Het beheren van de gastenlijst voor een GCC evenement met veel VIP .

Een algemene conferentie en een gala met strakke protocollen zijn niet hetzelfde. Bij de ene gaat het om een vlotte doorstroming. Bij de andere gaat het erom een klein aantal belangrijke personen in de juiste volgorde binnen te krijgen, voor de juiste mensen, zonder dat er iemand hoeft te wachten die niet zou moeten wachten. Gaat dat laatste niet goed, dan krijgt de verkeerde persoon het te horen.

Het beheren van een gastenlijst met veel VIP in de regio komt neer op een paar zaken waar de meeste tools geen rekening mee houden.

Niveaus zijn geen luxe.

Uw gastenlijst is niet uniform. Er is algemene toegang, pers, sponsors, VIP's en een kleine protocollijst waarvan de aanwezigheid de gang van zaken in de zaal beïnvloedt. Elke categorie krijgt een aparte uitnodiging, een aparte ingang, soms een aparte doorgang en een andere contactpersoon.

Als je gastenlijst geen categorieën kan bevatten, beheer je de hoogste categorie in een aparte, privé-spreadsheet die niemand bij de ingang kan inzien. Dat is nu juist de lijst die je op de dag zelf het meest zichtbaar wilt hebben.

Pluspunten, delegaties en het + 12 probleem

In de GCC betekent één uitnodiging vaak een delegatie. Eén naam op de lijst vertegenwoordigt de hoofdpersoon plus assistenten, beveiliging en een fotograaf. Uw lijst moet deze groep als één geheel weergeven, zodat de receptie weet hoeveel mensen er bij de hoofdpersoon zijn en wie er verwacht worden wanneer deze zich aanmeldt.

Behandel de delegatie als één dossier met de namen van de leden, niet als twaalf afzonderlijke registraties. Anders is de administratie aan het rekenen terwijl een minister wacht.

Zorg dat de namen in beide scripts kloppen.

Namen zijn belangrijk. Een verkeerd gespelde naam op een badge die aan een hooggeplaatste gast wordt uitgereikt, is geen kleine fout. Noteer de naam zoals de gast die wil zien, in het Arabisch en in het Engels, en druk die exact zo af. Eerbetoon en titels maken hier deel uit van de naam, ze zijn geen versiering. De badge en de begroeting moeten overeenkomen met wat de persoon verwacht te zien en te horen.

Beslis wie de goedkeuring verleent

Voor gastenlijsten met bekende personen is er geen open inschrijving. Elke naam wordt gecontroleerd. Bouw een goedkeuringsproces in: een aanvraag komt binnen, de juiste persoon beoordeelt deze, en pas dan wordt de gast bevestigd en ontvangt hij/zij een ticket. Dit is geen bureaucratie. Zo zorg je ervoor dat de lijst alleen toegankelijk is voor mensen die daadwerkelijk in de zaal thuishoren.

Een duidelijke goedkeuringsstatus beantwoordt ook de vraag die uiteindelijk bij elk bureau opkomt: hoort deze persoon hier eigenlijk wel te zijn?

De lijst met lijsten op de dag zelf is de enige lijst die telt.

Bij de deur moet het team binnen enkele seconden kunnen zien:

• Wie deze gast is en tot welke categorie hij/zij behoort.
• Met wie ze aankomen, en met hoeveel personen.
• Eventuele protocolvoorschriften: begeleiding, zitplaatsen, wie hen begroet.
• Of ze al aangekomen zijn.

Als die informatie op drie verschillende plekken staat, gaat het proces traag en worden protocollen overtreden. Eén lijst, zichtbaar voor de mensen bij de ingang, die live wordt bijgewerkt zodra gasten arriveren.

De gastenlijst is een belofte over wie op welke manier wordt behandeld. Houd alles op één plek, anders kun je de belofte niet nakomen.

Behoud de controle tot het allerlaatste moment.

VIP lijsten worden op het laatste moment nog aangepast. Er wordt 's ochtends nog een naam toegevoegd. Een delegatie groeit. Iemand belangrijks annuleert en iemand nog belangrijkers neemt de plek in. Je moet die wijzigingen zelf, direct, kunnen doorvoeren en ze moeten direct zichtbaar zijn bij de ingang, zonder dat je alles handmatig opnieuw hoeft af te drukken of te synchroniseren.

Hoe Diggri ermee omgaat

Diggri bewaart de volledige gastenlijst met categorieën, delegaties, genoemde intro's en tweetalige namen in één record per gast. Goedkeuring is ingebouwd in de registratie, protocolnotities verschijnen bij de scan en wijzigingen die minuten voor openingstijd worden aangebracht, zijn direct zichtbaar aan de balie. Het team bij de ingang ziet slechts één lijst, de officiële, zodat de juiste personen op de juiste manier worden toegelaten zonder dat iemand een privé-spreadsheet hoeft te raadplegen.