Inscription aux événements virtuels et hybrides : ce à quoi il faut faire attention

Les événements hybrides sollicitent un seul système d'inscription pour deux tâches simultanées. Certains participants se connectent depuis un ordinateur portable situé dans une autre ville, tandis que d'autres se présentent physiquement à Doha. Si vous gérez ces deux cas comme deux événements distincts avec deux inscriptions séparées, vous vous retrouvez avec deux listes d'invités, deux séries de chiffres et aucune visibilité claire sur les personnes réellement présentes. Optez pour un système d'inscription qui centralise les informations des deux publics.

Considérez les deux publics comme un seul événement avec deux entrées distinctes, et non comme deux événements portant le même nom. Dès lors que vous les séparez en utilisant des outils différents, vous gérez deux événements avec une équipe réduite de moitié pour chacun, et les chiffres ne correspondent plus. L'objectif principal est simple : une inscription, deux modes d'accès, un seul rapport. Il est facile de le perdre de vue si vous laissez la partie en ligne évoluer vers une plateforme indépendante.

Une seule inscription, deux façons d'assister

Lors d'une inscription unique, l'invité doit choisir entre une inscription en présentiel et en ligne, et non pas avoir à sélectionner deux formulaires différents. Ce choix est enregistré dans son dossier. Les invités en présentiel reçoivent un code QR pour accéder à l'événement. Les invités en ligne reçoivent un lien de connexion. Le processus étant identique pour les deux groupes, ils apparaissent dans la même liste, avec les mêmes champs à remplir.

Suivre les présences des deux côtés

La présence physique est enregistrée par un contrôle d'identité à l'entrée. La présence en ligne correspond à la connexion à l'événement via la diffusion en direct. Un système hybride performant enregistre les deux types de présence pour chaque participant, permettant ainsi à votre rapport post-événement d'indiquer qui était présent, quel mode de participation et quelles sessions ont été visionnées. Les chiffres « inscrit » et « participant » sont différents, et les sponsors financent le second.

L'agenda se trouve dans une seule application.

Votre application mobile événementielle doit s'adresser aux deux publics. Le participant à distance sélectionne une session et accède au flux vidéo. Le participant présent physiquement sélectionne la même session et accède à la salle et à l'horaire. Même programme, mêmes notifications, mêmes mises à jour en cas de changement de programme, que le participant soit dans la salle ou confortablement installé chez lui.

Des chiffres qui se maintiennent par la suite

• Inscriptions versus participation, ventilées par présence physique et en ligne
• Fréquentation au niveau de la session pour les deux salles et les flux
• Une seule exportation pour les sponsors, et non deux listes à fusionner manuellement.
• Les paiements, le cas échéant, ont été réglés de la même manière pour les deux types de billets.

Pourquoi cette liste unique est si importante

Si un format hybride échoue, c'est rarement à cause de la vidéo, mais plutôt à cause des données. Deux outils impliquent deux vérités, et au final, il est impossible de déterminer avec précision le nombre de participants. Un seul enregistrement par invité, indiquant son mode de participation et sa présence, permet d'obtenir un chiffre unique et fiable. C'est d'ailleurs tout l'intérêt d'un format hybride.

Fuseaux horaires et fenêtre de connexion

Un événement hybride, avec un public présentiel GCC accueille souvent des participants à distance d'Europe ou d'Asie, parfois à plusieurs heures de distance. L'inscription doit prendre en compte le mode de participation de chaque participant et envoyer le rappel approprié à l'heure locale, afin que le participant en ligne situé dans un autre fuseau horaire reçoive son lien de connexion au début de la session, et non en pleine nuit. Le participant présentiel, quant à lui, reçoit un rappel d'accès et un plan du lieu.

Un petit détail, un grand impact sur le nombre de participants. Un invité à distance qui manque le lien parce que le rappel arrive à 3 h du matin est comptabilisé comme absent, et votre taux de participation hybride paraît inférieur à la réalité. Envoyez le bon message au bon endroit et la salle, physique et virtuelle, se remplira comme prévu. La plateforme devrait savoir qui est qui, puisque vous l'avez indiqué lors de l'inscription.

Avant de vous engager dans un événement hybride, inscrivez un participant test en présentiel et un autre en ligne dans le même outil et suivez-les jusqu'à la fin. Si le rapport final affiche clairement les deux participations au même endroit, l'outil est prêt. Si vous fusionnez des feuilles de calcul, continuez vos recherches.