Beheer een eigen evenementenwebsite zonder ontwikkelaar.

De evenementwebsite is meestal het eerste wat gasten zien en het laatste waar teams tijd voor hebben. Daardoor wordt het vaak een generiek, gehost formulier met de huisstijl van een ander bedrijf, of een project dat twee weken moet wachten op een ontwikkelaar die het druk heeft met iets anders. Je kunt echter een op maat gemaakte, in je eigen huisstijl ontworpen evenementwebsite hebben die je zelf bouwt en aanpast, en die toch direct gekoppeld is aan de registratie.

De website vervult een belangrijke rol nog voordat een gast zich registreert: hij bepaalt of ze het evenement voldoende vertrouwen om een visitekaartje achter te laten. Een overzichtelijke, herkenbare, tweetalige pagina die snel laadt op een telefoon, wekt dat vertrouwen. Een generiek formulier met het logo van een ander bedrijf verspilt het. De website is geen decoratie, maar de eerste conversiestap in de hele funnel, en een zwakke website zorgt ervoor dat je gasten verliest die je al hebt proberen aan te trekken.

Jouw merk, geen standaard stempel.

Een op maat gemaakte evenementenwebsite draagt uw naam, kleuren, logo en de uitstraling die een sponsor verwacht van zijn merk. Gasten komen terecht op een website die eruitziet als uw evenement, en niet op een aanmeldpagina die van iedereen zou kunnen zijn. Die eerste indruk zet de toon voor alles wat volgt.

Bouw en bewerk het zelf.

Agenda, sprekers, locatie, sponsors en het inschrijfformulier worden allemaal zonder code online gezet. Wanneer een spreker op donderdag bevestigt, voegt de persoon die de e-mail heeft ontvangen hem of haar binnen enkele minuten toe, zonder dat er een ontwikkelaar aan te pas komt en zonder wachttijd. De website loopt gelijk met het evenement in plaats van een week achter te lopen.

De website en de registratie zijn één ding.

Het aanmeldformulier is geen losstaand onderdeel dat aan de pagina is toegevoegd. Het maakt deel uit van dezelfde website en schrijft naar hetzelfde gastrecord dat later wordt gebruikt voor inchecken en badges. Een gast registreert zich op uw website en staat al in de lijst die de toegang regelt. Geen omleiding naar een externe betaalpagina die de website er niet mooi uit laat zien en ervoor zorgt dat mensen halverwege het aanmeldproces afhaken.

Ontwikkeld voor een publiek GCC

• Arabisch en Engels, inclusief correcte weergave van rechts naar links.
• Betalingen in Qatarese riyal op uw eigen pagina, geen buitenlandse betaalmethode.
• Snel op een telefoon, die de meeste van je gasten toch zullen openen.
• Een overzichtelijke link die je op sociale media en in de uitnodiging kunt plaatsen.

Eén locatie, het hele traject erachter.

Omdat de website op hetzelfde platform draait als de registratie, betalingen, badges, de app en de check-in, wordt alles wat een gast erop doet, automatisch doorgevoerd naar de evenementdag. Ze schrijven zich in op de website, ontvangen hun QR pas en toegang tot de app, en betreden het evenement via dezelfde registratie. De website is de voorkant van het evenement, geen apart project dat je ernaast beheert.

Werk het bij terwijl het evenement nog loopt.

Een evenementenwebsite is nooit helemaal af bij de lancering. Sprekers bevestigen, sponsors tekenen, een sessie raakt uitverkocht, de agenda wordt in de loop van de weken definitief vastgesteld. Wanneer je de live website zelf kunt bewerken, wordt elk van deze wijzigingen direct doorgevoerd. De pagina die een bezoeker op vrijdag ziet, is dus completer dan die van maandag. Een website die voor elke wijziging een ontwikkelaar nodig heeft, loopt vast op de lanceringsdag en raakt verouderd terwijl je nog steeds tickets verkoopt.

Ook hier is het belangrijk dat tickets uitverkocht zijn. Dezelfde website die het programma toont, kan een tickettype sluiten zodra het vol is en een wachtlijst openen, zonder tussenkomst van een ontwikkelaar en zonder overboeking. De pagina geeft eerlijk weer wat er nog beschikbaar is, waardoor je 's ochtends niet het ongemakkelijke gesprek hoeft te voeren wanneer iemand met een ticket voor een sessie aankomt waar geen plaatsen meer zijn.

Je hebt geen ontwikkelaar nodig om een evenementenwebsite te hebben waar je trots op bent. Bouw hem zelf, geef hem je eigen huisstijl, pas hem aan en laat de resultaten direct in het systeem terechtkomen dat de rest van de dag draait.