Wat kost evenementregistratiesoftware nu echt: een eenvoudig overzicht

De prijs van evenementregistratiesoftware wordt zelden duidelijk weergegeven. Je krijgt een knop 'contact opnemen met de verkoopafdeling', een prijs per ticket verborgen in een voetnoot, en een bedrag dat verandert zodra je badges toevoegt of betalingen accepteert. Hieronder zie je hoe de kosten daadwerkelijk zijn opgebouwd, zodat je elke offerte kunt lezen en weet waar je voor tekent.

De kosten per ticket lopen sneller op dan je denkt.

Veel platforms rekenen een vergoeding per registratie, soms een vast bedrag, soms een percentage van de ticketprijs. Een vergoeding van 2 procent klinkt klein, totdat je 1,500 tickets verkoopt voor 400 riyal per stuk. Dat is 12,000 riyal voor het platform, nog voordat er één badge is afgedrukt. Bij gratis evenementen wordt vaak dezelfde vergoeding per ticket gerekend, alleen verborgen als een soort 'servicekosten'.

Betalingsverwerking is een apart onderdeel.

Als je tickets verkoopt, rekent een kaartverwerker een eigen percentage, meestal tussen de 2 en 3 procent, plus een kleine vaste vergoeding per transactie. Sommige registratiesystemen rekenen daar nog eens extra kosten bovenop. Vraag altijd naar beide percentages en tel ze bij elkaar op. Dat is je werkelijke kostprijs per verkocht ticket.

De extra's die op een tweede factuur verschijnen.

Het inschrijfformulier is goedkoop. De zaken die nodig zijn om een evenement te laten slagen, worden apart vermeld:

• Ontwerp en printen van badges op locatie, vaak geprijsd per badge plus huur van printer en materiaal.
• Een mobiele app met merkuitstraling, soms een vast ontwikkelingsbedrag, soms een maandelijks bedrag.
• Een op maat gemaakte evenementenwebsite die verder gaat dan een standaard gehoste pagina.
• Incheckapparatuur: scanners, tablets en het personeel om deze te bedienen.

Een offerte die alleen de registratiekosten dekt, kan verdubbelen zodra de goederen zijn aangekomen. Vraag daarom vooraf naar het volledige plaatje.

Wat "gratis" doorgaans betekent

Gratis abonnementen beperken het aantal gasten, plaatsen een logo van iemand anders op de pagina, houden uitbetalingen langer vast of bieden geen ondersteuning meer wanneer je die het hardst nodig hebt. Voor een bijeenkomst met 40 personen is gratis prima. Maar voor een conferentie 1,200 deelnemers, waar de deuren om 8 uur 's ochtends opengaan, is het gratis abonnement de duurste fout die je kunt maken.

Hoe wij onze prijzen bepalen bij Diggri.

We hanteren één prijs voor het evenement die de registratie, het gastendossier, de check-in ter plaatse, het live dashboard en de door u gekozen extra onderdelen zoals badges, de mobiele app of een aangepaste website omvat. Voor evenementen met betaalde tickets worden standaard transactiekosten in rekening gebracht, en we laten u dit bedrag weten voordat u zich vastlegt. Geen verrassingen per ticket op het platform zelf.

De kosten zonder prijsopgave worden afgedrukt.

Er is een vijfde factor die niet in leverancierslijsten voorkomt: de uren die uw team verliest aan een tool die hen tegenwerkt. Een lijst exporteren de avond ervoor, dubbele records samenvoegen, betalingen handmatig afstemmen met de bank, een rapport opnieuw opbouwen dat door een sponsor is afgewezen. Bij een evenement met 1,000 deelnemers betekent dat dagen werk, verdeeld over mensen die al andere taken hebben. Een platform dat registratie, betaling en inchecken in één record vastlegt, neemt het grootste deel van dit werk weg, en de besparing is reëel, ook al komt het nooit op een factuur terecht.

Reken het eens uit voor een recent evenement. Tel de uren die medewerkers hebben besteed aan het beheren van de tools in plaats van aan het evenement zelf, en geef daar een bedrag in riyal aan. Voor de meeste teams is dat verborgen bedrag bijna net zo hoog als de platformkosten. De goedkopere tool die twee extra mensen vereist tijdens de evenementweek is niet de goedkoopste tool, het verplaatst de kosten alleen maar naar een kolom die je vergeten bent mee te rekenen.

Vergelijk bij het vergelijken van aanbieders vier belangrijke bedragen: platformkosten, kosten per ticket, kosten voor betalingsverwerking en extra's. Voeg daar het vijfde bedrag aan toe: de werkzaamheden die elke aanbieder met zich meebrengt. De laagste prijs in de titel verbergt vaak de hoogste totale kosten. Een eerlijke offerte is er een die alle kosten duidelijk weergeeft voordat u tekent.