Evenementregistratie met realtime mobiele check-in aan de deur.

Veel websites beweren mobiel inchecken mogelijk te maken. In de praktijk betekent dit dat een medewerker met samengeknepen ogen naar een telefoon staart, een naam intypt, door een lijst scrollt en zich verontschuldigt bij de gast, terwijl de rij steeds langer wordt. Echt mobiel inchecken is een scan en een bevestiging in een paar seconden, die duizend keer herhaald kan worden zonder dat de rij langer wordt. Het verschil is direct merkbaar zodra de deuren opengaan.

Snelheid bij de ingang is geen ijdelheidscriterium. Een rij om 8 uur 's ochtends is het eerste wat een gast voelt en het eerste wat een sponsor opmerkt, nog voordat er ook maar één sessie is geweest. Een trage check-in verpest de hele dag, en het ontbreken van een keynote speech maakt een wachttijd van veertig minuten in de hitte buiten een locatie in Doha niet goed. Snelle en vlotte toegang is de goedkoopste manier om een evenement een professionele uitstraling te geven, en het hangt vrijwel volledig af van een directe scan.

Elke gast heeft al een QR pas.

Bij de registratie ontvangt een gast een QR code op zijn telefoon en in zijn e-mail. Bij de ingang scant het personeel deze code met een telefoon of tablet. De naam van de gast, het type ticket en eventuele waarschuwingen verschijnen direct. Geen typen, geen zoeken. Het hele proces is simpel: telefoon omhoog houden, scannen en naar binnen lopen.

Snel genoeg om een echte wachtrij te kunnen verwerken.

Een paar seconden per gast is het doel, en dat lukt omdat het meeste werk al bij de registratie is gedaan. De scan bevestigt een bestaand record in plaats van een nieuw record aan te maken. Met drie of vier telefoons verdeeld over een paar kassa's is een aankomst van 1,000 personen verwerkt in de tijd die gasten nodig hebben om de koffie te vinden.

Het blijft werken, zelfs als de wifi het niet doet.

De wifi in de hotelbalzaal valt uit op het slechtst mogelijke moment. Het inchecken, dat afhankelijk is van een perfecte verbinding, loopt daardoor vast. Het systeem moet continu scannen en tellen met een zwak signaal en synchroniseren zodra de verbinding hersteld is. De balie blijft dus constant in beweging terwijl het netwerk zichzelf probeert te herstellen.

De balie registreert problemen, niet alleen namen.

• Een dubbele scan geeft aan dat de pas al is gebruikt, dus één ticket staat gelijk aan één toegang.
• Er wordt een openstaand saldo weergegeven voordat u de gast doorlaat.
• Een VIP of sprekersbadge geeft medewerkers aan dat ze naar de juiste balie moeten worden doorverwezen.
• Een bezoeker die zonder afspraak binnenkomt, registreert zich via hetzelfde apparaat en krijgt dezelfde toegangspas.

Elke scan telt mee voor het live aantal.

Elke check-in werkt het dashboard in realtime bij. Je operationeel manager ziet het aantal aankomsten toenemen, weet wanneer de grote zaal bijna vol is en kan een medewerker naar de drukke ingang sturen voordat het een probleem wordt. Check-ins zijn niet langer een administratieve taak, maar de directe bewaking van het evenement.

Zet het bureau klaar om te verplaatsen.

Snelheid bij de ingang is deels een kwestie van de juiste hulpmiddelen en deels van de indeling. Verdeel een grote groep mensen over verschillende banen op basis van tickettype of alfabet, plaats bij elke baan een telefoon en houd één medewerker beschikbaar om de uitzonderingen af te handelen die door de scanner worden aangegeven. De scanbanen hoeven nooit stil te staan vanwege een probleem, omdat het probleem zich dan aan de medewerker ter plaatse voordoet. Een aankomst van 1,200 personen die normaal gesproken via één balie zou verlopen, wordt nu binnen enkele minuten via vier banen afgehandeld.

Instrueer de bemanning over de drie vlaggen die ze zullen tegenkomen: dubbel, onbetaald en VIP . Elke vlag heeft één actie. Dat is de hele training. Wanneer de tool de juiste informatie opzoekt en het personeel alleen actie onderneemt op basis van de vlaggen, kun je een serieuze deurbezetting realiseren met mensen die die ochtend het systeem hebben geleerd, wat in de praktijk bij de meeste evenementen het geval is.

Als je bij mobiel inchecken nog steeds namen in je telefoon typt, heb je geen inchecken, maar een traag zoekveld. Scan de pas, keur de gast goed en laat de wachtrij verdwijnen.