التسجيل عبر الإنترنت وفي الموقع، يتم من سجل ضيف واحد
يسجل أحد الضيوف عبر الإنترنت قبل ثلاثة أسابيع. في يوم الفعالية، يتوجه إلى مكتب الاستقبال، ويذكر اسمه، فيفتح الموظف قائمة أخرى لا تعرفه. الآن، يوجد سجلان، وبطاقتا اسم، وطابور انتظار بسبب مشكلة غير مبررة. الحل بسيط نظرياً، لكن تطبيقه صعب على معظم الأدوات: الاحتفاظ بسجل واحد لكل ضيف، من لحظة تسجيله الأولى وحتى وصوله.
من أين تنشأ مشكلة القائمتين
عادةً ما يتم تسجيل الوصول عبر الإنترنت في أداة واحدة. أما قائمة تسجيل الوصول، فتُصدّر غالبًا إلى جدول بيانات في الليلة السابقة، ثم تُحمّل في أداة أخرى على مكتب الاستقبال. وبمجرد التصدير، يتوقف تحديث السجل. فالضيف الذي يُحسّن تذكرته في 9 مساءً، أو يسدد المبلغ المتبقي في منتصف الليل، لا يُضاف اسمه إلى نسخة مكتب الاستقبال. وهكذا، يعتمد الموظفون على بيانات قديمة.
ما الذي يغيره سجل واحد؟
عندما يقوم نظام التسجيل الإلكتروني وتسجيل الوصول في الموقع بقراءة وكتابة نفس السجل، يرى موظف الاستقبال دائمًا الحالة الحالية. يظهر النزيل الذي قام بترقية غرفته على أنه تمت ترقيته. أما النزيل الذي لا يزال مدينًا بدفعة، فيظهر تنبيه للموظفين لاتخاذ الإجراء اللازم. ويظهر النزيل الذي يسجل دخوله مباشرةً عند الباب فورًا في نفس القائمة والتقارير الخاصة بجميع النزلاء الآخرين.
- لا يوجد تصدير ليلي، لذا لا توجد قائمة قديمة على المكتب
- يتم جمع الحضور المباشر والتسجيل المسبق في مكان واحد، ويتم إحصاؤهم معًا.
- ترافق الملاحظات الغذائية واختيارات الجلسة وأعلام VIP الضيف.
- يظهر التصحيح الذي يتم إجراؤه في المكتب في الأرقام المباشرة على الفور
إنه يغير اليوم، وليس البيانات فقط
بسجل واحد، يستطيع الموظف في مكتب الاستقبال إنجاز مهام حقيقية، لا مجرد وضع علامة على الأسماء. يمكنه استلام الدفعة، وتصحيح أي خطأ إملائي في الاسم فورًا، وإضافة مرافق، وطباعة بطاقة تعريف مصححة. يمر النزيل خلال ثوانٍ، وتتطابق تقاريرك في نهاية الليلة تمامًا لأن كل شيء لم يُسجل في جدول بيانات جانبي.
صُممت هذه الفعاليات لتناسب طريقة سير فعاليات GCC في الواقع.
في مؤتمر الدوحة، قد تسجل 800 شخص مسبقًا، ومع ذلك تستقبل 200 شخص دون تسجيل مسبق في الصباح، نصفهم يحتاج إلى اسم عربي على بطاقة التعريف. يتم التعامل مع كلا النوعين من الحضور من خلال سجل ضيف واحد، بنفس الموظفين ونفس الشاشة. يحصل الزائر دون تسجيل مسبق على نفس رمز QR ، ونفس إمكانية الوصول إلى التطبيق، ونفس المقعد في قائمة الحضور المخصصة لمن حجز قبل شهر.
مثال عملي من المكتب
تخيل قمة تضم 600 شخص في الدوحة. في الليلة السابقة، سجل 480 عبر الإنترنت، بينما لم يسدد 30 منهم رسوم مقاعد الرعاة. في الصباح، حضر 150 شخصًا دون حجز مسبق. قام موظف الاستقبال بمسح بيانات الـ 480 في ثوانٍ معدودة، وأخذ أرصدة الـ 30 على الفور، وسجل جميع الحاضرين في نفس القائمة باستخدام نفس رمز الاستجابة QR . بحلول 9:30 بلغ العدد الفعلي 612 في القاعة، وكان هذا العدد صحيحًا.
الآن، طبّق ذلك على قائمتين. الأرصدة 30 غير ظاهرة على مكتب الاستقبال، لذا يدخل هؤلاء الضيوف دون دفع، ثم عليك ملاحقتهم لاحقًا. تُسجّل بيانات الوافدين الجدد في جدول بيانات لا يُدمج حتى يوم الاثنين. الرقم النهائي مجرد تخمين، والراعي الذي دفع ثمن 30 مقعدًا لا يملك أي دليل على استخدامها. نفس الفعالية، نفس الموظفين، خيار تصميم واحد بين صباح منظم وأسبوع فوضوي.
لا تظهر تكلفة قائمتين في العرض التوضيحي. تظهر التكلفة في 8:45 من يوم الفعالية، في قائمة الانتظار وفي الأرقام التي لا تتطابق. إذا كان نظامك الحالي يتضمن تصدير قائمة في الليلة السابقة، فإن هذا التصدير هو نقطة الضعف. سدّ هذه الثغرة، واجعل تجربة الضيف بأكملها، سواءً عبر الإنترنت أو في الموقع، تعتمد على سجل واحد.