Online en registratie ter plaatse, beheerd vanuit één gastrecord.

Een gast registreert zich drie weken van tevoren online. Op de dag van het evenement loopt hij of zij naar de balie, geeft de naam door, en de medewerker opent een andere lijst waarop die gast nog nooit heeft gestaan. Nu zijn er twee records, twee naamkaartjes en ontstaat er een wachtrij achter een probleem dat er niet zou moeten zijn. De oplossing is simpel, maar voor de meeste systemen moeilijk te implementeren: houd één record per gast bij, vanaf de eerste klik tot aan de deur.

Waar komt het probleem van de twee lijsten vandaan?

Online registratie gebeurt meestal in één tool. De inchecklijst wordt vaak de avond ervoor geëxporteerd naar een spreadsheet en vervolgens in een ander systeem bij de receptie ingevoerd. Zodra je de lijst exporteert, wordt de gegevens niet meer bijgewerkt. Een gast die om 9 uur zijn ticket upgradet of om middernacht nog een bedrag betaalt, komt niet in de kopie bij de receptie terecht. Het personeel werkt met verouderde gegevens.

Wat één record verandert

Wanneer online aanmeldingen en inchecken ter plaatse dezelfde gegevens lezen en schrijven, ziet de receptie altijd de actuele status. Gasten die een upgrade hebben geboekt, worden als zodanig weergegeven. Gasten die nog een betaling moeten doen, worden gemarkeerd, zodat het personeel actie kan ondernemen. Gasten die zich ter plekke registreren, verschijnen direct in dezelfde lijst en rapporten als alle andere gasten.

• Geen export 's nachts, dus geen verouderde lijst op het bureau.
• Zowel mensen die zonder reservering binnenlopen als mensen die zich vooraf hebben aangemeld, zitten bij elkaar en worden samen geteld.
• Dieetnotities, sessieaanbevelingen en VIP -vlaggen reizen met de gast mee.
• Een correctie die aan de balie wordt doorgevoerd, is direct zichtbaar in de live cijfers.

Het verandert de dag, niet alleen de gegevens.

Met één overzichtelijk systeem kan de medewerker aan de balie zich richten op het daadwerkelijke werk, in plaats van alleen maar namen af te vinken. Ze kunnen een betaling aannemen, ter plekke een verkeerd gespelde naam corrigeren, een extra persoon toevoegen en een gecorrigeerde badge afdrukken. De gast is binnen enkele seconden geholpen en de rapporten aan het eind van de avond kloppen daadwerkelijk, omdat er niets meer in een aparte spreadsheet hoeft te worden bijgehouden.

Ontworpen om te voldoen aan de daadwerkelijke gang van zaken GCC -evenementen.

Op een conferentie in Doha registreer je misschien 800 mensen vooraf en ontvang je 's ochtends nog steeds 200 mensen zonder reservering, waarvan de helft een Arabische naam op het toegangsbewijs nodig heeft. Eén gastrecord beheert beide stromen met hetzelfde personeel en hetzelfde scherm. De bezoeker zonder reservering krijgt dezelfde QR code, dezelfde toegang tot de app en dezelfde plaats in het deelnemersveld als iemand die een maand geleden heeft gereserveerd.

Een uitgewerkt voorbeeld van de desk

Stel je een topconferentie voor 600 deelnemers in Doha. De avond ervoor hebben 480 zich online geregistreerd en 30 hebben nog een openstaand bedrag voor sponsorplaatsen. De volgende ochtend komen er 150 mensen zonder reservering binnen. Met één registratie scant de balie de 480 in een paar seconden, noteert ter plekke de openstaande bedragen van de 30 deelnemers en registreert elke deelnemer zonder reservering op dezelfde lijst met dezelfde QR code. Om 9:30 staat de teller op 612 in de zaal, en dat klopt.

Voer dat nu uit op twee lijsten. De 30 openstaande bedragen zijn onzichtbaar aan de balie, dus die gasten komen binnen zonder te betalen en je moet ze daarna achterna zitten. De binnenkomende gasten belanden in een spreadsheet die pas op maandag wordt samengevoegd. Het uiteindelijke aantal is een schatting, en de sponsor die voor 30 plaatsen heeft betaald, heeft geen bewijs dat iemand ze heeft gebruikt. Hetzelfde evenement, hetzelfde personeel, één ontwerpkeuze die het verschil maakt tussen een nette ochtend en een chaotische week.

De kosten van twee lijsten zijn nooit zichtbaar in de demo. Ze verschijnen pas om 8:45 op de dag van het evenement, in de wachtrij en in de cijfers die niet kloppen. Als uw huidige configuratie inhoudt dat u de avond ervoor een lijst exporteert, is die export het zwakke punt. Overbrug dit probleem en laat het volledige klanttraject, online en op locatie, draaien op één enkel record.