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Ce que nous apprenons en menant le parcours invité complet, événement après événement. Nos nouveaux articles paraissent ici au fil des publications.

Modèles de tarification typiques pour les logiciels événementiels, comparés
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Modèles de tarification typiques pour les logiciels événementiels, comparés

Les logiciels événementiels sont proposés selon au moins quatre modèles de tarification différents, et les fournisseurs indiquent rarement celui qui est appliqué. Le coût d'un même événement peut varier considérablement selon le modèle choisi, et le tarif le plus bas annoncé correspond souvent au coût final le plus élevé. Voici les différents modèles que vous rencontrerez, leur impact sur votre budget et comment analyser un devis avant de le signer. Avant même de lire un devis, notez deux chiffres : le nombre de participants attendus et le prix moyen de vos billets. Ces chiffres déterminent le modèle tarifaire le plus adapté, et un vendeur ne peut pas les manipuler. Abordez chaque discussion sur les prix en ayant vos propres données en main : la comparaison ne sera plus un argumentaire de vente, mais un simple calcul que vous maîtrisez. Par billet ou par inscription Vous payez des frais pour chaque personne inscrite, soit un montant fixe, soit un pourcentage du prix du billet. Cela paraît peu coûteux pour un petit événement, mais devient vite onéreux à grande échelle. Vendez 2,000 billets et ces faibles frais par billet engendrent une longue file d'attente. Méfiez-vous des événements gratuits qui appliquent le même principe : les frais ne sont alors pas dissimulés derrière le prix du billet. Frais de plateforme fixes Vous payez un prix unique pour l'événement ou un abonnement, quel que soit le nombre d'inscrits. Ce système est avantageux pour les événements à forte participation : le coût par participant diminue à mesure que le nombre de participants augmente. Il est plus facile de budgétiser car vous connaissez le nombre de places disponibles avant même de vendre les billets. La question à se poser est : qu'est-ce qui est inclus dans ce forfait et qu'est-ce qui n'en fait pas partie ? Freemium Il existe une formule gratuite avec des plafonds, et des formules payantes qui les lèvent. La formule gratuite convient pour un petit événement interne. Elle limite généralement le nombre d'invités, affiche le nom du prestataire sur la page, ralentit les paiements et réduit le support. Lisez attentivement les plafonds et les limitations, car la formule gratuite s'arrête souvent là où un véritable événement commence. Les modules complémentaires qui se placent au-dessus de chaque modèle Traitement des paiements : un pourcentage distinct sur les billets payants Badges et impression sur place, souvent par badge plus matériel Une application mobile de marque et un site web événementiel personnalisé Le matériel d'enregistrement et le personnel nécessaire à son fonctionnement Comment comparer honnêtement deux devis Présentez les deux devis sur les mêmes quatre lignes : frais de plateforme ou par billet, traitement des paiements, options et assistance. Comparez-les à votre nombre réel de participants attendus, et non à un chiffre rond. Un modèle de tarification par billet peut être plus avantageux qu'un forfait pour un événement de 100 personnes, mais fortement désavantageux pour un événement de 2,000 personnes. Le modèle le plus adapté dépend de la taille de votre événement, et non de l'apparence du support de communication. Choisissez le modèle adapté à votre événement. Il n'existe pas de modèle idéal, seulement celui qui convient le mieux à votre événement. Une petite conférence payante de 150 participants peut être rentable avec une tarification à l'unité, car le coût total reste faible. En revanche, un grand événement gratuit réservé à ses membres est pénalisé par cette tarification et se prête mieux à un forfait, où 5,000 participants coûtent le même prix que 500 La taille et le prix des billets sont déterminants ; il est donc essentiel d'effectuer vos propres calculs avant de vous fier à un titre. Attention au seuil de rentabilité ! Une tarification par billet avantageuse pour 200 invités peut s'avérer très désavantageuse pour 2,000 , car le prix par billet est proportionnel au nombre d'invités, contrairement au forfait. Identifiez le seuil de participation où les deux options se rejoignent, puis déterminez de quel côté se situe votre événement. Ce simple calcul est plus instructif que n'importe quel comparateur de prestataires et ne prend que cinq minutes avec un tableur. Nous proposons un tarif forfaitaire pour Diggri par événement, incluant l'inscription, la fiche invité, l'arrivée et le tableau de bord en direct. Les options et le traitement des paiements sont clairement indiqués avant tout engagement. Quel que soit le prestataire choisi, exigez une description détaillée de tous les éléments. Un prix juste est celui dont vous avez une vision complète avant de signer.

Par The diggri Team
Une alternative plus flexible aux grands outils de billetterie, pour les événements gérés.
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Une alternative plus flexible aux grands outils de billetterie, pour les événements gérés.

Les grandes plateformes de billetterie sont conçues pour une seule chose : vendre un grand nombre de billets au public et laisser faire l’organisation. Elles le font très bien. Un événement géré, c’est une autre histoire. Conférence, gala, sommet ministériel, AGM : ces événements impliquent la gestion des listes d’invités, des badges, du protocole et de l’accès, et pas seulement la billetterie. Pour ces occasions, un outil de billetterie généraliste vous laisse gérer manuellement les aspects les plus complexes. Là où s'arrêtent les outils de billetterie classiques La billetterie grand public excelle dans la vente, mais déplore une gestion lamentable. Elle considère chaque acheteur comme une simple transaction anonyme. Elle gère rarement les protocoles VIP , les badges de sécurité, les points d'impression sur place, l'accompagnement bilingue des invités ou la visibilité en direct de la salle. Pour un concert public, cela convient. Pour un événement géré, cela signifie exporter les données vers des tableurs et tout assembler soi-même. Un événement réussi a besoin des invités, pas seulement des ventes. Lors d'un événement organisé, la liste des invités est un atout précieux. Il est essentiel de connaître l'identité des participants, leur niveau hiérarchique, leurs restrictions alimentaires, leur accès, et de savoir s'ils sont intervenants ou invités par un sponsor. Ces informations doivent figurer dans un seul et même dossier qui suit l'invité de l'invitation à l'entrée, en passant par son badge. Un outil axé sur les transactions peine à gérer ces données. Un outil centré sur l'invité, en revanche, les intègre automatiquement. À quoi ressemble la flexibilité en pratique Listes d'invités sur invitation uniquement et à plusieurs niveaux, et non pas une simple vente de billets en libre accès. Les flux VIP et les protocoles sont signalés au guichet des badges. Badges conformes aux normes de sécurité imprimés sur place à partir de la liste en vigueur Un tableau de bord interactif pour la salle, et pas seulement un rapport de ventes Conçu pour la région dans laquelle vous évoluez L'organisation d'événements GCC présente des exigences auxquelles les outils internationaux n'ont jamais été conçus : communication en arabe et en anglais tout au long du parcours, paiements en riyals, badges conformes aux exigences de sécurité des lieux et protocole spécifique pour les invités de marque. Une plateforme conçue spécifiquement pour répondre à ces besoins les intègre naturellement au processus, plutôt que de les gérer comme une solution de contournement supplémentaire. Utilisez l'outil approprié pour l'événement Si vous vendez 10,000 billets d'entrée générale au grand public, une plateforme grand public fera parfaitement l'affaire. En revanche, si vous organisez un événement encadré où la liste des invités, les badges et l'accès déterminent le bon déroulement de la journée, il vous faut une plateforme conçue spécifiquement pour cela. Diggri est pensé pour l'événement encadré, les invités et l'organisation de l'événement, et pas seulement pour la vente. La passation de pouvoir qui n'aura jamais lieu. Avec un outil de billetterie généraliste, la vente se termine dans un système, tandis que l'organisation de l'événement commence dans un autre. Une personne exporte les acheteurs, nettoie la liste, crée les données des invités nécessaires à l'accueil, puis les recrée en cas de modifications de dernière minute. Chaque transfert représente un risque d'oubli ou de perte d'un billet VIP . Ce travail reste invisible jusqu'à ce qu'un nom manque à l'appel et qu'un invité important attende. Une plateforme conçue pour la gestion d'événements élimine les transferts de dossiers. Le même enregistrement ayant servi à la réservation transmet directement au point d'accueil et à l'entrée les informations relatives au statut de l'invité, son niveau d'accès, ses restrictions alimentaires et le protocole. Aucune saisie n'est effectuée, garantissant ainsi une continuité totale des informations entre la réservation et l'arrivée. C'est cette flexibilité qui fait la différence : non pas une multiplication des options de paiement, mais un enregistrement unique et continu de l'invitation à l'arrivée. Choisissez l'outil adapté à la tâche. La flexibilité dont vous avez besoin ne se trouve pas au moment du paiement, mais dans tout ce qui se passe après l'achat du billet.

Par The diggri Team
Gérez un site web événementiel personnalisé sans développeur.
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Gérez un site web événementiel personnalisé sans développeur.

Le site web de l'événement est généralement la première chose que les invités voient et la dernière chose sur laquelle les équipes ont le temps de travailler. Résultat : un formulaire générique hébergé avec le logo d'une autre entreprise, ou un projet qui attend deux semaines qu'un développeur soit pris par d'autres tâches. Vous pouvez créer un site web personnalisé, à votre image, que vous développez et modifiez vous-même, et qui permet une inscription directe. Le site web joue un rôle crucial avant même l'inscription des invités : il détermine s'ils font suffisamment confiance à l'événement pour laisser leurs coordonnées. Une page claire, personnalisée à l'image de la marque, bilingue et rapide sur mobile inspire confiance. Un formulaire générique hébergé sur un serveur et portant le logo d'une autre entreprise la perd. Le site n'est pas un simple élément décoratif ; il constitue la première étape de conversion du parcours client, et un site de mauvaise qualité vous fait perdre des invités pour lesquels vous avez déjà investi. Votre marque, pas un tampon standardisé Un site web événementiel personnalisé arbore votre nom, vos couleurs, votre logo et l'esthétique que le sponsor s'attend à voir associée à sa marque. Les invités arrivent sur un site qui reflète l'image de votre événement, et non sur une page d'inscription générique. Cette première impression est déterminante pour la suite. Construisez-le et modifiez-le vous-même L'agenda, les intervenants, le lieu, les sponsors et le formulaire d'inscription sont tous mis en ligne automatiquement. Lorsqu'un intervenant confirme sa présence le jeudi, la personne qui a reçu l'e-mail l'ajoute en quelques minutes, sans intervention d'un développeur ni attente. Le site reste ainsi à jour en même temps que l'événement, au lieu d'avoir une semaine de retard. Le site et l'inscription sont une chose. Le formulaire d'inscription n'est pas un outil ajouté à la page. Il fait partie intégrante du site et est enregistré dans la même fiche client que celle utilisée pour l'enregistrement et la délivrance des badges. Un client s'inscrit sur votre site et figure déjà dans la liste des personnes autorisées à accéder au site. Aucune redirection vers une page de paiement tierce ne vient perturber l'interface et risquer de faire perdre des utilisateurs en cours d'inscription. Conçu pour un public GCC Arabe et anglais, y compris une mise en page de droite à gauche correctement réalisée Paiements en riyals qataris sur votre propre page, pas de paiement à l'étranger Rapidement sur un téléphone, là où la plupart de vos invités l'ouvriront Un lien simple que vous pouvez partager sur les réseaux sociaux et dans l'invitation. Un seul site, tout le voyage qui se cache derrière. Comme le site web repose sur la même plateforme que l'inscription, les paiements, les badges, l'application et l'enregistrement, toutes les actions effectuées par un participant sur le site sont automatiquement reportées au jour de l'événement. Il s'inscrit sur le site, obtient son badge QR et son accès à l'application, et franchit les portes avec les mêmes informations. Le site web est la vitrine de l'événement, et non un projet distinct que vous gérez en parallèle. Mettez-le à jour pendant que l'événement est en vente. Un site web événementiel n'est jamais vraiment terminé au moment de son lancement. Les intervenants confirment leur présence, les sponsors signent, une session affiche complet, le programme se précise au fil des semaines. Lorsqu'on peut modifier soi-même le site en direct, chaque modification est publiée le jour même, si bien que la page consultée par un visiteur le vendredi est plus complète que celle du lundi. Un site qui nécessite l'intervention d'un développeur pour chaque modification se bloque le jour du lancement et devient obsolète alors même que la billetterie est encore en cours. Les billets complets ont aussi leur importance. Le même site qui affiche le programme peut fermer une catégorie de billets dès qu'elle est complète et ouvrir une liste d'attente, sans intervention d'un développeur ni survente. La page reste transparente sur les places disponibles, ce qui vous évite la situation délicate du matin où une personne arrive avec un billet pour une session complète. Vous n'avez pas besoin d'un développeur pour avoir un site événementiel dont vous serez fier. Créez-le, personnalisez-le, modifiez-le vous-même et intégrez-le directement au système qui gère le reste de votre journée.

Par The diggri Team
Gestion d'événements en direct : savoir ce qui se passe en temps réel.
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Gestion d'événements en direct : savoir ce qui se passe en temps réel.

La plupart des organisateurs découvrent le déroulement de leur événement le lendemain, une fois les tableaux de données compilés. Il s'agit alors d'une analyse a posteriori. L'information nécessaire arrive trop tard pour agir. L'intérêt de la gestion opérationnelle en direct est simple : savoir ce qui se passe tant qu'il est encore possible d'intervenir. Voici ce que vous devriez pouvoir voir à tout moment pendant un événement, et pourquoi chaque chiffre mérite sa place à l'écran. Arrivées contre les prévisions Vous avez confirmé un nombre de participants. Combien se sont réellement présentés ? Ce simple ratio est plus révélateur que tout autre indicateur. Si vous avez confirmé la présence de 800 personnes et que 400 personnes sont présentes au moment où la conférence commence, un taux d'absentéisme élevé se dessine. Vous pouvez alors décider de maintenir l'accès à la salle, de libérer des places sur liste d'attente ou de modifier l'horaire. Suivre l'évolution des arrivées en temps réel transforme une supposition en décision. Où se situe la file d'attente, avant qu'elle ne devienne une plainte ? Le taux d'enregistrement par caisse vous indique où affecter votre personnel. Si la caisse numéro trois scanne deux fois moins vite que les autres, c'est qu'il y a un problème : une imprimante bloquée, un employé désorienté, ou un afflux de clients sans réservation. Vous pouvez le constater et le résoudre en deux minutes, au lieu d'entendre parler de la file d'attente par un sponsor mécontent une heure plus tard. Qui n'est pas encore arrivé ? Lors d'un événement protocolaire, la liste des absents est aussi importante que celle des participants. Si une VIP attendue ne s'est pas présentée vingt minutes avant son entrée en scène, il est impératif de passer un coup de fil immédiatement, et non de constater l'absence en direct dans le programme. La même réponse s'impose au sponsor qui demande combien de ses invités se sont présentés. Vous pouvez le lui dire pendant l'événement, pas la semaine prochaine. Une seule source de vérité, de nombreux yeux Lors d'un événement en direct, plusieurs personnes ont besoin de la même image simultanément : Le responsable de la porte surveillait le rythme des enregistrements et la file d'attente. Le responsable de l'événement, qui vérifie le nombre total d'arrivées par rapport au plan. Le responsable du protocole, qui surveille la liste VIP . Le client ou le sponsor, qui souhaite simplement un chiffre auquel il peut se fier. Si chacun interroge une personne différente et obtient une réponse différente, il ne s'agit plus d'une gestion centralisée des événements. On se retrouve avec quatre versions de la vérité. Un affichage partagé en direct met fin à la discussion, car tous les participants consultent le même écran. On ne peut pas maîtriser ce que l'on découvre sur l'avenir. Les opérations en direct visent à réduire cet écart à néant. Des chiffres en direct au rapport final Les données que vous consultez pendant l'événement sont les mêmes que celles utilisées pour rédiger votre rapport. Il s'agit du nombre total d'arrivées, du taux d'absentéisme, des heures de pointe d'enregistrement, du nombre de participants sans inscription préalable et des inscriptions préalables, ainsi que de la fréquentation par catégorie et par sponsor. Si ces chiffres sont exacts en temps réel, le rapport est établi dès la fin de l'événement, et non pas compilé manuellement à partir des relevés des scanners et des notes d'entrée une semaine plus tard. Sur ce marché, les clients exigent ce rapport, et ils le veulent rapidement. Un rapport de synthèse impeccable est souvent ce qui vous permettra de décrocher le prochain événement. Ce que Diggri vous montre la nuit Diggri offre à l'équipe une vue en temps réel de l'affluence : confirmations et arrivées, taux d'enregistrement, entrées sans réservation et mise à jour de la liste VIP au fur et à mesure que les invités scannent leur carte. Tous les membres de l'équipe consultent le même écran, ce qui permet de prendre des décisions basées sur des données concrètes et non sur des suppositions. À la fermeture des portes, le rapport est déjà généré à partir des mêmes données que celles suivies tout au long de la soirée. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l'événement et éviter de le reconstituer a posteriori.

Par The diggri Team
Pourquoi votre événement a besoin d'une application mobile personnalisée, et non d'un programme PDF
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Pourquoi votre événement a besoin d'une application mobile personnalisée, et non d'un programme PDF

L'agenda PDF est une pratique obsolète. Vous l'envoyez par courriel la veille au soir, une session est déplacée à 9 h, et voilà que 800 personnes se retrouvent avec un programme erroné. Impossible de le retrouver dans leur boîte de réception, il ne s'affiche pas correctement sur leur téléphone, et vous, impossible de le corriger. Une application événementielle personnalisée résout le problème qu'un PDF n'a jamais pu résoudre : il se modifie après son envoi. Imaginez le moment où le PDF plante : 8:55 , changement de salle, huit cents personnes se trompent de couloir. Impossible de les joindre avec un document envoyé par e-mail la veille. Ce simple incident justifie à lui seul l’utilisation de l’application ; toutes ses autres fonctionnalités ne sont que du bonus. Modifiez l'ordre du jour après que les invités l'aient fait. Un intervenant est en retard. Une salle est changée. Une session s'éternise. Dans une application, vous mettez à jour l'agenda une seule fois et chaque participant voit instantanément la nouvelle version, avec une notification si nécessaire. Le PDF ne peut pas faire cela. La raison principale ? Il se bloque dès qu'on clique sur « Envoyer », alors que les événements continuent de défiler. L'invité compose sa propre journée Avec des sessions parallèles, aucun programme papier ne convient à tout le monde. Dans l'application, chaque participant choisit les sessions qui l'intéressent, consulte son programme personnalisé et reçoit un rappel avant chaque session. Il peut se repérer sur le lieu de l'événement grâce à un plan, trouver la biographie d'un intervenant et contacter l'organisateur sans avoir à chercher son adresse e-mail. Il porte le reste de l'événement Le code QR du client pour l'enregistrement, dans la même application Notifications en direct pour les changements de salle, les retards et les annonces Profils des intervenants, pages des sponsors et plan du lieu L'arabe et l'anglais, au choix du client. Personnalisé à l'image de votre événement, et non pas une coquille vide. Une application personnalisée arbore le nom, les couleurs et l'identité de votre événement, permettant ainsi au logo d'un sponsor de s'intégrer harmonieusement. À l'inverse, une application générique, sans logo et avec une marque tierce, donne l'impression à vos invités et sponsors d'avoir été conçue à la va-vite. L'application étant souvent le principal point de contact d'un invité avec votre événement, elle doit refléter votre professionnalisme. Cela alimente vos données. L'application étant associée à la même fiche participant que l'inscription, les actions des participants sont prises en compte : quelles sessions ont affiché complet, quelles pages des sponsors ont été consultées, qui a réellement participé à quoi. Ainsi, l'application, d'abord pratique, devient une source précieuse de données que vos sponsors et votre conseil d'administration vous demanderont après l'événement. Rejoignez la salle en milieu de session Une fois vos invités à l'intérieur, l'application est votre seul moyen de communication direct avec eux tous simultanément. Une conférence dure vingt minutes, le déjeuner est déplacé, une session parallèle change de salle. Une notification push parvient à chaque téléphone en quelques secondes, dans la langue de l'invité, sans que personne n'ait à crier pour se faire entendre ni à afficher une pancarte. Le PDF ne peut plus être partagé après son envoi, précisément au moment où vous en avez le plus besoin. Ce système fonctionne dans les deux sens. Les participants peuvent envoyer un message à l'organisateur pour poser une question, évaluer une session ou signaler un problème depuis leur place, et votre équipe en prend connaissance à temps pour intervenir. L'événement devient ainsi un dialogue que vous pouvez orienter, et non plus un programme figé. Pour un public bilingue GCC , chaque message est diffusé en arabe et en anglais sans que vous ayez à l'envoyer deux fois. Un PDF informe les invités du programme. Une application leur permet de suivre le déroulement en direct. Pour tout événement comportant des sessions parallèles ou susceptible d'évoluer (et c'est le cas pour tous les événements), l'application est indispensable pour que huit cents personnes restent informées simultanément.

Par The diggri Team
Badges approuvés MOI et impression sur place : le guide des événements du Golfe
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Badges approuvés MOI et impression sur place : le guide des événements du Golfe

Organisez un événement, quelle que soit son envergure, au Qatar et le badge ne se limite plus à une simple étiquette nominative. Dans les lieux gouvernementaux, pour les invités ministériels et sur les sites sécurisés, le badge sert de justificatif d'identité que l'équipe de sécurité vérifie sur une liste approuvée. Une procédure de badgeage mal gérée peut contraindre votre VIP à patienter à une barrière. Voici comment fonctionnent concrètement les badges et l'impression sur site pour un événement dans le Golfe, et les fonctionnalités que la plateforme sous-jacente doit prendre en charge. Le badge est un document de sécurité Dans un lieu sécurisé MOI , les badges respectent un format validé par les autorités : champs obligatoires, photo si nécessaire, zone ou niveau d'accès clairement indiqué et code de vérification à l'entrée. Le design n'est pas un choix de branding à faire le soir même. Il s'agit d'une approbation préalable, et chaque badge imprimé doit y correspondre exactement. Imprimer sur place, à partir de la liste en direct L'impression préalable de badges s'avère problématique dès qu'un nom est mal orthographié, qu'un VIP est ajouté tardivement ou qu'une délégation s'agrandit de six personnes. L'impression sur place résout ce problème : le badge est imprimé à partir de la fiche invité la plus récente à l'accueil, affichant ainsi le nom correct, le niveau d'accès approprié et les dernières modifications. Un invité ajouté il y a une heure reçoit un badge conforme en moins d'une minute. Niveaux d'accès imprimés et appliqués Les zones indiquées sur le badge correspondent aux autorisations accordées au visiteur, rien de plus. Les itinéraires VIP et protocolaires sont signalés afin que le personnel accompagne les personnes concernées. Un badge bilingue arabe et anglais pour une liste d'invités Un code vérifiable permettant à la porte de confirmer l'authenticité du badge. Protocole que vous ne pouvez pas improviser Les événements du Conseil de coopération GCC sont soumis à un protocole strict. Un ministre, un membre de la famille régnante ou une délégation étrangère s'attend à être accueilli et escorté sans avoir à faire la queue. Son dossier doit indiquer le niveau de protocole requis afin que le service des badges et l'entrée puissent l'orienter vers un accès prioritaire. Rien de tout cela ne peut être organisé sur le moment. Un record derrière chaque badge Le badge, la liste de sécurité et le scan d'enregistrement utilisent tous la même fiche client. Lorsque cette fiche est mise à jour, le badge imprimé suivant est déjà correct et le portique reçoit les mêmes données que celles affichées sur le badge. C'est pourquoi, avec trois systèmes distincts pour l'authentification, la sécurité et l'enregistrement, un VIP peut se retrouver bloqué à un contrôle d'accès avec un badge non scannable. Aménagez le bureau des badges comme un point de contrôle. Considérez l'impression sur place comme un poste de travail, et non comme une simple imprimante isolée. Placez-la avant le contrôle de sécurité afin que le client récupère un badge conforme, puis règle son ticket. Prévoyez un stock suffisant pour les clients sans réservation et les arrivées de dernière minute, et assurez-vous qu'un membre du personnel puisse réimprimer en moins d'une minute un badge endommagé ou comportant une faute d'orthographe. Un blocage à ce niveau peut engorger toute l'entrée. Pour une délégation, préparez les badges à l'avance en fonction de la liste des personnes autorisées afin qu'ils arrivent avec une pile prête à l'emploi, et non une file d'attente. L'intérêt d'imprimer à partir de la liste en temps réel est d'accélérer le processus sans compromettre la conformité ; ainsi, un invité ajouté le matin même sera authentifié aussi rapidement qu'une personne autorisée une semaine auparavant. L'équipe de sécurité constate le même niveau d'accès que celui indiqué sur le badge, et aucun problème n'est rencontré au niveau du contrôle d'accès. Pour un événement dans le Golfe, considérez la gestion des badges comme une simple formalité de conformité, et non comme une impression. Validez le format en amont, imprimez-les sur place à partir de la liste en vigueur et conservez un seul exemplaire après le contrôle d'accès, le contrôle de sécurité et l'entrée.

Par The diggri Team
Gestion de la liste des invités pour un événement GCC avec VIP .
Guest Management

Gestion de la liste des invités pour un événement GCC avec VIP .

Organiser une conférence ouverte à tous et un gala formel, c'est deux choses bien différentes. L'une vise à assurer un flux constant de participants. L'autre consiste à faire entrer un petit nombre de personnes importantes dans le bon ordre, devant les bonnes personnes, sans que personne n'attende inutilement. Si l'on se trompe sur le second point, c'est que la mauvaise personne en est informée. Gérer une liste d'invités composée en grande partie VIP dans la région se résume à quelques éléments que la plupart des outils ignorent. Les niveaux ne sont pas un simple plus. Votre liste d'invités n'est pas unique. Elle comprend l'entrée générale, la presse, les sponsors, les VIP et une liste restreinte d'invités dont l'arrivée influence le fonctionnement de la salle. Chaque catégorie bénéficie d'une invitation différente, d'une entrée différente, parfois d'une file d'attente différente et d'une personne responsable. Si votre liste d'invités ne peut pas comporter plusieurs niveaux, vous finissez par gérer le niveau supérieur dans un tableur privé et séparé, invisible à l'entrée. Or, c'est précisément cette liste que vous devez absolument avoir sous les yeux le jour J. Les invités supplémentaires, les délégations et le problème du 12 Dans les GCC une seule invitation désigne souvent une délégation. La liste comprend généralement le responsable, ses assistants, le service de sécurité et un photographe. Votre liste doit inclure ce groupe afin que, lors de l'enregistrement du responsable, le personnel sache combien de personnes l'accompagnent et qui est attendu. Considérez la délégation comme un seul document avec des membres nommés, et non comme douze inscriptions distinctes. Sinon, le personnel effectue des calculs inutiles pendant qu'un ministre attend. Assurez-vous que les noms soient corrects dans les deux scripts. Le nom a son importance. Une faute d'orthographe sur le badge remis à un invité de marque est loin d'être anodine. Reproduisez fidèlement le nom tel que l'invité souhaite qu'il apparaisse, en arabe et en anglais. Les titres et les marques de respect font partie intégrante du nom et ne sont pas de simples ornements. Le badge et le message de bienvenue doivent correspondre aux attentes de la personne. Décider qui approuve Les listes de personnes de haut niveau ne sont pas ouvertes à tous. Chaque nom est vérifié. L'approbation est intégrée au processus : une demande est soumise, examinée par la personne compétente, et ce n'est qu'après cette vérification que l'invité est confirmé et reçoit un billet. Il ne s'agit pas de bureaucratie, mais du moyen de garantir que la liste ne comprenne que les personnes qui devraient réellement être présentes. Une approbation claire permet également de régler la question que chaque bureau finit par se poser : cette personne est-elle réellement censée être ici ? La liste du jour J est la seule qui compte. À la porte, l'équipe doit voir, en quelques secondes : Qui est cet invité et à quel niveau il appartient ? Avec qui arrivent-ils, et combien ? Note relative au protocole : accompagnement, placement, personne qui les accueille. S'ils sont déjà arrivés. Si cette information est dispersée à trois endroits, l'accès est lent et le protocole est rompu. Une seule liste, visible par le personnel d'accueil, est mise à jour en temps réel à l'arrivée des visiteurs. La liste des invités est un engagement quant au traitement réservé à chacun. Conservez-la au même endroit, sinon vous ne pourrez pas tenir votre promesse. Gardez le contrôle jusqu'à la dernière minute Les listes VIP sont sujettes à des modifications de dernière minute. Un nom est ajouté le matin même. La délégation s'agrandit. Une personne importante annule sa participation et une autre, encore plus importante, prend sa place. Vous devez effectuer ces modifications vous-même, instantanément, et qu'elles soient prises en compte à l'entrée sans avoir à réimprimer ni à resynchroniser manuellement. Comment Diggri gère cela Diggri centralise la liste complète des invités, avec leurs catégories, délégations, accompagnateurs et noms bilingues, dans une seule fiche par invité. L'approbation est intégrée à l'inscription, les notes protocolaires s'affichent au scan et les modifications effectuées quelques minutes avant l'ouverture des portes sont visibles en temps réel à l'accueil. L'équipe à l'entrée ne voit qu'une seule liste, la vraie, ce qui permet à chacun de circuler correctement sans avoir à consulter un tableur privé.

Par The diggri Team
Inscription à prix abordable pour les événements des organismes sans but lucratif et des associations
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Inscription à prix abordable pour les événements des organismes sans but lucratif et des associations

Les associations et les organismes sans but lucratif organisent des événements concrets avec des budgets qui ne leur permettent pas d'acquérir des logiciels professionnels. AGM annuelle, gala de collecte de fonds, congrès régional d'un organisme professionnel : chaque événement nécessite des inscriptions, une liste d'invités et un système de billetterie, sans que des frais d'entrée ne grignotent discrètement les ressources de l'association. Ici, « abordable » ne signifie pas « au rabais ». Cela signifie que le coût est juste et que l'outil remplit parfaitement sa fonction. Partons d'une contrainte commune à toutes les organisations à but non lucratif : les fonds collectés doivent impérativement servir la cause, et non financer le logiciel. Cette règle fondamentale influence considérablement le choix d'un outil. Frais d'entrée pour un événement gratuit réservé aux membres, versement différé d'un mois, prestataire externe de badges avec son propre contrat : autant d'éléments qui grignotent discrètement le budget. La plateforme idéale est celle qui permet de suivre précisément l'utilisation de chaque riyal et où quasiment rien n'est investi dans l'outil lui-même. Billets gratuits ou à prix réduit sans pénalité De nombreuses plateformes facturent les mêmes frais d'inscription, que le billet coûte 500 riyals ou soit gratuit. Pour un événement gratuit réservé aux membres et comptant 2,000 inscriptions, ces frais représentent une perte sèche. Privilégiez les plateformes qui n'appliquent pas de taxe sur les inscriptions gratuites, afin qu'un événement communautaire à succès ne se transforme pas en facture. Des enregistrements de membres qui ont déjà du sens La survie d'une association dépend de sa liste de membres. L'inscription devrait permettre d'importer les membres, de reconnaître ceux qui reviennent et de centraliser leurs informations et leur historique d'inscription à tous les événements. Une personne ayant participé à la conférence de l'année dernière ne devrait pas avoir à tout ressaisir pour s'inscrire à celle de cette année, et votre équipe devrait pouvoir consulter la liste complète de ses participants en un coup d'œil. Une porte que les bénévoles peuvent gérer Les galas et les assemblées générales sont souvent assurés par des bénévoles, et non par des professionnels. L'enregistrement QR sur téléphone est une opération qu'un bénévole peut effectuer facilement après une formation de trente secondes. Il suffit de scanner le badge, de saluer le membre, et le tour est joué. Le comptage en temps réel permet à l'organisateur de suivre le remplissage de la salle sans avoir à compter les personnes. Les choses qui protègent un budget serré Pas de frais par billet pour les événements gratuits et réservés aux membres Une seule plateforme au lieu d'outils séparés auxquels s'abonner Pages bilingues pour une adhésion en arabe et en anglais Les badges ne sont imprimés que lorsqu'un événement le nécessite, et non par défaut. Le signalement de votre conseil d'administration sera effectivement lu Un conseil d'administration souhaite connaître la fréquentation, le taux de participation par rapport aux objectifs et le coût de chaque événement. Un seul enregistrement par participant permet d'obtenir des chiffres précis, sans qu'un bénévole ait à compiler des tableaux Excel la semaine suivante. Vous communiquez ainsi le chiffre exact et vous pouvez retracer l'utilisation de chaque riyal du budget alloué aux événements. Dons et billets en un seul flux Un gala de bienfaisance permet à la fois l'inscription et le don. L'invité réserve une place, puis fait un don ou achète une table ; ces deux opérations doivent figurer sur un seul reçu. Répartir les billets et les dons entre deux outils implique un rapprochement manuel ultérieur et des remerciements à effectuer à partir d'une liste qui ne correspond pas à celle du compte bancaire. En centralisant ces informations, la tâche du bénévole en charge des finances se résume à un simple coup d'œil. Cela permet aussi de cibler les demandes. En ayant accès à la liste des participants de l'année précédente, des donateurs et du montant de leurs contributions, l'invitation de cette année est personnalisée et non impersonnelle. Ces mêmes informations permettent de savoir qui remercier et qui inviter à nouveau, ce qui, pour la plupart des associations, fait toute la différence entre une année de stagnation et une année de croissance. Pour une association ou un organisme sans but lucratif, un outil d'inscription adapté respecte sa mission : il garantit des coûts transparents, permet aux bénévoles de gérer l'événement et fournit au conseil d'administration des données fiables. C'est un outil abordable, à la hauteur de ses atouts.

Par The diggri Team
La meilleure plateforme d'inscription aux événements pour les conférences des petites entreprises
Event Registration

La meilleure plateforme d'inscription aux événements pour les conférences des petites entreprises

Organiser une conférence de 200 à 500 personnes avec une petite équipe représente un défi de taille. Vous ne disposez pas d'un service événementiel dédié. Ce sont toujours les mêmes deux personnes qui gèrent le site web, la billetterie, les badges et l'accueil. Une bonne plateforme d'inscription ne se contente pas de vendre des billets. Elle permet à une petite équipe d'organiser un événement qui a l'allure d'un grand rassemblement, sans avoir à recruter de personnel supplémentaire. Pour une petite équipe, la ressource la plus précieuse est l'attention, pas l'argent. Chaque outil supplémentaire représente un identifiant de connexion à retenir, une facture à approuver, et un risque accru de perdre la trace d'un invité la semaine précédant l'événement. Réduire le nombre d'abonnements de cinq à un seul permet non seulement de faire des économies, mais aussi de libérer le temps précieux que les deux organisateurs auraient consacré à la configuration des outils. Ce temps est alors réinvesti dans l'événement lui-même, et c'est là que cet investissement porte ses fruits. Installation sans développeur Vous devriez pouvoir créer la page d'inscription, ajouter les différents types de billets et publier un site événementiel impeccable en un après-midi, sans coder ni passer par une agence. Si le service marketing souhaite ajouter une nouvelle session le mardi, c'est la personne qui connaît l'événement qui effectue la modification, et non un prestataire que vous devez briefer et attendre. Un seul outil au lieu de cinq abonnements Les petites équipes gaspillent des ressources financières considérables en multipliant les outils : un service pour le formulaire, un autre pour les paiements, un troisième pour les badges, un quatrième pour l'application. Chaque outil sert à la fois de connexion, de facturation et de point de dispersion des données. Une plateforme centralisant l'inscription, le paiement, les badges, l'application et l'enregistrement sur une seule fiche client permet de réduire les coûts et les risques d'erreurs. Une porte que deux personnes peuvent parcourir Le matin, votre équipe d'accueil sera peut-être composée des deux mêmes personnes qui ont construit le site. Grâce à la lecture QR sur quelques téléphones, ils pourront gérer l'arrivée de 400 personnes sans personnel temporaire. Le tableau de bord en temps réel leur indique quelle porte est occupée afin qu'ils puissent s'y rendre. Pas de bloc-notes, pas de panique. Ça a l'air d'un événement plus important qu'il ne l'est. Un site web événementiel et une page d'inscription personnalisés, et non un formulaire générique hébergé Des badges imprimés qui font professionnel sur le bureau Un agenda mobile que les invités ouvrent au lieu d'un PDF qu'ils perdent. Pages bilingues pour un public GCC sans configuration supplémentaire Prix adapté à votre taille réelle Une petite conférence ne peut pas absorber les tarifs entreprises ni des frais par billet dégressifs. Demandez un devis unique pour votre événement, avec les frais de traitement des paiements clairement indiqués en haut pour les billets payants. Vous devez connaître le coût total avant de vendre le premier billet, et non le découvrir sur une facture après coup. Évoluer sans changer d'outils La conférence de cette année, qui accueille 300 participants, en accueillera 700 l'année prochaine. Une plateforme adaptée uniquement à une petite taille implique une migration complexe dès que le nombre de participants augmente : nouvel outil, nouvelle configuration, historique perdu, équipe devant tout réapprendre avant un événement d'envergure. Choisissez une plateforme qui fonctionne aussi bien pour 300 aujourd'hui que pour 700 demain, avec la même configuration et la conservation des données des participants. Les participants réguliers font partie intégrante de ce système. Grâce à la base de données des invités de l'année précédente, l'invitation de cette année est automatiquement envoyée à une liste de contacts qualifiés. Les inscriptions répétées se font en un clic, et vous pouvez indiquer précisément aux sponsors qui sont revenus. Une petite équipe ne peut se permettre de reconstituer son audience chaque année ; l'outil doit donc la conserver et la restituer lors de l'ouverture du prochain événement. Pour une conférence de petites entreprises, la meilleure plateforme est celle qui permet à une petite équipe de se surpasser : la construire elle-même, gérer l'accueil elle-même et donner l'impression qu'un département entier était derrière tout ça.

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Inscription aux événements virtuels et hybrides : ce à quoi il faut faire attention
Event Registration

Inscription aux événements virtuels et hybrides : ce à quoi il faut faire attention

Les événements hybrides sollicitent un seul système d'inscription pour deux tâches simultanées. Certains participants se connectent depuis un ordinateur portable situé dans une autre ville, tandis que d'autres se présentent physiquement à Doha. Si vous gérez ces deux cas comme deux événements distincts avec deux inscriptions séparées, vous vous retrouvez avec deux listes d'invités, deux séries de chiffres et aucune visibilité claire sur les personnes réellement présentes. Optez pour un système d'inscription qui centralise les informations des deux publics. Considérez les deux publics comme un seul événement avec deux entrées distinctes, et non comme deux événements portant le même nom. Dès lors que vous les séparez en utilisant des outils différents, vous gérez deux événements avec une équipe réduite de moitié pour chacun, et les chiffres ne correspondent plus. L'objectif principal est simple : une inscription, deux modes d'accès, un seul rapport. Il est facile de le perdre de vue si vous laissez la partie en ligne évoluer vers une plateforme indépendante. Une seule inscription, deux façons d'assister Lors d'une inscription unique, l'invité doit choisir entre une inscription en présentiel et en ligne, et non pas avoir à sélectionner deux formulaires différents. Ce choix est enregistré dans son dossier. Les invités en présentiel reçoivent un code QR pour accéder à l'événement. Les invités en ligne reçoivent un lien de connexion. Le processus étant identique pour les deux groupes, ils apparaissent dans la même liste, avec les mêmes champs à remplir. Suivre les présences des deux côtés La présence physique est enregistrée par un contrôle d'identité à l'entrée. La présence en ligne correspond à la connexion à l'événement via la diffusion en direct. Un système hybride performant enregistre les deux types de présence pour chaque participant, permettant ainsi à votre rapport post-événement d'indiquer qui était présent, quel mode de participation et quelles sessions ont été visionnées. Les chiffres « inscrit » et « participant » sont différents, et les sponsors financent le second. L'agenda se trouve dans une seule application. Votre application mobile événementielle doit s'adresser aux deux publics. Le participant à distance sélectionne une session et accède au flux vidéo. Le participant présent physiquement sélectionne la même session et accède à la salle et à l'horaire. Même programme, mêmes notifications, mêmes mises à jour en cas de changement de programme, que le participant soit dans la salle ou confortablement installé chez lui. Des chiffres qui se maintiennent par la suite Inscriptions versus participation, ventilées par présence physique et en ligne Fréquentation au niveau de la session pour les deux salles et les flux Une seule exportation pour les sponsors, et non deux listes à fusionner manuellement. Les paiements, le cas échéant, ont été réglés de la même manière pour les deux types de billets. Pourquoi cette liste unique est si importante Si un format hybride échoue, c'est rarement à cause de la vidéo, mais plutôt à cause des données. Deux outils impliquent deux vérités, et au final, il est impossible de déterminer avec précision le nombre de participants. Un seul enregistrement par invité, indiquant son mode de participation et sa présence, permet d'obtenir un chiffre unique et fiable. C'est d'ailleurs tout l'intérêt d'un format hybride. Fuseaux horaires et fenêtre de connexion Un événement hybride, avec un public présentiel GCC accueille souvent des participants à distance d'Europe ou d'Asie, parfois à plusieurs heures de distance. L'inscription doit prendre en compte le mode de participation de chaque participant et envoyer le rappel approprié à l'heure locale, afin que le participant en ligne situé dans un autre fuseau horaire reçoive son lien de connexion au début de la session, et non en pleine nuit. Le participant présentiel, quant à lui, reçoit un rappel d'accès et un plan du lieu. Un petit détail, un grand impact sur le nombre de participants. Un invité à distance qui manque le lien parce que le rappel arrive à 3 h du matin est comptabilisé comme absent, et votre taux de participation hybride paraît inférieur à la réalité. Envoyez le bon message au bon endroit et la salle, physique et virtuelle, se remplira comme prévu. La plateforme devrait savoir qui est qui, puisque vous l'avez indiqué lors de l'inscription. Avant de vous engager dans un événement hybride, inscrivez un participant test en présentiel et un autre en ligne dans le même outil et suivez-les jusqu'à la fin. Si le rapport final affiche clairement les deux participations au même endroit, l'outil est prêt. Si vous fusionnez des feuilles de calcul, continuez vos recherches.

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Faites entrer chaque invité en moins de cinq secondes.
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Faites entrer chaque invité en moins de cinq secondes.

Les portes ouvrent à six heures. À six heures et quart, la file d'attente s'étend jusqu'au parking, trois employés sont absorbés par leur ordinateur portable et un sponsor s'interroge sur les raisons pour lesquelles son VIP patiente sous la pluie. L'enregistrement est le moment où un événement bien organisé se déroule sans accroc ou, au contraire, s'effondre sous les yeux de tous. La solution ne réside pas dans l'embauche de personnel supplémentaire. Il s'agit d'accélérer le processus de sélection et de préparer une liste avant l'arrivée de quiconque. Mesurer le nombre réel Cinq secondes par invité, ça paraît long, jusqu'à ce qu'on voie une organisation qui en prend trente. Quelqu'un cherche un nom dans un tableur, l'écrit de trois façons différentes, trouve un doublon, choisit le mauvais, puis coche une case sur une feuille de papier. Multipliez par quatre cents invités et vous avez perdu la première heure de votre événement. Le chiffre qui compte, c'est le temps d'attente par client à la minute de pointe, pas la moyenne. Prévoyez le pic d'affluence, car tout le monde arrive dans les quinze mêmes minutes. Numérisez, ne recherchez pas Un code QR sur le billet transforme l'enregistrement d'une simple recherche en une confirmation. Pointez l'appareil photo, la fiche du client s'affiche, vous l'enregistrez. Le scan effectue la recherche, évitant ainsi au personnel de saisir les noms pendant que la file d'attente se forme. Un bon flux de scan indique instantanément trois choses à la personne au bureau : Ce billet est-il valide et n'a-t-il pas déjà été utilisé ? Qui est-ce, et à quel niveau ou table appartient-il ? Dois-je faire quelque chose de particulier, comme remettre un badge spécifique ou escorter un VIP ? Si la réponse à l'une de ces questions nécessite un second examen, la porte ralentit. Affichez clairement l'information importante à l'écran, sans la dissimuler dans des notes. Détectez le scan en double Il arrive que des personnes se partagent leurs billets. Un client envoie le sien à un ami ; tous deux arrivent et scannent le même code. Le personnel d'accueil devrait détecter le second scan et le signaler clairement, sans accuser personne. Le fait qu'ils se soient déjà enregistrés à 6:04 suffit. L'employé décide de la marche à suivre ; le système empêche simplement deux personnes d'entrer avec le même billet. Travaillez hors ligne, car le lieu sera Les salles de bal, les halls d'exposition et les espaces sous chapiteau des hôtels ont tous un point commun : le Wi-Fi se coupe dès que quatre cents téléphones s'y connectent. L'enregistrement ne peut donc pas dépendre d'une connexion stable. La liste des invités est stockée sur l'appareil, les scans sont enregistrés localement et tout se synchronise dès que le signal est rétabli. Une porte qui cesse de fonctionner au moindre problème de réseau n'est pas une porte fiable. Imprimez le badge au guichet, pas la semaine précédente. Les badges pré-imprimés et classés par ordre alphabétique représentent un double coût : d’abord, l’impression de noms erronés, puis l’impossibilité de trouver le badge correspondant à une personne sans inscription. L’impression de badges à la demande lors de l’enregistrement garantit l’exactitude du badge, puisqu’il est imprimé à partir de l’enregistrement que vous venez de scanner. Personnes sans inscription, changements de nom et VIP de dernière minute obtiennent ainsi un badge propre en quelques secondes. Une file d'attente, c'est simplement une question à laquelle le guichet répond trop lentement. Rendez la réponse instantanée. Installez le bureau comme si vous y teniez vraiment. Le matériel entourant le scanner est aussi important que le scanner lui-même : Plus de voies que vous ne le pensez. Deux voies lentes valent mieux qu'une voie rapide. Une file VIP ou protocolaire séparée afin qu'une délégation ne fasse jamais la queue derrière le système d'admission générale. Un chargeur et une batterie pour chaque appareil. Une tablette déchargée au bout de vingt minutes, c'est la catastrophe. Une liste de secours imprimée, car mieux vaut prévenir que guérir. Ce que fait Diggri à la porte L'enregistrement via Diggri scanne le même QR que celui utilisé lors de l'inscription, fonctionne hors ligne, détecte les doublons et imprime le badge instantanément. Le personnel d'accueil voit en un coup d'œil le client, son niveau et toute information relative au protocole. Ce qui nous importe, c'est le temps que vos clients ressentent : entre la prise de vue et la poignée de main. Moins de cinq secondes, et la porte disparaît, comme on l'attend d'une bonne porte.

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Inscription à l'événement avec enregistrement mobile à l'entrée
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Inscription à l'événement avec enregistrement mobile à l'entrée

De nombreux outils prétendent proposer l'enregistrement mobile. En pratique, cela signifie qu'un employé plisse les yeux sur son téléphone, saisit un nom, fait défiler une liste et s'excuse auprès du client pendant que la file d'attente s'allonge. Le véritable enregistrement mobile, c'est un scan et une validation en quelques secondes, répété des milliers de fois sans que la file d'attente ne s'allonge. La différence est visible dès l'ouverture des portes. La rapidité à l'entrée n'est pas un critère de prestige. Une file d'attente à 8 h est la première chose qu'un invité ressent et qu'un sponsor remarque, avant même le début d'une seule session. Un enregistrement lent gâche toute la journée, et aucune conférence ne peut compenser quarante minutes d'attente sous la chaleur devant une salle de conférence à Doha. Une entrée rapide et discrète est le moyen le plus économique de garantir le bon déroulement d'un événement, et cela repose presque entièrement sur un système de contrôle d'accès instantané. Chaque invité possède déjà un laissez-passer QR Lors de son enregistrement, un client reçoit un QR sur son téléphone et par e-mail. À l'entrée, le personnel le scanne avec un téléphone ou une tablette. Le nom du client, le type de billet et toute information complémentaire s'affichent instantanément. Aucune saisie, aucune recherche. Il suffit de présenter son téléphone, de scanner et d'entrer. Assez rapide pour gérer une vraie file d'attente L'objectif est de prévoir quelques secondes par personne, et ce délai est respecté car le gros du travail a lieu à l'accueil. Le scan confirme un enregistrement existant au lieu d'en créer un nouveau. Avec trois ou quatre téléphones répartis sur plusieurs files d'attente, l'arrivée 1,000 personnes est gérée en un temps record, le temps que les clients trouvent leur café. Il continue de fonctionner même lorsque le Wi-Fi ne fonctionne pas. La connexion Wi-Fi de la salle de bal de l'hôtel tombe en panne au pire moment. L'enregistrement, qui dépend d'une connexion parfaite, est donc impossible. Le système doit continuer à analyser et à compter les entrées malgré un signal faible, puis se synchroniser dès que la connexion est rétablie. L'activité du comptoir d'enregistrement est donc ininterrompue pendant que le réseau se rétablit. Le bureau détecte les problèmes, pas seulement les noms. Un scan en double signale un laissez-passer déjà utilisé ; un billet correspond donc à une entrée. Un solde impayé s'affiche avant que vous ne laissiez passer le client. Le solde impayé s'affiche avant que vous ne laissiez passer le client. Un drapeau VIP ou orateur indique au personnel de les diriger vers le bureau approprié. Un client sans réservation s'enregistre sur le même appareil et reçoit le même laissez-passer. Chaque scan alimente le compteur en direct Chaque enregistrement met à jour le tableau de bord en temps réel. Votre responsable des opérations voit l'affluence augmenter, sait quand la salle principale est presque pleine et peut affecter un membre du personnel à l'entrée la plus fréquentée avant que la situation ne devienne problématique. L'enregistrement n'est plus une simple tâche administrative, mais un indicateur en temps réel du bon déroulement de l'événement. Configurez le bureau pour le déménagement La rapidité à l'entrée dépend à la fois de l'organisation et de la conception du système. Divisez un flux important de passagers en files d'attente par type de billet ou par ordre alphabétique, installez un téléphone à chaque guichet et affectez un agent mobile à la gestion des exceptions détectées par le scanner. Les files de contrôle ne sont jamais bloquées en cas de problème, car celui-ci est automatiquement pris en charge par l'agent mobile. Un flux 1,200 personnes qui passerait lentement par un seul guichet est ainsi traité en quelques minutes par quatre files d'attente. Expliquez à l'équipe les trois types de signaux qu'elle rencontrera : doublon, impayé et VIP . Chaque signalement correspond à une action précise. C'est tout pour la formation. Lorsque l'outil effectue la recherche et que le personnel n'agit que sur les signaux signalés, vous pouvez gérer efficacement l'accès avec des personnes ayant appris le système le matin même, ce qui correspond au personnel présent dans la plupart des événements. Si pour vous l'enregistrement mobile se résume encore à saisir des noms sur un téléphone, il ne s'agit pas d'un véritable enregistrement, mais d'une recherche fastidieuse. Scannez le badge, libérez l'accès du client et laissez la file d'attente disparaître.

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Inscription à l'événement avec traitement des paiements intégré : explications
Event Registration

Inscription à l'événement avec traitement des paiements intégré : explications

La vente de billets semble être un problème résolu jusqu'à ce qu'on essaie de faire le rapprochement des paiements. L'outil d'inscription indique 1,400 paiements effectués. La banque affiche un montant différent. Les remboursements sont enregistrés sur un tableau de bord séparé. Les offres des sponsors compliquent encore le décompte. Un système de traitement des paiements intégré existe pour que la gestion financière soit aussi claire que la gestion des inscriptions, afin d'éviter tout conflit entre les deux. Il existe une raison plus discrète de centraliser les paiements dans un seul système : la confiance à l’arrivée. Un client ayant payé en ligne et un autre ayant payé à la réception doivent apparaître de manière identique sur la liste, les deux paiements étant confirmés et scannés en quelques secondes. Si les paiements sont gérés par un outil distinct, la réception ne peut pas toujours faire la distinction, et un client ayant payé risque d’être perçu comme un problème. Un système unique garantit une source unique d’informations sur les sommes dues, et évite aux clients de devoir justifier un reçu dont ils n’auraient jamais dû avoir besoin. Que signifie réellement « intégré » ? Cela signifie que le paiement s'effectue dans le même flux que l'inscription, et est associé au même dossier client. Lorsqu'une personne achète un billet 350 riyals, le paiement, la réservation et le reçu constituent un seul et même événement, et non trois systèmes distincts à assembler ultérieurement. Vous visualisez les statuts « payé », « en attente », « offert » et « remboursé » pour chaque nom, sans avoir à exporter de données. Riyal en, installé localement Pour un événement au Qatar, les invités règlent en riyals qataris sur une page sécurisée qui ne les redirige pas vers un site de paiement étranger. Les fonds sont transférés sur un compte local selon un calendrier que vous pouvez adapter à votre organisation. Aucun frais de conversion de devises à prévoir sur la carte de l'invité, et aucun paiement bloqué à l'étranger pendant un mois. Remboursements et modifications sans outil supplémentaire Un client annule sa réservation. Le type de billet était incorrect. Un sponsor remet dix places en vente. Vous gérez tout cela depuis la même interface que la réservation initiale. Le remboursement est crédité sur le compte du client, la place est remise en vente et votre nombre de places disponibles est mis à jour automatiquement. Plus besoin de tableau de rapprochement des remboursements en fin de mois. Les chiffres qui doivent correspondre Billets vendus, par type, mis à jour au fur et à mesure que chaque paiement est validé Argent encaissé, argent remboursé, et ce qui reste à faire Les avantages et les attributions des sponsors ont été comptabilisés mais non facturés. Un relevé détaillé par client indiquant précisément ce qu'il a payé et quand. Pourquoi c'est important à la porte Le jour de l'événement, le personnel d'accueil peut identifier un participant inscrit mais n'ayant pas finalisé son paiement et encaisser le solde immédiatement avant d'imprimer son badge. Fini les situations embarrassantes et les participants laissés passer sans avoir payé. L'enregistrement de la vente du billet est identique à celui de l'inscription : la transaction et la liste des participants sont donc cohérentes du début à la fin. Ce que les clients voient au moment du paiement La page de paiement fait partie intégrante de la première impression du visiteur ; elle doit donc rester sur le site de votre événement et dans la langue de celui-ci. Un visiteur à Doha qui achète un billet 350 riyals paie en riyals sur une page identique à celle de l'événement auquel il s'inscrit et reçoit un reçu instantanément. Dès qu'une page de paiement le redirige vers une page à l'apparence étrangère et affichant une devise différente, certains visiteurs perdent confiance et ferment l'onglet. Intégrer le paiement à l'inscription permet de préserver la confiance et de garantir vos ventes de billets. Le client reste dans le processus d'achat, le paiement est enregistré sur son compte et le reçu et la réservation ne font qu'un. Vous vendez plus de billets car moins de personnes abandonnent leur réservation à cette étape cruciale où le doute s'installe, et votre service financier dispose d'une comptabilité claire au lieu de deux opérations à rapprocher manuellement. Si votre système actuel conserve les inscriptions à un endroit et les paiements à un autre, c'est cet écart qui pose problème lors du rapprochement bancaire de fin de soirée. Traitez le paiement directement depuis l'inscription et les comptes se clôtureront automatiquement.

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Comment comparer les plateformes d'inscription aux événements : la liste de contrôle essentielle
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Comment comparer les plateformes d'inscription aux événements : la liste de contrôle essentielle

Les pages de comparaison des fournisseurs se ressemblent toutes. Chaque outil prétend être simple, performant et plébiscité par des milliers de personnes. Mais rien ne garantit son efficacité une fois l'événement lancé. Utilisez plutôt cette checklist. Elle est conçue à partir des questions qui permettent réellement de déterminer si un événement se déroule sans accroc ou s'il tourne au fiasco dès le départ. Notez les avis au fur et à mesure, sur une feuille de calcul partagée par toute l'équipe. L'impression initiale après une démonstration s'estompe souvent au moment de la signature du contrat, un mois plus tard, et vous finissez par choisir en fonction de la qualité de l'entretien commercial plutôt que des réponses à ces questions. Six évaluations objectives valent mieux qu'une seule impression positive. Le fournisseur orientera la démonstration vers les points forts de son outil ; recentrez donc la discussion sur les aspects de votre événement qui seront déterminants. Pouvez-vous modifier le formulaire vous-même ? Ajoutez un type de ticket, limitez le nombre de participants à un atelier, ajoutez une question personnalisée, traduisez un champ en arabe. Chronométrez le temps nécessaire pour chaque étape dans un compte d'essai. Si l'une de ces étapes nécessite un ticket d'assistance, votre événement progressera à la vitesse d'une boîte mail ordinaire. Un seul enregistrement est-il conservé de l'inscription à la livraison ? Demandez au fournisseur de vous montrer comment un client s'enregistre en ligne, surclasse son billet, puis se présente à l'hôtel. Vérifiez si le surclassement est bien pris en compte à la réception. Si la démonstration inclut l'exportation d'une liste, c'est à ce moment-là que vos données deviennent obsolètes. L'enregistrement est-il rapide et que se passe-t-il hors ligne ? Obtenez des chiffres précis : secondes par invité, nombre de passages par minute sur une seule ligne. Ensuite, demandez-vous ce qui se passe en cas de coupure Wi-Fi, car dans une salle de bal d'hôtel, cela arrivera forcément. Un processus d'enregistrement qui s'interrompt en raison d'une connexion instable n'est pas adapté à un événement professionnel. Que contient la citation complète ? Présentez quatre montants sur une seule ligne : frais de plateforme, frais par billet, frais de traitement des paiements et options supplémentaires telles que les badges, l’application mobile et un site web personnalisé. Comparez les totaux, et non les montants. Est-ce adapté à la région dans laquelle vous travaillez ? Paiements en riyals qataris transférés sur un compte local L'arabe et l'anglais figurent sur le formulaire, le badge et l'application. Des badges conformes aux exigences de sécurité du lieu et MOI Soutenez-nous en répondant dans votre fuseau horaire, et non douze heures plus tard. À quoi ressemble le déroulement d'une journée d'événement sur un seul écran ? Demandez à consulter le tableau de bord en direct : arrivées, capacité des salles, sessions en cours de remplissage. Si le prestataire ne peut pas vous montrer la journée en temps réel, vous devrez gérer l’événement à l’aveugle. Marquez-le, ne le ressentez pas Mettez-le à l'épreuve lors de votre événement le plus difficile. La démo utilise les données d'exemple bien rangées du fournisseur. Votre événement, lui, est plus complexe. Chargez un environnement d'essai avec une véritable structure de billetterie, un nombre limité de sessions, un nom en arabe et une place offerte par un sponsor, puis testez l'ensemble du processus vous-même. Les difficultés rencontrées en vingt minutes d'essai sont celles que votre équipe rencontrera pendant six semaines de développement. Identifiez les points de blocage et les personnes à contacter. Si vous avez terminé le test sans ouvrir de chat d'assistance, l'outil est conçu pour l'organisateur de l'événement. Dans le cas contraire, vous avez obtenu votre réponse avant même de signer quoi que ce soit. Une plateforme nécessitant la présence du prestataire pour la configuration initiale exigera également sa présence le jour de l'événement, or il ne sera pas disponible. Attribuez à chaque plateforme une note sur cinq pour chacune de ces six questions et additionnez les scores. L'outil doté de la présentation commerciale la plus sophistiquée l'emporte rarement sur ce critère d'évaluation. Celui qui répond clairement à chaque question est celui qui sera encore opérationnel à 8 h le jour de l'événement.

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Créez une page d'inscription à un événement qui résiste au jour du lancement.
Event Registration

Créez une page d'inscription à un événement qui résiste au jour du lancement.

Une page d'inscription semble fonctionner correctement dès qu'elle accepte une première inscription. Puis, vous annoncez l'arrivée de plusieurs milliers de personnes en dix minutes, et les failles apparaissent. La plupart des problèmes d'inscription ne sont pas liés à un problème de trafic, mais à des décisions prises des semaines auparavant et jamais testées en situation de forte charge. Voici ce qui reste valable lorsque la connexion est interrompue. Demandez moins Chaque champ ajouté vous coûte des inscriptions. Fonction, taille de l'entreprise, comment ils ont entendu parler de vous : autant de petites raisons de fermer l'onglet. Ne collectez que les informations nécessaires au bon déroulement de l'événement : nom, adresse e-mail et type de billet. Si un champ n'a aucune incidence sur l'accès à l'événement ou sur ce que les participants reçoivent le jour J, supprimez-le ou reportez-le à une étape ultérieure. Pour les événements payants ou à capacité limitée dans la région, un numéro de téléphone valide est indispensable, car c'est ainsi que les gens s'attendent à être contactés. Rendez-le obligatoire. Rendez également l'adresse e-mail obligatoire. Laissez le reste facultatif. Déterminez ce que signifie une confirmation Une personne inscrite n'est considérée comme invitée que lorsque vous le confirmez. Les événements gratuits à capacité ouverte peuvent être confirmés automatiquement. Pour tout événement à places limitées, avec billets payants ou nécessitant une étape d'approbation, les inscriptions doivent rester en attente jusqu'à ce que vous ou une règle les validiez. L'e-mail de confirmation fait office de contrat : il contient le billet, le code QR , la date et le lieu. Envoyez-le dès que le statut passe à « confirmé », et non par lots chaque soir. Rédigez la confirmation en arabe et en anglais si votre public est mixte. Ces messages sont souvent transmis aux assistants et aux chauffeurs, et le texte relatif au lieu de réception est lu par des personnes qui n'ont jamais consulté votre page d'accueil. Préparez-vous à la rupture de stock avant qu'elle ne se produise. La capacité maximale n'est pas un chiffre à vérifier à la fin. C'est une règle qui s'applique à chaque inscription. Lorsqu'une catégorie est complète, la page doit l'indiquer et proposer immédiatement une autre option ou une liste d'attente. Le pire serait d'accepter une inscription que l'on ne peut pas honorer, puis de l'annuler par courriel trois jours plus tard. Une liste d'attente n'est pas une simple courtoisie. C'est votre liste de secours pour les clients confirmés qui se désistent, ce qui arrive toujours. Testez le chemin, pas la page Avant de partager le lien, exécutez le chemin complet comme le ferait un inconnu : S'inscrire sur un téléphone, sur le wifi de l'hôtel, d'un seul pouce. Confirmez que l'e-mail arrive en quelques secondes et s'affiche sans ordinateur. Ouvrez le billet. Scannez le QR avec un vrai scanner, pas une capture d'écran. Atteignez volontairement la limite de capacité et lisez ce qui est indiqué sur la page. Enregistrez deux fois la même adresse e-mail et observez ce qui se passe. Si l'une de ces choses vous surprend, vos invités le seront aussi, sauf qu'ils seront surpris à 8 heures du matin, devant la porte, avec une file d'attente derrière eux. Prenez le contrôle de vos données dès la première minute. Les exportations, les modifications et les renvois devraient être gérés par vous, et non par un ticket d'assistance. Il y aura forcément une faute d'orthographe dans votre nom. Une délégation de douze personnes s'inscrira comme une seule personne. Un sponsor voudra ajouter quarante invitations d'ici jeudi. Si vous ne pouvez pas modifier vous-même la liste des invités en quelques secondes, chaque incident se transformera en une série d'e-mails. La page d'inscription n'est pas la ligne d'arrivée. C'est la première chose qui doit fonctionner le jour J, des semaines avant l'événement. Ce que nous construisons pour Diggri gère l'enregistrement et l'accès à l'hôtel comme un seul et même système. Le formulaire, la confirmation, le billet et le scan d'arrivée constituent un seul et même enregistrement : la personne enregistrée est celle que vous accueillez. Plus besoin de ressaisir les données, de remplir une deuxième feuille de calcul ni de deviner si un client a bien confirmé sa réservation. Réglez correctement les aspects techniques et le lancement se déroulera sans encombre. C'est l'objectif. Une page d'inscription qui ne vous envoie aucun e-mail est une page d'inscription réussie.

Par The diggri Team
Enregistrement en ligne et sur place, géré à partir d'un seul dossier client
Event Registration

Enregistrement en ligne et sur place, géré à partir d'un seul dossier client

Un invité s'inscrit en ligne trois semaines à l'avance. Le jour de l'événement, il se présente à l'accueil, donne son nom, et l'employé ouvre une autre liste qui ne le concerne pas. Résultat : deux enregistrements, deux étiquettes nominatives et une file d'attente qui se forme, un problème qui n'aurait jamais dû exister. La solution est simple à énoncer, mais difficile à mettre en œuvre pour la plupart des outils : conserver un seul enregistrement par invité, de l'inscription en ligne jusqu'à l'arrivée. D'où vient le problème des deux listes ? L'enregistrement en ligne est généralement centralisé dans un seul outil. La liste des arrivées est souvent exportée vers un tableur la veille au soir, puis importée dans un autre système à la réception. Dès l'exportation, les données cessent d'être mises à jour. Un client qui change de billet à 9 ou qui règle son solde à minuit n'est jamais enregistré dans la version de la réception. Le personnel travaille donc avec les informations obsolètes de la veille. Ce qu'un disque change Lorsque l'inscription en ligne et l'enregistrement sur place synchronisent les mêmes données, la réception dispose toujours des informations les plus récentes. Le client ayant bénéficié d'un surclassement apparaît comme tel. Un client dont le paiement est encore dû est signalé afin que le personnel puisse intervenir. Un client sans réservation, enregistré à l'entrée, figure instantanément dans la même liste et les mêmes rapports que tous les autres clients. Pas d'exportation du jour au lendemain, donc pas de liste obsolète sur le bureau Les personnes sans inscription préalable et celles préinscrites sont regroupées au même endroit et comptabilisées ensemble. Les notes diététiques, les choix de séances et les drapeaux VIP accompagnent l'invité. Une correction effectuée au guichet est immédiatement visible dans les chiffres en direct. Cela change la journée, pas seulement les données. Avec un seul enregistrement, la personne à l'accueil peut se concentrer sur l'essentiel, et non plus se contenter de cocher des noms. Elle peut encaisser un paiement, corriger une faute d'orthographe sur-le-champ, ajouter un accompagnateur et imprimer un badge rectifié. Le client passe en quelques secondes et vos rapports de fin de soirée sont complets, car aucune information n'est consignée dans un tableur séparé. Conçu pour refléter le déroulement réel des événements GCC Lors d'une conférence à Doha, vous pourriez préinscrire 800 personnes et accueillir 200 participants sans réservation le matin même, dont la moitié doit avoir un nom arabe sur son badge. Un seul enregistrement permet de gérer les deux flux, avec le même personnel et le même écran. Les participants sans réservation reçoivent le même badge QR , le même accès à l'application et la même place qu'une personne ayant réservé un mois auparavant. Un exemple travaillé à partir du bureau Imaginez un sommet 600 personnes à Doha. La veille au soir, 480 se sont inscrites en ligne et 30 doivent encore régler le solde de leurs places réservées aux sponsors. Le matin même, 150 personnes se présentent sans réservation. Grâce à un seul enregistrement, le personnel scanne les 480 en quelques secondes, encaisse les 30 soldes restants sur place et enregistre chaque participant sur la même liste avec le même code QR . À 9:30 le nombre de participants en direct est de 612 , et c'est exact. Maintenant, appliquez ce calcul à deux listes. Les 30 soldes sont invisibles à l'accueil ; les clients arrivent donc sans payer et vous devez les relancer ensuite. Les clients sans réservation se retrouvent dans un tableur que personne ne fusionne avant lundi. Le nombre final est une estimation, et le sponsor qui a payé pour 30 places n'a aucune preuve que quelqu'un les a utilisées. Même événement, même équipe, un seul choix d'organisation entre une matinée sereine et une semaine chaotique. Le coût de deux listes n'est jamais visible dans la démo. Il apparaît à 8:45 le jour de l'événement, dans la file d'attente et dans les chiffres qui ne correspondent pas. Si votre configuration actuelle implique l'exportation d'une liste la veille, cette exportation constitue le point faible. Comblez cet écart et gérez l'intégralité du parcours client, en ligne et sur place, à partir d'un seul enregistrement.

Par The diggri Team
Combien coûte réellement un logiciel d'inscription à un événement ? Un aperçu détaillé.
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Combien coûte réellement un logiciel d'inscription à un événement ? Un aperçu détaillé.

Les tarifs des logiciels d'inscription aux événements sont rarement affichés clairement. On trouve un bouton « Contacter le service commercial », un prix par billet relégué en note de bas de page, et un tarif qui évolue dès qu'on ajoute des badges ou qu'on encaisse des paiements. Voici le détail des coûts, pour que vous puissiez lire un devis et savoir exactement ce que vous signez. Les frais par billet s'accumulent plus vite qu'on ne le pense. De nombreuses plateformes facturent des frais d'inscription, parfois un montant fixe, parfois un pourcentage du prix du billet. Des frais de 2 % peuvent paraître minimes, mais imaginez que vous vendiez 1,500 billets à 400 riyals l'unité : cela représente 12,000 riyals pour la plateforme avant même l'impression d'un seul badge. Les événements gratuits paient souvent les mêmes frais par billet, simplement dissimulés sous l'appellation « frais de service ». Le traitement des paiements est une tranche distincte Si vous vendez des billets, le prestataire de paiement prélève sa commission, généralement entre 2 et 3 %, plus des frais fixes par transaction. Certains outils d'enregistrement ajoutent leurs propres frais. Demandez toujours le total et additionnez-le. Ce montant correspond à votre coût réel par billet vendu. Les options supplémentaires qui figurent sur une deuxième facture Le formulaire d'inscription est peu coûteux. Les éléments nécessaires au bon déroulement de l'événement font l'objet d'un devis séparé. Conception et impression des badges sur place, souvent facturés par badge, plus la location de l'imprimante et des supports. Une application mobile personnalisée, parfois avec un forfait de développement, parfois avec un abonnement mensuel. Un site web événementiel personnalisé, bien plus qu'une simple page hébergée. Matériel d'enregistrement : scanners, tablettes et personnel pour les faire fonctionner Un devis qui ne couvre que l'immatriculation peut doubler une fois les véhicules arrivés. Demandez un devis complet dès le départ. Ce que signifie généralement « gratuit » Les formules gratuites limitent le nombre d'invités, affichent le logo d'un tiers, retardent les paiements ou vous privent d'assistance au moment où vous en avez le plus besoin. Pour une réunion 40 personnes, la formule gratuite convient. Mais pour une conférence 1,200 personnes avec une ouverture des portes à 8 h, c'est l'erreur la plus coûteuse. Comment nous fixons nos prix chez Diggri Nous proposons un tarif unique pour votre événement, incluant l'inscription, la gestion des participants, l'accueil sur place, le tableau de bord en direct et les options supplémentaires de votre choix, comme les badges, l'application mobile ou un site web personnalisé. Les événements payants entraînent des frais de traitement standard par carte, que nous vous communiquons avant toute inscription. Aucune mauvaise surprise concernant les frais par billet sur la plateforme. Le coût sans devis imprimé Il existe un cinquième chiffre que les fournisseurs oublient souvent d'évoquer : les heures perdues par votre équipe à cause d'un outil qui la freine. Exporter une liste la veille, fusionner les doublons, rapprocher manuellement les paiements avec le compte bancaire, recréer un rapport refusé par un sponsor… Pour un événement de 1,000 personnes, cela représente des jours de travail répartis entre des personnes qui ont déjà d'autres obligations. Une plateforme qui centralise l'inscription, le paiement et l'enregistrement permet d'éliminer la majeure partie de ces tâches, et les économies sont réelles, même si elles ne sont jamais facturées. Faites le calcul pour un événement récent. Calculez le temps passé par le personnel à gérer les outils plutôt qu'à organiser l'événement lui-même, et chiffrez-le en riyals. Pour la plupart des équipes, ce coût caché est comparable aux frais de la plateforme. L'outil le moins cher qui nécessite deux personnes supplémentaires la semaine de l'événement n'est pas réellement plus économique ; il ne fait que déplacer le coût dans une colonne que vous avez oublié de prendre en compte. Lorsque vous comparez les prestataires, additionnez quatre éléments : les frais de plateforme, le prix par billet, les frais de traitement des paiements et les options supplémentaires. Ajoutez ensuite le cinquième : le travail que chacun représente. Un prix attractif cache souvent un coût total plus élevé. Un devis honnête est celui qui détaille tous les coûts avant la signature.

Par The diggri Team
Les fonctionnalités indispensables à tout système d'inscription à un événement
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Les fonctionnalités indispensables à tout système d'inscription à un événement

La plupart des équipes choisissent un outil d'inscription en se contentant de regarder le formulaire. Puis, la semaine du lancement arrive, un sponsor demande un deuxième type de billet, le personnel d'accueil a besoin d'une liste d'invités, et l'outil qui semblait parfait lors de la démo commence à montrer ses faiblesses. Le formulaire est la partie facile. Jugez un système d'inscription sur son comportement pendant les trois semaines précédant l'événement et le jour même. Un formulaire que vous pouvez modifier sans développeur. Les types de billets évoluent. Un atelier affiche complet, un partenaire réserve une table de dix, une offre VIP apparaît deux jours avant l'ouverture. Il faut modifier des champs, ajouter un billet, limiter le nombre de participants à une session et traduire un libellé en arabe sans avoir à contacter le support. Si la modification du formulaire implique d'attendre quelqu'un d'autre, c'est qu'il est déjà trop lent. Un disque d'invité, en ligne et sur site Le client qui s'inscrit en ligne est le même qui se présente à l'accueil. Son dossier doit être identique : ses achats, ses restrictions alimentaires, les activités choisies et le solde restant dû. Si l'inscription en ligne et l'accueil sur place utilisent deux listes différentes, cela engendre des étiquettes nominatives en double et des litiges à l'entrée. Un seul dossier par client, mis à jour en temps réel. Paiement qui se règle sans encombre Pour les événements payants, il est nécessaire d'accepter les paiements par carte en riyals qataris, qui doivent être crédités sur votre compte sans difficulté de rapprochement. Assurez-vous de pouvoir effectuer des remboursements directement depuis la page de réservation et de disposer d'un historique clair des paiements, des invitations et des places réservées par les sponsors. Enregistrement avec file d'attente Un outil d'enregistrement qui ne permet pas un enregistrement rapide est incomplet. Chaque invité doit scanner un code QR avec son téléphone et libérer la table en quelques secondes. Le système doit signaler tout scan en double, afficher le type de billet et continuer à compter même en cas de coupure Wi-Fi. Vue en direct de la pièce Le jour J, vous souhaitez un seul écran qui réponde aux seules questions essentielles : combien de personnes sont arrivées, quel est le taux d’occupation de la salle principale, quelle session affiche complet ? Un tableau de bord mis à jour en temps réel grâce au système de pointage vous permet d’affecter votre personnel à l’entrée la plus fréquentée et d’informer un sponsor que sa session est complète avant que celle-ci ne soit pleine. Des badges et une application, si l'événement l'exige. Les événements de grande envergure nécessitent des badges imprimés, souvent conformes à des normes de sécurité, et beaucoup requièrent un agenda mobile que les participants consultent. Il est essentiel d'éviter de faire appel à un fournisseur de badges et à un fournisseur d'application distincts en espérant que les données soient cohérentes. La liste des inscrits, le badge et l'application doivent utiliser la même fiche participant. Un rapport qui boucle la boucle Après l'événement, on demande le nombre de participants, le taux d'occupation des différentes sessions et le coût total de la journée. Si ces données sont consignées dans un tableur externe, il faut attendre une semaine pour obtenir la réponse, qui risque d'être erronée. Un système qui enregistre chaque participant fournit instantanément les arrivées, les absences, la fréquentation des sessions et les recettes, directement depuis le lieu de l'événement. Le rapport n'est plus un projet complexe, mais une ressource accessible à tous. Les sponsors posent des questions très précises. Ils veulent savoir combien de personnes ont vu leur logo, assisté à leur session ou ouvert leur page dans l'application. Lorsque toutes ces informations proviennent d'un même participant, vous pouvez fournir un chiffre fiable plutôt qu'une estimation approximative. La discussion sur le renouvellement est alors facilitée. Testez-le avant d'acheter. Faites passer un client test par l'inscription, le paiement, un surclassement et l'arrivée, puis vérifiez que les rapports couvrent bien chaque étape. Les outils qui réussissent ce test sont rares et les seuls qui méritent d'être testés en conditions réelles. Le formulaire vous a convaincu de demander la démo. Les rapports vous indiquent si l'outil est capable de gérer la soirée. Établissez votre sélection en fonction de ces six points, et non du formulaire de démonstration. L'outil retenu sera celui qui restera opérationnel même si le plan change à 7 h du matin le jour de l'événement.

Par The diggri Team

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