Faites entrer chaque invité en moins de cinq secondes.

Les portes ouvrent à six heures. À six heures et quart, la file d'attente s'étend jusqu'au parking, trois employés sont absorbés par leur ordinateur portable et un sponsor s'interroge sur les raisons pour lesquelles son VIP patiente sous la pluie. L'enregistrement est le moment où un événement bien organisé se déroule sans accroc ou, au contraire, s'effondre sous les yeux de tous.

La solution ne réside pas dans l'embauche de personnel supplémentaire. Il s'agit d'accélérer le processus de sélection et de préparer une liste avant l'arrivée de quiconque.

Mesurer le nombre réel

Cinq secondes par invité, ça paraît long, jusqu'à ce qu'on voie une organisation qui en prend trente. Quelqu'un cherche un nom dans un tableur, l'écrit de trois façons différentes, trouve un doublon, choisit le mauvais, puis coche une case sur une feuille de papier. Multipliez par quatre cents invités et vous avez perdu la première heure de votre événement.

Le chiffre qui compte, c'est le temps d'attente par client à la minute de pointe, pas la moyenne. Prévoyez le pic d'affluence, car tout le monde arrive dans les quinze mêmes minutes.

Numérisez, ne recherchez pas

Un code QR sur le billet transforme l'enregistrement d'une simple recherche en une confirmation. Pointez l'appareil photo, la fiche du client s'affiche, vous l'enregistrez. Le scan effectue la recherche, évitant ainsi au personnel de saisir les noms pendant que la file d'attente se forme.

Un bon flux de scan indique instantanément trois choses à la personne au bureau :

• Ce billet est-il valide et n'a-t-il pas déjà été utilisé ?
• Qui est-ce, et à quel niveau ou table appartient-il ?
• Dois-je faire quelque chose de particulier, comme remettre un badge spécifique ou escorter un VIP ?

Si la réponse à l'une de ces questions nécessite un second examen, la porte ralentit. Affichez clairement l'information importante à l'écran, sans la dissimuler dans des notes.

Détectez le scan en double

Il arrive que des personnes se partagent leurs billets. Un client envoie le sien à un ami ; tous deux arrivent et scannent le même code. Le personnel d'accueil devrait détecter le second scan et le signaler clairement, sans accuser personne. Le fait qu'ils se soient déjà enregistrés à 6:04 suffit. L'employé décide de la marche à suivre ; le système empêche simplement deux personnes d'entrer avec le même billet.

Travaillez hors ligne, car le lieu sera

Les salles de bal, les halls d'exposition et les espaces sous chapiteau des hôtels ont tous un point commun : le Wi-Fi se coupe dès que quatre cents téléphones s'y connectent. L'enregistrement ne peut donc pas dépendre d'une connexion stable. La liste des invités est stockée sur l'appareil, les scans sont enregistrés localement et tout se synchronise dès que le signal est rétabli. Une porte qui cesse de fonctionner au moindre problème de réseau n'est pas une porte fiable.

Imprimez le badge au guichet, pas la semaine précédente.

Les badges pré-imprimés et classés par ordre alphabétique représentent un double coût : d’abord, l’impression de noms erronés, puis l’impossibilité de trouver le badge correspondant à une personne sans inscription. L’impression de badges à la demande lors de l’enregistrement garantit l’exactitude du badge, puisqu’il est imprimé à partir de l’enregistrement que vous venez de scanner. Personnes sans inscription, changements de nom et VIP de dernière minute obtiennent ainsi un badge propre en quelques secondes.

Une file d'attente, c'est simplement une question à laquelle le guichet répond trop lentement. Rendez la réponse instantanée.

Installez le bureau comme si vous y teniez vraiment.

Le matériel entourant le scanner est aussi important que le scanner lui-même :

• Plus de voies que vous ne le pensez. Deux voies lentes valent mieux qu'une voie rapide.
• Une file VIP ou protocolaire séparée afin qu'une délégation ne fasse jamais la queue derrière le système d'admission générale.
• Un chargeur et une batterie pour chaque appareil. Une tablette déchargée au bout de vingt minutes, c'est la catastrophe.
• Une liste de secours imprimée, car mieux vaut prévenir que guérir.

Ce que fait Diggri à la porte

L'enregistrement via Diggri scanne le même QR que celui utilisé lors de l'inscription, fonctionne hors ligne, détecte les doublons et imprime le badge instantanément. Le personnel d'accueil voit en un coup d'œil le client, son niveau et toute information relative au protocole. Ce qui nous importe, c'est le temps que vos clients ressentent : entre la prise de vue et la poignée de main. Moins de cinq secondes, et la porte disparaît, comme on l'attend d'une bonne porte.