte leverancier voor badges en een aparte app-leverancier inschakelen en hopen dat de gegevens overeenkomen. De registratielijst, de badge en de app moeten gebruikmaken van hetzelfde gastbestand.

Rapportage sluit de cirkel.

Na afloop van het evenement vraagt iemand hoeveel mensen er waren, welke sessies vol zaten en wat de kosten van de dag waren. Als die cijfers in een aparte spreadsheet staan, duurt het een week voordat je een antwoord krijgt, en dan klopt het ook nog eens niet. Een systeem dat per gast één record bijhoudt, geeft je direct inzicht in het aantal aankomsten, afwezigen, aanwezigheid bij de sessies en de omzet, allemaal vanuit dezelfde locatie waar het evenement plaatsvond. Het rapport is dan geen apart project meer, maar een scherm dat je kunt openen.

Sponsors stellen de scherpste vragen. Ze willen weten hoeveel mensen hun logo hebben gezien, hun sessie hebben bijgewoond of hun pagina in de app hebben geopend. Wanneer al die gegevens terug te voeren zijn op dezelfde gast, geef je een getal waar je volledig achter staat, in plaats van een gok waarvan je hoopt dat die klopt. Het gesprek over verlenging verloopt een stuk soepeler wanneer je het bewijs al in handen hebt.

Test het voordat je het koopt. Laat een testgast zich aanmelden, betalen, een upgrade uitvoeren en inchecken, en controleer vervolgens of de rapporten elke stap correct weergeven. Tools die deze test doorstaan zijn zeldzaam, en alleen die zijn de moeite waard voor een echt evenement. Het formulier overtuigde je om de demo te bekijken. De rapportage laat je zien of de tool de avond probleemloos kan draaien.

Stel je shortlist samen op basis van deze zes punten, niet op basis van het demo-formulier. De winnende tool is degene die nog steeds overeind staat wanneer het plan om 7 uur 's ochtends op de dag van het evenement verandert.