Zorg dat elke gast binnen vijf seconden binnen is.

De deuren gaan om zes uur open. Om kwart over zes staat er een rij tot aan de parkeerplaats, zitten er drie medewerkers naar een laptop te staren en vraagt een sponsor waarom hun VIP in de regen staat te wachten. De check-in is het moment waarop een goed georganiseerd evenement óf moeiteloos verloopt, óf voor ieders ogen volledig in duigen valt.

De oplossing is niet meer personeel. Het is sneller scannen en een lijst die klaar ligt voordat iemand arriveert.

Meet het werkelijke getal

Vijf seconden per gast klinkt langzaam, totdat je een bureau ziet waar het dertig seconden duurt. Iemand zoekt in een spreadsheet op naam, spelt die op drie verschillende manieren, vindt een duplicaat, kiest de verkeerde en zet dan een vinkje in een papieren kolom. Vermenigvuldig dat met vierhonderd gasten en je bent het eerste uur van je evenement kwijt.

Het belangrijkste cijfer is de tijd die per gast wordt doorgebracht op het drukste moment, niet het gemiddelde. Houd rekening met de piek, want iedereen komt binnen een kwartiertje.

Scannen, niet zoeken

Een QR code op het ticket maakt van inchecken een bevestiging in plaats van een zoekopdracht. Richt de camera, de gastgegevens verschijnen en u kunt de gast inchecken. De scan doet de zoekopdracht, waardoor medewerkers geen namen hoeven in te typen terwijl er een wachtrij ontstaat.

Een goede scanflow vertelt de persoon achter de balie direct drie dingen:

• Is dit ticket nog geldig en niet eerder gebruikt?
• Wie is dit, en tot welke categorie of rang behoort deze persoon?
• Moet ik nog iets doen, zoals een specifiek insigne overhandigen of een VIP begeleiden?

Als het antwoord op een van die vragen nader bekeken moet worden, vertraagt het proces. Zet de belangrijke informatie duidelijk op het scherm, niet verborgen in aantekeningen.

Detecteer de dubbele scan

Mensen sturen tickets door. Een gast stuurt zijn ticket naar een vriend, beiden komen aan en scannen dezelfde code. De balie zou de tweede scan moeten registreren en dit duidelijk moeten melden, zonder iemand te beschuldigen. "Reeds ingecheckt om 6:04 is voldoende. De medewerker besluit wat er vervolgens moet gebeuren; het systeem voorkomt gewoon dat twee mensen met één ticket naar binnen lopen.

Werk offline, want de locatie zal

Hotelbalzalen, tentoonstellingshallen en tenten hebben één ding gemeen: de wifi valt uit zodra er vierhonderd telefoons verbinding mee maken. Inchecken kan niet afhangen van een werkende verbinding. De gastenlijst staat op het apparaat, scans worden lokaal opgeslagen en alles synchroniseert wanneer het signaal terugkeert. Een deur die niet meer werkt zodra het netwerk wegvalt, is geen deur die je kunt vertrouwen.

Print de badge ter plekke uit, niet een week van tevoren.

Voorbedrukte badges, gesorteerd in alfabetische vakjes, zijn een dubbele kostenpost: eerst wanneer u namen afdrukt die nooit worden getoond, en vervolgens wanneer u het vakje voor een binnenkomende bezoeker niet kunt vinden. Badges printen op aanvraag bij de incheckbalie betekent dat de badge correct is, omdat deze wordt afgedrukt op basis van de gegevens die u zojuist hebt gescand. Binnenkomende bezoekers, naamswijzigingen en lastminute VIP's krijgen allemaal binnen enkele seconden een correcte badge.

Een wachtrij is niets meer dan een vraag die de balie te langzaam beantwoordt. Zorg dat het antwoord direct is.

Zorg dat je bureau er professioneel uitziet.

De hardware rondom de scanner is net zo belangrijk als de scan zelf:

• Meer rijstroken dan je denkt nodig te hebben. Twee langzame rijstroken zijn beter dan één snelle.
• Een aparte VIP of protocolrij, zodat een delegatie nooit achter de reguliere bezoekers in de rij hoeft te staan.
• Opladers en een batterij voor elk apparaat. Een lege tablet na twintig minuten is een ramp.
• Een geprinte noodlijst, want extra zekerheid kost niets en kan de avond redden.

Wat Diggri bij de deur doet

Met Diggri check-in wordt dezelfde QR gescand die u bij de registratie hebt ontvangen, werkt het offline, worden duplicaten gemarkeerd en wordt de badge direct afgedrukt. De balie ziet in één oogopslag de gast, de status en eventuele protocolnotities. Het gaat ons vooral om de ervaring van uw gasten: de tijd tussen de scan en de handdruk. Houd dit onder de vijf seconden en de deur verdwijnt als sneeuw voor de zon, precies zoals een goede deur hoort te doen.