بديل أكثر مرونة لأدوات بيع التذاكر الكبيرة، للفعاليات المُدارة
صُممت منصات بيع التذاكر الكبيرة لغرض واحد: بيع كميات كبيرة من التذاكر للجمهور دون أي تدخل. وهي تُجيد ذلك. أما تنظيم الفعاليات فهو أمر مختلف تمامًا. فالمؤتمرات، والحفلات، والقمم الوزارية، واجتماعات AGM للأعضاء، كلها تعتمد على قائمة المدعوين، والشارات، والبروتوكول، وحتى الدخول، وليس فقط على عملية الدفع. في هذه الحالات، تُجبرك أدوات بيع التذاكر العامة على القيام بالمهام الصعبة يدويًا.
حيث تتوقف أدوات إصدار التذاكر العامة
تتميز أنظمة بيع التذاكر الموجهة للجمهور العام بقوتها في المبيعات وضعفها في الإدارة. فهي تتعامل مع كل مشترٍ كمعاملة مجهولة الهوية. ونادراً ما تُراعي بروتوكول VIP ، أو بطاقات الدخول المعتمدة أمنياً، أو مكتب طباعة في الموقع، أو دليلاً ثنائي اللغة للضيوف، أو حتى عرضاً مباشراً للغرفة. هذا مناسب لحفل موسيقي عام، أما بالنسبة لفعالية مُدارة، فيعني ذلك تصدير البيانات إلى جداول بيانات وتجميع العمل الفعلي بنفسك.
يحتاج الحدث المُدار إلى الضيف، وليس فقط إلى عملية البيع. يحتاج الحدث المُدار إلى الضيف، وليس فقط إلى عملية البيع.
في الفعاليات المنظمة، تُعدّ قائمة المدعوين رأس المال الحقيقي. فأنت تهتم بمن سيحضر، ومكانته، واحتياجاته الغذائية، ومستوى وصوله، وما إذا كان متحدثًا أو مدعوًا من قِبل أحد الرعاة. يجب أن تُسجّل هذه المعلومات في سجل واحد يرافق الضيف من لحظة دعوته وحتى وصوله إلى باب الفعالية. أداةٌ تُركّز على المعاملات تجد صعوبةً في استيعاب هذه المعلومات، بينما أداةٌ تُركّز على الضيف تُوفّرها بشكلٍ أساسي.
كيف تبدو المرونة في الممارسة العملية؟
- قوائم ضيوف مخصصة للدعوات فقط وقوائم ضيوف مصنفة حسب المستويات، وليس مجرد بيع تذاكر مفتوح.
- تم توجيه VIP والبروتوكول إلى مكتب الشارات
- بطاقات تعريفية متوافقة مع معايير الأمن، مطبوعة في الموقع من القائمة المباشرة
- لوحة تحكم مباشرة للغرفة، وليست مجرد تقرير مبيعات
صُممت خصيصاً للمنطقة التي تجري فيها
تتطلب الفعاليات المُدارة في GCC متطلبات لم تُصمم الأدوات العالمية لتلبيتها: توفير اللغتين العربية والإنجليزية طوال الفعالية، والدفع بالريال، وبطاقات تعريفية تُرضي السلطات الأمنية في مكان الفعالية، وبروتوكول خاص بكبار الضيوف. تُعالج المنصة المصممة خصيصًا لهذه المتطلبات هذه الإجراءات بسلاسة كجزء من سير العمل، بدلاً من اعتبارها حلاً إضافيًا يتم صيانته بشكل منفصل.
استخدم الأداة المناسبة للحدث
إذا كنت تبيع 10,000 تذكرة دخول عامة للجمهور، فإن منصة السوق الشامل خيار مناسب. أما إذا كنت تُدير فعالية مُنظمة، حيث تُحدد قائمة المدعوين والشارات وطريقة الدخول نجاح الفعالية، فأنت بحاجة إلى منصة مُصممة خصيصًا لهذا الغرض منذ البداية. منصة Diggri مُصممة للفعاليات المُنظمة، وللضيوف، وللقاعة، وليس فقط للبيع.
عملية التسليم التي لا داعي لها
باستخدام نظام تذاكر عام، تنتهي عملية البيع في نظام، ويبدأ العمل الفعلي على الفعالية في نظام آخر. يقوم أحدهم بتصدير بيانات المشترين، وتنظيف القائمة، وإنشاء بيانات الضيوف اللازمة للدخول، ثم إعادة إنشائها عند حدوث أي تغييرات لاحقة. كل عملية تسليم تُشكل فرصة لفقدان سجل أو حذف بيانات VIP . يبقى العمل غير مرئي حتى يغيب اسم أحد الضيوف المهمين عن مكتب الاستقبال، ويقف ضيفٌ كبيرٌ هناك في انتظاره.
منصة مصممة لإدارة الفعاليات تتجاوز مرحلة تسليم البيانات. فالسجل نفسه الذي استقبل الحجز ينقل بيانات الضيف، من فئة العضوية ومستوى الوصول والملاحظات الغذائية ورمز البروتوكول، مباشرةً إلى مكتب البطاقات والباب. لا حاجة لإعادة إدخال أي بيانات، فلا يوجد أي خلل بين عملية الحجز والدخول. هذه هي المرونة الحقيقية: ليس المقصود خيارات دفع إضافية، بل سجل واحد متكامل من لحظة الدعوة وحتى الوصول.
اختر الأداة المناسبة للمهمة. المرونة التي تحتاجها لا تكمن في عملية الدفع، بل في كل ما يحدث بعد شراء التذكرة.