التسجيل في الفعاليات الافتراضية والهجينة: ما الذي يجب البحث عنه
تتطلب الفعاليات الهجينة من نظام تسجيل واحد القيام بمهمتين في آن واحد. ينضم بعض الضيوف عبر أجهزة الكمبيوتر المحمولة في مدينة أخرى، بينما يدخل آخرون من باب في الدوحة. إذا تعاملت مع هاتين الحالتين كفعاليتين منفصلتين مع نظامي تسجيل منفصلين، فستحصل على قائمتي ضيوف، ومجموعتين من الأرقام، ودون صورة واضحة عن الحضور الفعلي. لذا، اختر نظام تسجيل يجمع كلا الجمهورين في مكان واحد.
تعامل مع الجمهورين كحدث واحد ذي مدخلين، لا كحدثين يحملان نفس الاسم. فبمجرد فصلهما إلى أدوات منفصلة، ستدير حدثين بنصف فريق لكل منهما، ولن تتطابق الأرقام أبدًا. الهدف الأساسي من التصميم هو تسجيل واحد، ونمطان، وتقرير واحد، ومن السهل فقدان هذا الهدف إذا تركت الجانب الإلكتروني ينفصل إلى منصة مستقلة.
تسجيل واحد، طريقتان للحضور
ينبغي على الضيف اختيار الحضور الشخصي أو التسجيل عبر الإنترنت خلال عملية تسجيل واحدة، وليس الاختيار بين نموذجين مختلفين. يُسجّل هذا الاختيار في سجله. يحصل الضيوف الذين يحضرون شخصيًا على رمز QR للدخول، بينما يحصل الضيوف الذين يسجلون عبر الإنترنت على رابط انضمام. وقد مرّ كلا النوعين بنفس العملية، لذا يظهران في نفس القائمة بنفس الحقول.
تتبع الحضور على كلا الجانبين
الحضور الشخصي يتم عبر مسح رمز الاستجابة السريعة عند المدخل. أما الحضور عبر الإنترنت فيتم عبر الانضمام إلى الفعالية من خلال البث المباشر. يُسجل النظام الهجين المتطور كلا النوعين من الحضور، بحيث يُظهر تقرير ما بعد الفعالية من حضر، ونوع الحضور، والجلسات التي شاهدها فعلياً. يُشار إلى الحضور الفعلي برقمين مختلفين، ويتحمل الرعاة تكلفة الرقم الثاني.
جدول الأعمال موجود في تطبيق واحد
يجب أن يخدم تطبيق فعالياتك على الهاتف كلا الجمهورين. ينقر الضيف عن بُعد على جلسة معينة ليحصل على البث المباشر. وينقر الضيف الحاضر شخصيًا على الجلسة نفسها ليحصل على معلومات عن القاعة والوقت. نفس جدول الأعمال، ونفس الإشعارات، ونفس التحديثات عند تغيير مكان الحديث، سواء كان الضيف في القاعة أو جالسًا على الأريكة.
أرقام تصمد بعد ذلك
- المسجلون مقابل الحاضرين، مقسمين حسب الحضور الشخصي وعبر الإنترنت
- حضور الجلسات لكل من الغرف والقنوات
- تصدير واحد للجهات الراعية، وليس قائمتين لدمجهما يدويًا
- تتم تسوية المدفوعات، إن وجدت، بنفس الطريقة لكلا نوعي التذاكر.
لماذا تُعدّ القائمة الواحدة هي الأهم؟
نادراً ما يكون سبب فشل النظام الهجين هو الفيديو، بل البيانات. استخدام أداتين يعني حقيقتين مختلفتين، وفي النهاية لا يمكنك تحديد عدد المشاركين بدقة. سجل واحد لكل ضيف، يتضمن طريقة مشاركته وحضوره، يمنحك رقماً واحداً دقيقاً للإبلاغ عنه. هذا الرقم هو الهدف الأساسي من تطبيق النظام الهجين.
المناطق الزمنية ونافذة الانضمام
غالباً ما يشهد الحدث الهجين الذي يحضره جمهور من GCC حضوراً شخصياً مشاركة ضيوف عن بُعد من أوروبا أو آسيا، بفارق ساعات. لذا، ينبغي أن يُسجّل نظام التسجيل طريقة مشاركة كل ضيف، وأن يُرسل التذكير المناسب في الوقت المحلي المناسب، بحيث يتلقى المشارك عبر الإنترنت في منطقة زمنية أخرى رابط الانضمام عند بدء الجلسة فعلياً، وليس في منتصف الليل. أما الضيف الحاضر شخصياً، فيتلقى تذكيراً عند الدخول وخريطة للمكان.
تفاصيل صغيرة، تأثير كبير على عدد الحضور. الضيف البعيد الذي يفوته الرابط بسبب وصول التذكير في 3 صباحًا يُحتسب كغائب، ما يجعل نسبة الحضور في الاجتماع الهجين تبدو أقل مما كانت عليه. أرسل التنبيه المناسب للوضع المناسب، وستمتلئ القاعة، سواءً كانت حقيقية أو افتراضية، كما خططت لها. يجب أن تعرف المنصة هوية كل ضيف، لأنك حددت ذلك مسبقًا عند التسجيل.
قبل الالتزام بفعالية هجينة، سجّل ضيفًا تجريبيًا واحدًا حضوريًا وآخر عبر الإنترنت في نفس الأداة، وتابعهما حتى النهاية. إذا أظهر التقرير النهائي كلا الضيفين بوضوح في مكان واحد، فالأداة جاهزة. أما إذا كنت تدمج جداول بيانات، فاستمر في البحث.