Modèles de tarification typiques pour les logiciels événementiels, comparés

Les logiciels événementiels sont proposés selon au moins quatre modèles de tarification différents, et les fournisseurs indiquent rarement celui qui est appliqué. Le coût d'un même événement peut varier considérablement selon le modèle choisi, et le tarif le plus bas annoncé correspond souvent au coût final le plus élevé. Voici les différents modèles que vous rencontrerez, leur impact sur votre budget et comment analyser un devis avant de le signer.

Avant même de lire un devis, notez deux chiffres : le nombre de participants attendus et le prix moyen de vos billets. Ces chiffres déterminent le modèle tarifaire le plus adapté, et un vendeur ne peut pas les manipuler. Abordez chaque discussion sur les prix en ayant vos propres données en main : la comparaison ne sera plus un argumentaire de vente, mais un simple calcul que vous maîtrisez.

Par billet ou par inscription

Vous payez des frais pour chaque personne inscrite, soit un montant fixe, soit un pourcentage du prix du billet. Cela paraît peu coûteux pour un petit événement, mais devient vite onéreux à grande échelle. Vendez 2,000 billets et ces faibles frais par billet engendrent une longue file d'attente. Méfiez-vous des événements gratuits qui appliquent le même principe : les frais ne sont alors pas dissimulés derrière le prix du billet.

Frais de plateforme fixes

Vous payez un prix unique pour l'événement ou un abonnement, quel que soit le nombre d'inscrits. Ce système est avantageux pour les événements à forte participation : le coût par participant diminue à mesure que le nombre de participants augmente. Il est plus facile de budgétiser car vous connaissez le nombre de places disponibles avant même de vendre les billets. La question à se poser est : qu'est-ce qui est inclus dans ce forfait et qu'est-ce qui n'en fait pas partie ?

Freemium

Il existe une formule gratuite avec des plafonds, et des formules payantes qui les lèvent. La formule gratuite convient pour un petit événement interne. Elle limite généralement le nombre d'invités, affiche le nom du prestataire sur la page, ralentit les paiements et réduit le support. Lisez attentivement les plafonds et les limitations, car la formule gratuite s'arrête souvent là où un véritable événement commence.

Les modules complémentaires qui se placent au-dessus de chaque modèle

• Traitement des paiements : un pourcentage distinct sur les billets payants
• Badges et impression sur place, souvent par badge plus matériel
• Une application mobile de marque et un site web événementiel personnalisé
• Le matériel d'enregistrement et le personnel nécessaire à son fonctionnement

Comment comparer honnêtement deux devis

Présentez les deux devis sur les mêmes quatre lignes : frais de plateforme ou par billet, traitement des paiements, options et assistance. Comparez-les à votre nombre réel de participants attendus, et non à un chiffre rond. Un modèle de tarification par billet peut être plus avantageux qu'un forfait pour un événement de 100 personnes, mais fortement désavantageux pour un événement de 2,000 personnes. Le modèle le plus adapté dépend de la taille de votre événement, et non de l'apparence du support de communication.

Choisissez le modèle adapté à votre événement.

Il n'existe pas de modèle idéal, seulement celui qui convient le mieux à votre événement. Une petite conférence payante de 150 participants peut être rentable avec une tarification à l'unité, car le coût total reste faible. En revanche, un grand événement gratuit réservé à ses membres est pénalisé par cette tarification et se prête mieux à un forfait, où 5,000 participants coûtent le même prix que 500 La taille et le prix des billets sont déterminants ; il est donc essentiel d'effectuer vos propres calculs avant de vous fier à un titre.

Attention au seuil de rentabilité ! Une tarification par billet avantageuse pour 200 invités peut s'avérer très désavantageuse pour 2,000 , car le prix par billet est proportionnel au nombre d'invités, contrairement au forfait. Identifiez le seuil de participation où les deux options se rejoignent, puis déterminez de quel côté se situe votre événement. Ce simple calcul est plus instructif que n'importe quel comparateur de prestataires et ne prend que cinq minutes avec un tableur.

Nous proposons un tarif forfaitaire pour Diggri par événement, incluant l'inscription, la fiche invité, l'arrivée et le tableau de bord en direct. Les options et le traitement des paiements sont clairement indiqués avant tout engagement. Quel que soit le prestataire choisi, exigez une description détaillée de tous les éléments. Un prix juste est celui dont vous avez une vision complète avant de signer.