Gestion d'événements en direct : savoir ce qui se passe en temps réel.

La plupart des organisateurs découvrent le déroulement de leur événement le lendemain, une fois les tableaux de données compilés. Il s'agit alors d'une analyse a posteriori. L'information nécessaire arrive trop tard pour agir. L'intérêt de la gestion opérationnelle en direct est simple : savoir ce qui se passe tant qu'il est encore possible d'intervenir.

Voici ce que vous devriez pouvoir voir à tout moment pendant un événement, et pourquoi chaque chiffre mérite sa place à l'écran.

Arrivées contre les prévisions

Vous avez confirmé un nombre de participants. Combien se sont réellement présentés ? Ce simple ratio est plus révélateur que tout autre indicateur. Si vous avez confirmé la présence de 800 personnes et que 400 personnes sont présentes au moment où la conférence commence, un taux d'absentéisme élevé se dessine. Vous pouvez alors décider de maintenir l'accès à la salle, de libérer des places sur liste d'attente ou de modifier l'horaire.

Suivre l'évolution des arrivées en temps réel transforme une supposition en décision.

Où se situe la file d'attente, avant qu'elle ne devienne une plainte ?

Le taux d'enregistrement par caisse vous indique où affecter votre personnel. Si la caisse numéro trois scanne deux fois moins vite que les autres, c'est qu'il y a un problème : une imprimante bloquée, un employé désorienté, ou un afflux de clients sans réservation. Vous pouvez le constater et le résoudre en deux minutes, au lieu d'entendre parler de la file d'attente par un sponsor mécontent une heure plus tard.

Qui n'est pas encore arrivé ?

Lors d'un événement protocolaire, la liste des absents est aussi importante que celle des participants. Si une VIP attendue ne s'est pas présentée vingt minutes avant son entrée en scène, il est impératif de passer un coup de fil immédiatement, et non de constater l'absence en direct dans le programme.

La même réponse s'impose au sponsor qui demande combien de ses invités se sont présentés. Vous pouvez le lui dire pendant l'événement, pas la semaine prochaine.

Une seule source de vérité, de nombreux yeux

Lors d'un événement en direct, plusieurs personnes ont besoin de la même image simultanément :

• Le responsable de la porte surveillait le rythme des enregistrements et la file d'attente.
• Le responsable de l'événement, qui vérifie le nombre total d'arrivées par rapport au plan.
• Le responsable du protocole, qui surveille la liste VIP .
• Le client ou le sponsor, qui souhaite simplement un chiffre auquel il peut se fier.

Si chacun interroge une personne différente et obtient une réponse différente, il ne s'agit plus d'une gestion centralisée des événements. On se retrouve avec quatre versions de la vérité. Un affichage partagé en direct met fin à la discussion, car tous les participants consultent le même écran.

On ne peut pas maîtriser ce que l'on découvre sur l'avenir. Les opérations en direct visent à réduire cet écart à néant.

Des chiffres en direct au rapport final

Les données que vous consultez pendant l'événement sont les mêmes que celles utilisées pour rédiger votre rapport. Il s'agit du nombre total d'arrivées, du taux d'absentéisme, des heures de pointe d'enregistrement, du nombre de participants sans inscription préalable et des inscriptions préalables, ainsi que de la fréquentation par catégorie et par sponsor. Si ces chiffres sont exacts en temps réel, le rapport est établi dès la fin de l'événement, et non pas compilé manuellement à partir des relevés des scanners et des notes d'entrée une semaine plus tard.

Sur ce marché, les clients exigent ce rapport, et ils le veulent rapidement. Un rapport de synthèse impeccable est souvent ce qui vous permettra de décrocher le prochain événement.

Ce que Diggri vous montre la nuit

Diggri offre à l'équipe une vue en temps réel de l'affluence : confirmations et arrivées, taux d'enregistrement, entrées sans réservation et mise à jour de la liste VIP au fur et à mesure que les invités scannent leur carte. Tous les membres de l'équipe consultent le même écran, ce qui permet de prendre des décisions basées sur des données concrètes et non sur des suppositions. À la fermeture des portes, le rapport est déjà généré à partir des mêmes données que celles suivies tout au long de la soirée. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l'événement et éviter de le reconstituer a posteriori.