شارات معتمدة MOI والطباعة في الموقع: دليل فعاليات الخليج
عند تنظيم أي فعالية في قطر، مهما كان حجمها، لم تعد الشارة مجرد بطاقة تعريف. ففي المواقع الحكومية، وضيوف الوزراء، والمواقع الأمنية، تُعدّ الشارة وثيقة اعتماد يتحقق منها فريق الأمن مقابل قائمة معتمدة. أي خطأ في إجراءات إصدار الشارات قد يُجبر VIP على الانتظار عند الحاجز. إليكم كيفية عمل الشارات والطباعة في الموقع لفعاليات الخليج، وما يجب أن توفره المنصة التي تدعمها.
الشارة هي وثيقة أمنية
في الأماكن التي تخضع لإجراءات MOI مشددة، تتبع بطاقات الدخول نموذجًا معتمدًا من قبل الجهة المختصة: الحقول المطلوبة، صورة شخصية عند الحاجة، منطقة دخول واضحة أو مستوى دخول محدد، ورمز يمكن التحقق منه عند المدخل. لا يُعدّ تصميم البطاقة خيارًا تسويقيًا يُتخذ في ليلة الفعالية، بل هو موافقة مسبقة، ويجب أن تتطابق جميع البطاقات المطبوعة معه تمامًا.
اطبع في الموقع، من القائمة المباشرة
تفشل عملية طباعة مجموعة من البطاقات مسبقًا بمجرد وجود خطأ إملائي في الاسم، أو إضافة VIP متأخرًا، أو زيادة عدد أعضاء الوفد بستة. أما الطباعة في الموقع فتحل هذه المشكلة: حيث تُطبع البطاقة من سجل الضيف الحالي في مكتب الاستقبال، ما يضمن احتواءها على الاسم الصحيح، ومستوى الوصول الصحيح، وآخر التحديثات. ويحصل الضيف الذي أُضيف قبل ساعة على بطاقة مطابقة للمواصفات في أقل من دقيقة.
تم طباعة مستويات الوصول وتطبيقها.
- المناطق المذكورة على الشارة تتطابق مع المناطق المصرح للضيف بدخولها، لا أكثر.
- تم تحديد مسار VIP والبروتوكول حتى يقوم الموظفون بمرافقة الأشخاص المناسبين
- شارة واحدة باللغتين العربية والإنجليزية لقائمة ضيوف ثنائية اللغة
- رمز قابل للتحقق حتى يؤكد الباب أن الشارة أصلية
بروتوكول لا يمكنك الارتجال فيه
تُعدّ فعاليات GCC ذات أهمية بروتوكولية بالغة. يتوقع الضيف الوزاري، أو أحد أفراد الأسرة الحاكمة، أو أي وفد زائر، الوصول والتعرف عليه ومرافقته دون الوقوف في طابور. ينبغي أن يُشير سجلّهم إلى مستوى البروتوكول المطلوب لكي يُدرك موظفو الاستقبال والبوابة ضرورة توجيههم عبر مسار منفصل وأسرع. لا يُمكن التخطيط لأي من ذلك في حينه.
سجل واحد وراء كل شارة
تقرأ الشارة وقائمة الأمن ومسح تسجيل الوصول جميعها من سجل الضيف نفسه. عند تحديث هذا السجل، تكون الشارة التي تُطبع لاحقًا صحيحة بالفعل، ويرى الباب البيانات نفسها التي تعرضها الشارة. وجود ثلاثة أنظمة منفصلة للمصادقة والأمن وتسجيل الوصول هو ما يجعل VIP عالقة عند الحاجز بشارة لا يمكن مسحها ضوئيًا.
صمم مكتب إصدار البطاقات على غرار نقطة تفتيش
تعامل مع خدمة الطباعة في الموقع كمحطة عمل مخصصة، لا كطابعة مهملة في زاوية. ضعها قبل نقطة التفتيش الأمني ليتمكن الزائر من الحصول على بطاقة تعريف مطابقة للمواصفات، ثم استخدامها لإتمام عملية الدفع. جهّز المكتب لاستقبال الزوار الذين سيأتون دون موعد مسبق أو في وقت متأخر، واحرص على وجود موظف قادر على إعادة طباعة بطاقة تعريف تالفة أو بها خطأ إملائي من السجل المباشر في أقل من دقيقة. أي عطل في هذا المكتب سيؤدي إلى ازدحام المدخل بأكمله.
بالنسبة للوفود، جهّز بطاقات دخولهم مسبقًا وفقًا للقائمة المعتمدة، ليجدوها جاهزة عند وصولهم، لا في طابور. الهدف من الطباعة من السجل المباشر هو السرعة مع الالتزام التام بالمعايير، لذا فإن إضافة ضيف في نفس الصباح لا يستغرق وقتًا أطول من اعتماد ضيف تمت الموافقة عليه قبل أسبوع. يرى فريق الأمن نفس مستوى الوصول الموضح على البطاقة، ولا أحد يعترض عند الحاجز.
بالنسبة لفعالية في منطقة الخليج، خطط لإصدار بطاقات التعريف كإجراء احترازي، وليس مجرد عملية طباعة. وافق على التصميم مبكراً، واطبع من القائمة المباشرة في الموقع، واحتفظ بنسخة واحدة خلف بطاقة التعريف، ونقطة التفتيش الأمني، والباب.