Waarom uw evenement een mobiele app met uw eigen huisstijl nodig heeft, in plaats van een agenda PDF

De PDF agenda is een traditie die al jaren geleden had moeten verdwijnen. Je mailt hem de avond ervoor, een sessie wordt om 9 uur 's ochtends verplaatst en nu zitten achthonderd mensen met een programma dat al niet klopt. Ze kunnen het niet vinden in hun inbox, het past niet op hun telefoonscherm en je kunt het niet corrigeren. Een evenementenapp met je eigen huisstijl lost dat ene probleem op dat een PDF nooit kon oplossen: het verandert namelijk nadat je het hebt verzonden.

Laten we beginnen bij het moment waarop de PDF mislukt: 8:55 uur 's ochtends, een zaalwissel, achthonderd mensen lopen naar de verkeerde hal. Er is geen manier om ze te bereiken via een document dat je gisteravond hebt gemaild. Die ene mislukking is de kern van de zaak voor een app, en alles wat de app verder doet, is een bonus bovenop het oplossen van dat probleem.

Wijzig de agenda nadat de gasten deze hebben ontvangen.

Een spreker heeft vertraging. Een zaal wordt gewisseld. Een sessie loopt uit. In een app werk je de agenda één keer bij en elke gast ziet de nieuwe versie direct, met een melding als dat relevant is. Met een PDF kan dat niet. De reden dat het mislukt, is dat het vastloopt zodra je op 'verzenden' klikt, en de gebeurtenissen blijven maar doorgaan.

De gast stelt zijn/haar eigen dag samen.

Met parallelle programmaonderdelen is er geen standaardprogramma dat voor iedereen geschikt is. In de app kiest een bezoeker de sessies die hij of zij wil bijwonen, ziet zijn of haar persoonlijke agenda en ontvangt een herinnering voor elke sessie. Via een plattegrond kan de bezoeker de locatie vinden, de biografie van een spreker opzoeken en de organisator een bericht sturen zonder eerst naar een e-mailadres te hoeven zoeken.

Het draagt de rest van het evenement.

• De QR code van de gast voor het inchecken, in dezelfde app.
• Live meldingen over kamerwisselingen, vertragingen en aankondigingen.
• Sprekersprofielen, sponsorpagina's en de plattegrond van de locatie.
• Zowel Arabisch als Engels, door de gast afgewisseld.

Een evenement met jouw eigen logo, geen generieke huls.

Een app met uw eigen huisstijl draagt de naam, kleuren en identiteit van uw evenement, waardoor het logo van een sponsor op een doordachte manier wordt weergegeven. Een generieke, whitelabel agendaviewer met de huisstijl van een ander geeft uw gasten en sponsors de indruk dat de app er later aan is toegevoegd. De app is vaak het langste contactmoment dat een gast met uw evenement heeft, dus het moet de indruk wekken dat u er veel aandacht aan hebt besteed.

Het geeft feedback aan uw gegevens.

Omdat de app gekoppeld is aan hetzelfde gastrecord als de registratie, telt wat gasten erin doen mee. Welke sessies vol zaten, welke sponsorpagina's werden geopend, wie wat daadwerkelijk heeft bijgewoond. Daardoor verandert de app van een handig hulpmiddel in een bron van de cijfers waar uw sponsors en bestuur na het evenement om vragen.

Kom halverwege de sessie de kamer binnen.

Zodra de gasten binnen zijn, is de app uw enige directe verbinding met hen allemaal tegelijk. Een keynote duurt twintig minuten, de lunch verplaatst zich, een parallelle sessie wisselt van zaal. Een pushmelding bereikt binnen enkele seconden elke telefoon, in de taal van de gast, zonder dat iemand over een menigte heen hoeft te schreeuwen of een briefje op een deur hoeft te plakken. De PDF is na verzending niet meer bereikbaar, en dat is precies wanneer u hem het meest nodig hebt.

Die aanpak werkt twee kanten op. Gasten sturen de organisator een bericht met een vraag, beoordelen een sessie of signaleren een probleem vanuit hun stoel, en uw team ziet het bericht terwijl er nog tijd is om actie te ondernemen. Het evenement wordt een gesprek dat u kunt sturen, in plaats van een schema waarvan u hoopt dat het nog steeds klopt. Voor een tweetalig publiek uit GCC landen worden al die berichten in het Arabisch én Engels verzonden, zonder dat u ze twee keer hoeft te versturen.

Een PDF vertelt gasten wat je hebt gepland. Een app laat ze zien wat er gebeurt. Bij elk evenement met parallelle sessies of de mogelijkheid tot wijzigingen, en dat geldt voor elk evenement, is de app het middel om achthonderd mensen op de hoogte te houden.